Sábado , 3 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Toda una oficina en la palma de tu mano

    Los pendrives o memorias USB son desde siempre una herramienta estupenda a la hora de transportar documentos y archivos. Sin embargo, estos pequeños accesorios pueden hacer mucho más por nosotros.

    Gracias a “PortableApps Suite” podemos convertir nuestro “lápiz de memoria” en un equipo portátil en el que incluir todas las aplicaciones con las que trabajamos a diario, de forma que estarán donde nosotros estemos, en definitiva, todo un negocio a la medida de nuestro bolsillo.

    Te mostramos a continuación los pasos que hemos de dar para convertir nuestra “triste” memoria USB en un dispositivo potente, versátil y eficaz, y de tal forma que podemos no solo trasladar sino también editar nuestros archivos sea donde sea.

    Nuestro Pendrive 

    También conocido como “memoria usb”, “usb stick” o “lápiz de memoria”. Necesitaremos un dispositivo que esté certificado como USB 2.0, con al menos 2 gigas de almecenamiento disponibles. Hoy en día, la inmensa mayoría de los pendrives cumplen con estas premisas, y podemos hacer con uno por menos de 20 euros. Recomendamos que para este uso en particular optemos por un dispositivo de una marca conocida, ya que los genéricos o sin marca suelen ser unidades recicladas que pueden no funcionar correctamente.

    Descarga e instala “PortableApps Suite”

    PortableApps Suite contiene un extenso conjunto de herramientas y aplicaciones Open Source (la mayoría de ellas muy conocidas) que han sido configuradas específicamente para ser ejecutadas desde una unidad de almacenamiento externo, sin necesidad de tener que ser instaladas en el ordenador en el que las vamos a utilizar. La lista de aplicaciones incluye, entre otras, las siguientes: la suite de ofimática Openoffice; los clientes de mensajería instantánea Gaim y Pidgin; el navegador web Firefox; el cliente de correo Thunderbird; el gestor de calendarios Sunbird; el antivirus ClamWin… etc.

    Instalar esta completa suite de aplicaciones es bastante sencillo. En primer lugar insertaremos el pendrive en un USB libre. Acto seguido, ejecutaremos el instalador PortableApps Suite que nos hemos descargado con anterioridad. El instalador copiará automáticamente todos los archivos necesarios en nuestro pendrive y también creará carpetas adicionales en las que podremos guardar nuestros documentos, nuestras fotos, música… etc.

    Una vez instalado, podemos borrar los programas que creemos que no vamos a  necesitar. Para ello, abriremos nuestro pendrive desde el explorador de archivos y podremos borrar directamente los directorios que no nos interesan, e incluso podremos añadir otros que se encuentran, para su descarga gratuita en la web de Portable Apps pero que no se ofrecen por defecto, como es el caso de clientes FTP o un editor gráfico de la categoría de GIMP.

     

     

    Configuración de las aplicaciones

    Si normalmente estamos acostumbrados a trabajar con alguna de las aplicaciones que se incluyen en esta suite, tenemos la opción de migrar de forma sencilla, nuestros datos de configuración y parámetros favoritos. Por ejemplo, podemos copiar nuestro perfil de Firefox que se encuentra situado en la carpeta “Documents and Settings” de nuestro PC, y pegarlo en “FirefoxPortableDataprofile” de nuestro pendrive con lo que podremos transferir de forma sencilla todos nuestros favoritos, extensiones y temas.

    Siguiendo el mismo método podremos copiar y pegar nuestra configuración de cuenta de correo electrónico almacenada en Thunderbird. En cualquier caso, en la web de Portable Apps explican paso a paso como realizar una migración sencilla de los datos de cualquier de los programas que incluyamos en nuestro pendrive, y en la mayoría de los casos el proceso no toma más de dos o tres clics.

    Materiales de referencia

    Podemos enriquecer nuestra pequeña oficina portátil con una gran cantidad de material de referencia. Por ejemplo, podemos hacernos con uno de los múltiples cds que incluyen artículos de la Wikipedia (en clasificaciones temáticas cada CD incluye 2.500 artículos) y que se encuentran con facilidad en la mayoría de las redes P2P. De la misma forma podemos hacernos con el diccionario de la RAE o con otro tipo de material que consideremos importante y que queremos llevar con nosotros a la hora de documentar nuestro trabajo.

    Incluye tus documentos

    Como hemos comentado anteriormente, el programa de instalación creará carpetas específicas en las que guardar nuestros documentos. Una memoria de por ejemplo 8 Gigas, nos permitirá guardar todos los documentos de texto que una pyme crea a lo largo de un año. También podemos trabajar con PDFs, imágenes y música, siendo conscientes que este tipo de archios son mucho más pesados y que limitan en gran medida el espacio disponible.

    Trabajar en una unidad externa nos permite tener siempre una copia disponible de lo que estamos haciendo, y puede ser una solución muy útil si somos personas que viajan con mucha frecuencia o que deben compartir con regularidad documentos, propuestas, presentaciones, etc.

    Copias de seguridad

    Programas como SyncToy realizan copias de seguridad de nuestro pendrive en pocos minutos. Hay que tener en cuenta que una de las principales ventajas de los pendrives (su pequeño tamaño) puede representar uno de sus principales inconvenientes (la facilidad con que se pierden) por lo que si vamos a trabajar siguiendo los parámetros de este reportaje, es más que recomendable realizar una copia de seguridad semanal.

     

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