Jueves , 8 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Principios de GTD: nuestra lista de tareas

     

    Cada vez es más frecuente encontrar nuevos programas y servicios on-line que nos ayudan a crear y gestionar nuestra lista de tareas y proyectos pendientes, y en MuyPymes os hemos hablado de alguno de ellos, como “Remember the Milk”, “To Do Ist” etc.

    Hoy sin embargo queremos explicar los principios que rigen las listas de tareas y cómo podemos sacarles el máximo partido sin sentirnos abrumados: en total 8 consejos prácticos que nos ayudarán a ser más productivos.

    Realistas

    El entusiasmo inicial de utilizar un sistema GDT como es una lista de tareas puede verse rápidamente frustrado si cometemos el primero y más común de los errores: confundir proyectos con tareas. Un proyecto es un conjunto de pequeñas tareas que nos llevan hacia un objetivo concreteto. Sin embargo, son muchos los que en su lista de tareas apilan varios proyectos como acciones únicas, de forma que pueden desanimar hasta al más voluntarioso.

    Por ejemplo, muchos consioderarían que un elemento como “Organizar la oficina” es una tarea en sí misma, mientras que en realidad deberíamos considerarlo como un proyecto que podemos dividir en varias tareas individuales como: revisar y clasificar documentos, revisar el sistema informático, etc. e incluso éstas podríamos dividirlas en subtareas. De esta forma no nos sentiremos abrumados por la gran cantidad de trabajo que tenemos por delante y con centraremos en pequeñas acciones.

     

     

    Gestión de proyectos

    Normalmente si decidimos empezar a trabajar en GTD tendremos dos listas diferentes, una de proyectos (conjunto de acciones) y otra de tareas. Lo ideal es que en nuestra lista de tareas (la que manejamos a diario) sólo reflejemos la próxima acción de un proyecto, y no el conjunto de las mismas.

    Imaginemos que hemos de diseñar la web de un cliente. El diseño de dicha web se divide en varias tareas. Además tenemos pendientes otros proyectos (profesionales y personales que también se componen de tareas). Nuestra “To-Do List” deberá reflejar no todas las acciones de nuestros proyectos, sino únicamente la siguiente tarea de cada uno de los mismos.

    En el caso del diseño web, podríamos reflejar “Diseño de banners” junto con la siguiente acción de nuestra viida cotidiana que podría ser “Recoger las pruebas médicas en el hospital X”.

    Oraciones concretas, verbos activos

    Nuestra lista de tareas ha de ser lo menos ambigua y más concreta posible. Para ello utilizaremos frases asertivas, verbos siempre en voz activa y normalmente en tiempo imperativo, de forma que nos convirtamos en nuestros propios jefes, “gritándonos” órdenes que hemos de cumplir.

    No es lo mismo escribir “Hablar con Juan” que “Llamar por teléfono a Juan, tratar el tema X”. Cuanto más concretos y específicos seamos sobre lo tenemos que hacer con más facilidad lo haremos.

    Nuestra lista de tareas ha de ser corta

    De la misma forma que a nadie le hace “especial ilusión” abrir su correo electrónico y comprobar que tiene 1.358 mensajes nuevos sin leer, tampoco nos sentiremos muy felices si manejamos una lista de tareas interminable con decenas de proyectos que claman por nuestra atención.

    Normalmente una buena lista de tareas contiene entorno a los 20 elementos. Recordar que una lista de tareas no es un espacio en el que almacenar todos los proyectos que tenemos en mente realizar en un futuro más o menos cercano sino proyectos en los que vamos a trabajar en las siguientes dos semanas.


     

    Un organismo vivo

    La lista de tareas ha de ser un “organismo vivo” en “constante evolución”. Con esto queremos decir que cada día deberíamos almenos finalizar cuatro o cino de las tareas que tenemos programadas, e incluir otras cuatro o cinco nuevas. Debemos recordar que esto es un documento de trabajo, que nos ayuda a ser más productivos, y no un papel que mostramos a los demás afirmando “mira lo bien que me he organizado”.

    Priorizar

    Teniendo en cuenta de que de nuestra lista de tareas, sólo vamos a realizar tres o cuatro cada día, hemos de saber priorizarlas en orden de importancia. En este sentido, colocaremos las tareas más importantes/urgentes en los primeros lugares de la lista, y las menos importantes en los últimos. Si seguimos una planificación correcta, nuestras últimas acciones irán “escalando posiciones”.

    Hay muchas formas de organizar la priorización de nuestras tareas (hay quien lo hace papel, hay quien utiliza software) pero lo importante es que tomemos la decisión que tomemos debemos ser capaces de entender en un vistazo lo que tenemos que hacer.

     

     

    Purgar

    De la misma forma que hemos de ser capaces de priorizar, también tenemos tener la capacidad de cuáles son las tareas que llevan más tiempo en nuestra lista y no acabamos de decidirnos en realizar.

    A lo mejor existen circunstancias externas que lo impiden, o tenemos algún tipo de bloqueo por la que no podemos acometer la tarea o incluso con el devenir de los días nos damos cuenta que se trata de una tarea que realmente no necesita ser acometida. En definitiva, nuestra lista no sólo puede crecer sino hacerse más pequeña si nos damos cuenta de que hay acciones que “sobran”.

    Evaluar 

    Como en tantos otros procesos, de vez en cuando deberíamos evaluar el trabajo realizado. ¿Hemos sido productivos? ¿Hemos respetado nuestra lista de tareas? ¿Ha mejorado nuestro trabajo? A lo mejor si llevamos dos días sin realizar ninguno de las acciones que hemos planificado es que algo está fallando y deberíamos revisar nuestra lista.

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