Organizar un evento empresarial es caro. Y aunque el titular de este artículo parezca indicar lo contrario, la realidad no cambia: es caro. Sin embargo, hay ciertas prácticas que abaratan la organización de cualquier tipo de acto, especialmente si tenemos un presupuesto ajustado.
En MuyPymes hemos recogido una serie de consejos que os pueden ayudar, y que van desde apostar por compañías y agencias de viaje low-cost a reservar con mucha anticipación o minimizar nuestro número de proveedores.
En Eventplanner Spain, una muy recomendable web que contiene todo tipo de recursos de utilidad a la hora de planificar cualquier tipo de evento, exponen en una pequeña guía una serie de medidas prácticas para recortar gastos en la planificación y desarrollo de un evento. En MuyPymes os ofrecemos los consejos que nos han parecido más interesantes y os remitimos a la lectura de todo el documento, porque creemos que merece la pena. Algunos consejos de gran utilidad que también se recogen en la guía son los siguientes:
1. Planificar y organizar nuestro evento con mucha antelación y, ya que muchos lugares de celebración nos ofrecerán tarifas más económicas en temporadas determinadas, ser flexible en cuanto a las fechas.
2. Responsabilizar al organizador o al coordinador del comité de organización de todos los pagos; si hay más de una persona con autorización de ordenarlos, se suelen crear confusiones y, como resultado, nos será más difícil contabilizar los gastos.
3. Aunque algunas agencias de viajes ofertan paquetes interesantes y económicos, el auge de los vuelos de bajo coste ha revolucionado el mercado, además de incrementar el número de destinos. Por lo tanto, si vamos a utilizar el avión como modo de transporte, quizá sea más económico usar una aerolínea de bajo coste, comprar los billetes on-line o, en caso de que todos los participantes del evento vengan del mismo sitio, fletar un avión.
4. Por regla general, podemos contar con obtener interesantes descuentos por venta anticipada, si planificamos el evento como mínimo con seis meses de antelación.
5. Algunos hoteles ofrecen salas de reunión gratuitas para sus clientes, dependiendo de la cantidad de habitaciones de pago y el número de pernoctaciones. En este campo, puede que las tarifas para salas de reunión varíen según el día, ya que por ejemplo, suelen ser más baratas los jueves y los domingos.
6. Si se trata de un evento que se celebra anualmente o varias veces al año, o si proyectamos organizar varios eventos en el mismo destino, una solución poco aventurera pero económica consiste en gestionarlo todo con el mismo hotel, lugar de celebración, y/o proveedor, lo cual se conoce como un programa de proveedores preferenciales. Además se recomienda utilizar un número mínimo de proveedores.
7. Un buen número de hoteles y empresas de catering ofrece descuentos por venta anticipada y para eventos de envergadura, aunque suelen ser en especie: vinos o menús de más calidad; o una cierta flexibilidad en cuanto al horario.
8. En caso de celebrar el evento en un hotel, conviene asegurarse de que el personal tenga una lista de las personas autorizadas a cargar gastos en la cuenta maestra, y que la dirección sepa que no nos responsabilizaremos de ningún gasto no autorizado.
