Lunes , 5 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Correo electrónico: poniendo orden en el caos

    Una de las tareas que consumen más nuestro tiempo a lo largo de la jornada laboral es la consulta de nuestro correo electrónico. Y es que lo hacemos de forma constante, incesante y en algunas personas se convierte en un problema, pues les distrae de otras tareas mucho más importantes.

    Gestionar de forma eficiente nuestro correo electrónico es una de las tareas que más nos van ayudar a ser más productivos, ahorrar tiempo y trabajar mejor. Conseguirlo es relativamente sencillo, aunque hay algunas reglas que debemos seguir.

    ¿Consultar el correo electrónico? Mejor después

    ¿Qué es lo que solemos hacer nada mas llegar a nuestra oficina? Seguramente, después de tomarnos un café, la mayoría responderá: “consultar el correo electrónico”. Está práctica “mañanera” tan habitual en las empresas de todo el mundo no es, sin embargo, la mejor forma de empezar el día. Son muchos los que opinan que la “primera visita” a nuestra bandeja de entrada, debería producirse a media mañana, cuando ya hayamos lidiados con las dos o tres cosas más importantes que tenemos previstas para ese día.

    La consulta contante del correo, así como la notificación de que nos llega un nuevo mensaje, se ha convertido por derecho propio en una de las principales fuentes de distracción de los trabajadores. Siendo honestos, a pesar de sus increíbles ventajas, el correo nos distrae en muchas ocasiones de lo que estamos haciendo. Lo aconsejablem, en este sentido es consultar el correo unas dos o tres veces al día como máximo o, si no es posible, establecer pautas tipo cada dos horas, cada hora etc… de forma que no sea un elemento de distracción constante.

     

     

    Cada mensaje requiere una acción

    Otro de los escenarios habituales a los que nos efrentamos a la hora de gestionar nuestro correo es observar como los mensajes se acumulan “sin piedad” en nuestra bandeja de entrada (leídos, sin leer, contestados, sin contestar) de forma que crean una especie de caos en el que nos movemos con lentitud y en el que casi siempre nos cuesta encontrar o acceder a la información que necesitamos. Por eso, una gestión eficaz de nuestro e-mail exige que:

    1. Cada vez que nos llega un nuevo e-mail hemos de tomar una decisión sobre lo que vamos a hacer con el mismo

    2. ¿Se trata de spam o un correo no solicitado? Lo borreremos de inmediato.

    3. ¿Se trata de un e-mail largo que precisa una lectura detenida por nuestra parte? Aquí tenemos dos acciones: o lo leemos en el momento, o le aplicamos una etiqueta (puede ser “leer”, “revisar” etc.) y lo archivamos para su lectura posterior, cuando dediquemos un tiempo solo para revisar este tipo de e-mails.

    4. ¿Requiere el e-mail una acción por nuestra parte? (llamar por teléfono, eleaborar un documento, etc). Anotar la acción que precisa el e-mail en nuestra lista de tareas. Una vez anotada la acción, lo archivaremos en la carpeta correspondiente, o lo borraremos si no aporta nada.

    5. Si el e-mail que recibimos puede ser contestado en un minuto o dos, conviene hacerlo de inmediato. No aplacemos la contestación porque la consecuencia previsible es que al final, nos juntemos con una larga lista de e-mails por contestar, lo cual puede transformar esos dos minutos en una hora o más.

     

     

    La importancia de archivar

    No son muchos los usuarios conscientes de la importancia de archivar los mensajes de e-mail. No es lo mismo archivar que aplicar una etiqueta o crear un filtro de búsqueda. Las dos primeras acciones aunque son útiles, no “ocultan” los mensajes de nuestra bandeja de entrada; sin embargo, al archivar nuestros mensajes conseguimos despejar nuestro correo de todos los mensajes que en cierta manera “nos estresan” y que no nos resistimos a borrar porque nos siguen pareciendo importantes.

    En Gmail, por ejemplo, tenemos la opción de archivar nuestros mensajes utilizando las famosas etiquetas, con lo cual podemos utilizar varios archivos según la acción que queramos realizar: estudiar, recordar, etc. Otras personas en cambio prefieren trabajar en un único archivo general en el que realizar búsquedas a posteriori. Ambos métodos son igual de válidos y consiguen que tengamos una bandeja de entrada mucho más ordenada y coherente.

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