Realizar una presentación en PowerPoint en la que «vender» nuestras ideas puede ser un trabajo tan sencillo como ineficaz si no sabemos construir un discurso hilvanado, no tenemos en cuenta a nuestra audiencia o descuidamos la iluminación de la sala en que vamos a exponer.
Por eso antes, y después de terminar nuestro PowerPoint, no está de más someterle a un riguroso examen «de calidad». En este artículo recogemos las 18 preguntas que hemos de responder antes de «lanzarnos al ruedo».
Cualquier persona que interesada en mejorar la calidad de sus presentaciones o su comunicación en público descubrirá encantada que hay decenas de cursos (de pago y gratuitos) que inciden en este área. Los libros y los recursos gratuitos en Internet que versan sobre el tema son prácticamente ilimitados por lo que, antes de escribir este artículo nos hemos preguntado si realmente era necesario o si, por el contrario, no era más que otro grano de arena en el vasto océano de los powerpoints, las keynotes, las presentaciones… etc.
Si el lector ha tenido la amabilidad de mantener la atención hasta aquí, descubrirá que nos hemos animado a seguir con el artículo, básicamente porque nos hemos hecho una pregunta fundamental: Si sólo tuviésemos 20 líneas para explicar cómo hacer una presentación eficaz.. ¿qué contaríamos? El resultado es un cuestionario que todos deberíamos de responder antes, durante y después de la presentación, y para el que hemos tomado como fuente de inspiración el libro de Michael J.Rouse «Comunicación en la empresa: un enfoque estratégico y cultural».
El guión
1. La introducción a nuestra presentación…¿atrae el interés de nuestro público y explica nuestros objetivos?
2. ¿Existe un guión claro en el que se detecten de inmediato las ideas principales?
3. Las ideas principales ¿están expuestas siguiendo una secuencia lógica de argumentación?
4. ¿Hemos planteado una transición progresiva entre dichas ideas?
5. Las ideas clave…¿necesitan un soporte visual para ser comprendidas mejor?
6. El resumen final, ¿es claro y conciso?
7. ¿Tenemos una gran conclusión que ofrecer?
8. La conlusión de nuestra presentación ¿responde a la pregunta planteada en la introducción?
Antes de exponer
1. ¿Somos capaces de responder preguntas relacionadas con nuestra presentación, pero no incluidas en la misma?
2. ¿Cómo nos manejamos con nuestras notas? ¿Sabemos ordenarlas y exponer con ellas si sufrimos un problema técnico?
3. ¿Dónde y cómo vamos a realizar la presentación? (interior, exterior, de pie, sentado, etc.)
4. ¿Conocemos el sitio en que se va a realizar nuestra exposición?
5. ¿Sabemos manejar bien las ayudas visuales (fotografías, animaciones, video, etc)?
Una buena impresión
1. ¿Cómo nos vamos a vestir? ¿Qué espera nuestro público de nosotros?
2. ¿Por qué no realizamos un ensayo general? ¿Cómo suena nuestra voz? ¿Nos trabamos? ¿Sabemos de memoria lo que vamos a decir?
Ayudas visuales (PowerPoint, vídeo, etc.)
1. ¿Son fáciles de leer y de entender?
2. ¿Son visibles desde cualquier ángulo de la sala?
3. ¿Se relacionan correctamente con las ideas que queremos transmitir?
