Tim Ferriss es el autor de «La semana de 4 horas», uno de los libros que más han impactado en Estados Unidos en los últimos tiempos y que propone revolucionar la forma en la que trabajamos, de forma que, si seguimos su método, sólo necesitaríamos trabajar una hora al día.
Sin llegar a este extremo, sí que proponemos especialmente para autónomos y profesionales con un horario flexible, algunas prácticas que pueden reducir sustancialmente el tiempo de más que invertimos en nuestra semana laboral.
Productive Magazine es el título de una nueva revista sobre productividad y management que puede descargarse de forma gratuita de la Red y que, después de haber revisado sus contenidos en la redacción de MuyPymes, recomendamos a todos nuestros lectores que tengan cierta soltura con el inglés. Entre los artículos que se incluyen este mes, destacamos el escrito por Michael Hyatt, en el que se desgranan algunas prácticas para recortar ese tiempo extra que invertimos, aparentemente sin ninguna necesidad.
Evidentemente, y aunque valoramos muy positivamente la validez de todas las prácticas que a continuación expondremos, hay que tener en cuenta que únicamente pueden resultar de utilidad para aquellos trabajadores, emprendedores y profesionales cuyo horario laboral no está encorsetado en las 8 horas (o más) de rigor sino que tienen cierta flexibilidad horaria.
Limitar el tiempo que pasamos en Internet
La primera de las recomendaciones que esgrime Hyatt cuando trata de reeducarnos en nuestra gestión del tiempo es replantearnos completamente nuestros hábitos de navegación. En este sentido, afirma que a pesar de sus enormes ventajas, la Red es el primer y mayor consumidor de nuestro tiempo, y más aún, que la mayor parte del tiempo que permanecemos on-line es altamente improductivo.
Para poner freno a esta situación recomienda no navegar simplemente por el placer de hacerlo, sino establecer parámetros y prácticas que nos conduzcan a conectarnos únicamente cuando lo necesitemos, para buscar información importante y relevante, con la que actuar en un momento preciso. Esta práctica también es extensible al uso del e-mail, que en este caso, no debería ser comprobado más de una o dos veces al día.
Cada e-mail tiene una única lectura
Además de limitar las veces que comprobamos nuestro e-mail a diario, también hay que replantearse la forma que interactuamos con los mensajes que recibimos. En este sentido, para Hyat, la mayoría de nosotros perdemos una gran cantidad de tiempo releyendo y repasando los mismos e-mails e irónicamente afirma «Adivina que! ¡Su contenido no ha cambiado!»
En este sentido, se apoya la opinión de muchos expertos en productividad que afirman que en cuanto recibimos un e-mail hemos de decidir que hacemos con él. En este aspecto, las posibilidades son tres: borrarlo si es innecesario, actuar si exige una acción (responder, llamar por teléfono, etc) o archivar si es un contenido importante pero no requiere una acción inmediata. De esta forma tendremos siempre nuestra bandeja de entrada despejada y perderemos mucho menos tiempo «navagando en nuestro correo electrónico»
La regla de los dos minutos
En línea con el punto anterior, sugiere que cada acción no debe llevar más de dos minutos. Esto no quiere decir que debamos hacer las cosas a toda prisa, sino que limitemos nuestro hábito de postergar, de dejar para más adelante acciones que precisan ser hechas en este momento. En este punto, es interesante resaltar cómo podemos pasar más tiempo organizando nuestra jornada, nuestra agenda y nuestros programas que actuando.
En definitiva, se llama la regla de los dos minutos porque responde a una pregunta que seguramente nos hemos hecho más de una vez «Si podemos hacer algo en menos de dos minutos ¿Por qué lo dejamos para más tarde?»
Evitar las reuniones innecesarias
La mayoría de las reuniones son completamente innecesarias, y bien podrían ser resueltas en un rápido intercambio de e-mails, una sala virtual de reuniones o una sencilla llamada telefónica. Y las que son útiles o importantes, tienden a alargarse mucho más de lo necesario.
Muchas veces, los participantes acuden a una reunión en que el objetivo no está claramente definido, o lo que es peor, nuestra presencia en la misma realmente no tiene una utilidad práctica, ya que no tenemos capacidad para influir sobre el resultado de la misma. Evitar o limitar nuestra asistencia a este tipo de actos (ladrones del tiempo) sólo puede proporcionarnos beneficios.
Una «buena reunión» es aquella que tiene un objetivo detallado por escrito, y una agenda específica en la que se abordan, estableciendo límites de tiempo, los principales asuntos a tratar. Si no se alcanzan acuerdos o se toman resoluciones en el tiempo prestablecido, se pasa a otro tema.
Programar nuestro tiempo de trabajo
Una de las prácticas cruciales si queremos ahorrar tiempo o invertirlo de forma eficiente es programar nuestro horario con anticipación. Si no tomamos el control de nuestro horario, alguien lo hará por nosotros. No podemos invertir la mayor parte de nuestro tiempo en innecesarias reuniones y al mismo tiempo conseguir terminar nuestro trabajo.
Necesitamos por lo tanto, planificar una agenda con nosotros mismos, planificar concienzudamente nuestro horario laboral, respetando las tareas que hemos programado para cada tramo horario. Así cuando nos soliciten un reunión, podremos decir tranquilamente, «me resulta imposible, tengo otro compromiso (conmigo mismo)».
El sano hábito de no terminar
No todos los proyectos que empezamos tienen por qué llegar a su fin. Es decir, en ocasiones podemos empezar con entusiasmo un proyecto y en medio del mismo darnos cuenta de que es una pérdida de tiempo, o que no nos conduce a donde pensábamos que íbamos a llegar. En estas ocasiones la actitud mental más habitual es: «Bueno, ya que lo he empezado, voy a terminarlo». Sin embargo, resulta mucho más positivo decir»como no es lo que quiero, ni me conduce a nada, mejor dejarlo».
Abandonar un proyecto a medias no es un fracaso, sino una oportunidad de empezar otro que sí merezca la pena, y para el cual invertirmos mejor nuestro tiempo y esfuerzo que como todos sabemos no es ilimitado. Esto podemos aplicarlo a cualquier aspecto de nuestra vida ¿Por qué nos sentimos culpables si no nos gusta un libro y nos obligamos a nosotros mismos a leerlo hasta el final? ¿Acaso nos pagan por hacerlo? ¿N hay miles de libros mejores esperándonos a la vuelta de la esquina?
