Los auto-respondedores son una de las herramientas de marketing y comunicación más sencillas que tiene a su disposición toda pyme que quiera fidelizar a sus clientes, de forma que puede mantener un contacto cercano a través del e-mail sin apenas esfuerzo.
Están programados y diseñados para contestar automáticamente a cualquier mensaje de correo enviado a una cuenta determinada, por lo que podemos utilizarlos para afianzar nuestra estrategia de marketing y ventas.
Pocas herramientas le resultarán más beneficiosas al pequeño empresario que no dedica excesivos recursos a tareas de marketing y comunicación que implantar un auto-respondedor en su servidor web. En primer lugar, los auto-respondedores son baratos, fáciles de gestionar, y no hay que disponer de conocimientos técnicos avanzados para sacarles un buen rendimiento. En segundo término, son muy flexibles, por lo que podemos utilizarlos para prácticamente todo lo que nos podamos imaginar: desde responder con el clásico mensaje «Estoy de vacaciones. Hasta el día X no me reincorporaré a la oficina» hasta incluso publicar tutoriales o cursos por entregas para nuestros clientes.
Principales aplicaciones de los auto-respondedores de e-mail
1. Crear un documento faq (frenquently asked questions) y ponerlo a disposición de todos nuestros clientes y usuarios a través del auto-respondedor. En su redacción, podemos abordar distintos aspectos relacionados con nuestra actividad, intentando además responder de forma sencilla a las posibles preguntas que le puedan surgir al usuario medio que interactúa con nosotros.
2. Crear un cursillo, documento técnico o tutorial relacionado con nuestra actividad. De esta forma enriquecemos nuestra relación con los clientes que son fidelizacos con cada entrega del curso o tutorial técnico.
3. Si con cierta regularidad enviamos una newsletter o un boletín electrónico, no está de más poner a disposición de nuestro público el acceso a todos los números atrasados, o en cualquier caso, a los últimos números publicados.
4. Crear un documento que incluya el catálogo de nuestros productos y servicios, con sus respectivos precios. Además podemos completareste autorespondedor con otro catálogo que incluya las tarifas de inserción o promoción publicitaria tanto en nuestra web como en nuestra newsletter (si es que se diese el caso).
5. Podemos crear un auto-respondedor en el que incluyamos ofertas de empleo. De esta forma, estaremos seguros de quien escriba lo hará por qué realmente está interesado en el puesto y no, como ocurre en muchos portales de empleo, donde muchos candidatos se inscriben «porque no hay nada mejor».
6. Desde un punto de vista puramente administrativo y comercial, podemos utilizar nuestros auto-respondedores para publicar los documentos y formularios que utilizamos para realizar procesos de compra (u otras gestiones) animando a los usuarios que los utilicen a la hora de ponerse en contacto con nosotros.
7. Un uso muy sencillo: utilizar un auto-respondedor para confirmar que hemos recibido un mensaje, y que en breve nos pondremos en contacto con el destinatario. Este tipo de autorespondedores suele ser utilizado por organizaciones que reciben un gran volumen de e-mails diarios.
Características de una buen auto-respondedor
Como hemos indicado anteriormente, un auto-respondedor debe ser un programa sencillo de utilizar pero que a la vez proporcione una gran flexibilidad y capacidad de personalización. En este sentido, un buen software de estas caraterísticas debe cumplir con los siguientes requisitos:
Mensajes personalizados: el programa debe tener la capacidad de recolectar algunos datos de los mensajes recibidos (como el nombre de la persona que lo envió) para incluirlos posteriormente en la respuesta programada. De esta forma, conseguimos un toque de personalización a nuestros mensajes de respuesta.
Mensajes de seguimiento: una de las características más importantes, especialmente si vamos a aprovechar nuestro auto-respondedor para realizar un curso o publicar un número determinado de documentos técnicos. Gracias a esta característica, al autoresponder no le enviamos únicamente un mensaje sino un número variable de e-mails con contenido específico cuyo envío se ha programado con anterioridad (por ejemplo uno a la semana o cada quince días).
Tamaño de los mensajes ilimitado: algunos auto-respondedores establecen límites con respecto al peso (texto, imágenes, documentos) que se pueden incluir en los mensajes. Si vamos a utilizar este tipo de software para publicar documentos o guías técnicas, conviene apostar por un software que no tenga restricciones en este sentido.
Notificación automática: un buen auto-respondedor debería hacernos saber en tiempo real quién ha enviado un mensaje a nuestros buzones automáticos. De De eta forma, podemos ir construyendo una base de datos de nuestros clientes o potenciales clientes, empleando estos datos para otras acciones de marketing como por ejemplo envío de newsletters.
