Jueves , 29 septiembre 2016 Impresion Pyme
  • La videoconferencia facilita el trabajo


     

    Según un estudio psicológico realizado por Cisco, las herramientas de comunicación por vídeo mejoran la espontaneidad y las discusiones, favoreciendo una mayor creatividad y agilizando la toma de decisiones por parte de todos los integrantes de la reunión.

    Cuando se emplea el vídeo y los participantes están en contacto visual se logra reforzar y mejorar la relación entre las personas. Además, este método atenúa los efectos de las diferencias entre culturas y personalidades.

    Eso sí, en la parte negativa tenemos que la comunicación por vídeo puede despertar ansiedad y timidez en algunas personas por lo que las empresas deben ayudar a los empleados a desarrollar las destrezas adecuadas para sacar el máximo partido de  esta herramienta. El estudio “Éxito en la comunicación por vídeo”, liderado por los psicólogos de la organización Pearn Kandola, es el último de una serie de investigaciones encargadas por Cisco en el campo de la psicología de la comunicación en la empresa. La forma en la que las personas valoran la fiabilidad de otros interlocutores se basa en gran medida en el comportamiento y en el lenguaje corporal. La expresión oral contribuye sólo al 7% de la comunicación de una persona, y, pese a este dato, muchas empresas sólo emplean las conferencias telefónicas para mantener reuniones con empleados geográficamente dispersos. El informe explora la forma en que la comunicación con vídeo puede usarse para mejorar la productividad de los equipos remotos y cómo pueden reducirse las barreras psicológicas para utilizar dichas herramientas.
     
    Stuart Duff, director de desarrollo en Pearn Kandola y jefe del equipo investigador, afirma que “la comunicación entre equipos remotos se está convirtiendo en algo normal, pues las empresas intentan reducir sus gastos. La comunicación por vídeo puede proporcionar una alternativa viable a las reuniones personales, de forma que la cuestión consiste en saber cómo las personas se habitúan, adquieren soltura y se sienten cómodas usando la comunicación por vídeo de forma cotidiana, además de averiguar qué factores les harán aprovechar todas las ventajas de este estilo vanguardista de comunicación”.

     

     
    El informe resalta cómo el vídeo puede tener un efecto positivo sobre distintos tipos de personalidades en una reunión virtual:

    • El líder/dominante: Suele ser la persona que dirige la reunión. No bastan las señales visuales para establecer la presencia del líder; además, la capacidad de los participantes para ver al resto del equipo implica que el líder tendrá menos posibilidades de controlar los debates.
    • Animadores/disipadores: Estas personas tienen arranques esporádicos de interacción, salpicados con largos períodos de distracción. El vídeo proporciona un entorno más estimulante para este tipo de personalidad, dando lugar a una atención mayor en la reunión.
    • Pensadores/retraídos: Los genios tranquilos del grupo, que ofrecen pensamientos profundos sobre los problemas. Con la comunicación visual, los tiempos de reflexión en los que un asistente se mantiene en silencio tienen menos posibilidades de ser entendidos como falta de interés.
    • Amistosos/charlatanes: Los extrovertidos, que pueden hablar por encima de otros, o variar lo previsto en el orden del día. La capacidad de ver a los compañeros da pie a pausas naturales en la conversación, reduciendo la necesidad de estos participantes  a rellenar los silencios.
    • Creativos/poco prácticos: Caracterizados por una gran dosis de creatividad e ideas innovadoras, estos participantes se mantienen más próximos a la conversación que se está manteniendo a través del vídeo, gracias a la comunicación audiovisual que se establece. 
    • Realistas/obstruccionistas: Estos pragmáticos “con los pies en la tierra” están firmemente anclados en lo que ellos consideran la realidad. El vídeo les ofrece una presencia visual en la reunión, de forma que tienen más posibilidades de expresar sus opiniones y ser menos obstructivos.

    La comunicación por vídeo facilita el establecimiento  de relaciones entre culturas distintas. Por ejemplo, entre personas procedentes de China, Japón u Oriente Próximo, con las de Alemania, Suecia y Dinamarca. En el primer caso las jerarquías son mucho más rígidas y eso se deja ver en las relaciones comerciales, mientras que en el segundo, los países se caracterizan por su enfoque de las “distancias cortas”, de forma que los compañeros suelen relacionarse entre sí como iguales, con independencia de sus cargos formales. Cuando personas de culturas de distancias cortas interactúan con las de culturas en la que la jerarquía es mucho más rígida, el vídeo puede ofrecer unos signos no verbales de respeto que aminoran los efectos de esas diferencias.
     
    Los factores que contribuyen al éxito durante las comunicaciones por vídeo tienen que ver con los individuos y sus mentalidades, con la forma en que los equipos son dirigidos por sus responsables, y con el modo en que la empresa puede crear una mentalidad que respalde estos aspectos“, agrega Duff. “Hemos observado el valor de las pistas visuales en reuniones fructíferas, y las tecnologías de vídeo que las amplían al máximo, como la telepresencia, son ideales para mantener unas excelentes relaciones. No obstante, las personas que llegan a las reuniones con una actitud positiva, los jefes que comprenden y apoyan las diferentes personalidades y culturas de sus equipos, y las empresas que proporcionan los recursos y la capacitación para convertir las comunicaciones por vídeo en algo normal, son también elementos esenciales para conseguir la máxima eficacia en las reuniones con vídeo“.

    Visión general de las comunicaciones por vídeo tratadas en este estudio

    • Videotelefonía: Utilizada en las comunicaciones diarias. Fácil de usar. Posiblemente, la calidad de la imagen impida ver todos los detalles visuales.
    • Videoconferencia a través de Internet: Reuniones de equipos con personas dispersas y reuniones con personas ajenas a nuestra organización. Ampliamente accesible. Las imágenes de pequeño tamaño dificultan la captación de los detalles visuales.
    • Videoconferencia: Reuniones de grupo con una o dos personas en cada centro. La calidad del vídeo es superior a la de las webcams, pero puede ocultar algunos detalles visuales sutiles. La calidad del sonido puede ser deficiente en reuniones más amplias.
    • Telepresencia: Útil para mantener relaciones con interlocutores situados a largas distancias. Las imágenes de tamaño natural muestran el lenguaje corporal y los gestos más sutiles.

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