Sábado , 10 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Cómo ser más productivos con Google Calendar

     

    No son muchos los que conocen el potencial que tiene Google Calendar no sólo como agenda on-line sino como una estupenda herramienta de productividad personal y profesional. Y es que el “calendario” de Google sirve para mucho más que para anotar nuestras citas y reuniones. 

    En “The Simple Dollar” analizan algunas formas en las que podemos sacar el máximo partido de Google Calendar. Por nuestra parte hemos añadido algunas que nos parece que os pueden resultar de gran utilidad.

    A estas “alturas de la Web” estamos convencidos de que casi todos vosotros habréis lidiado alguna vez con Google Calendar, la agenda de Google integrada en sus Apps. De aspecto minimalista (como la mayoría de los desarrollos de la compañia de Mountainview) puede o bien pasar desapercibida para el usuario “tradicional” de agenda y bolígrafo o como una gran herramienta de productividad si sabemos descubrir su potencial.

    En MuyPymes hemos optado por la segunda de las opciones, y os mostramos algunos de los usos que se le pueden dar a Calendar. Sin embargo, lo que ofrecemos a continuación es solo un “poco de inspiración”. Por lo demás… sólo hay que dejar “volar la imaginación”.

    1. Pago de facturas, impuestos,y recibos

    Esta es quizás la forma más obvia de utilizar una agenda personal como Google Calendar para gestionar nuestras finanzas personales. Lo más sencillo es incluir una entrada en nuestro calendario en la fecha de vencimiento de cada factura, o bien la fecha tope en la que hemos de declarar el IVA, la Renta, etc. de forma que siempre lo tengamos a la vista.

    Para ello crearemos un nuevo calendario al que podremos llamar, por ejemplo, “Facturas”. Para programar cada pago, crearemos un nuevo evento en el que incluiremos detalles como el tipo de factura o pago que se trata y la cantidad que hemos de pagar. Si se trata de un pago que hemos de realizar con cierta regularidad, podemos activar la opción de “Repitición” y especificar si se trata de una frecuencia semanal, mensual, trimestral, etc.

     

     

    2. Regalos y detalles

    Cualquier emprendedor sabe de la importancia de mantener una buena red de contactos, y que debe cultivarla de vez en cuando con invitaciones a comer, detalles navideños, llamadas de agradecimiento, e-mails de seguimiento de la satisfacción de nuestros clientes, etc. Esta tarea puede resultar mucho más sencilla si disponemos de una programación previa (además también podemos considerar incluir  fechas personales). 

    En este caso, si queremos estar seguros de que no se nos olvida esa fecha en la que hemos pensado invitar a uno de nuestros mejores clientes. Además de incluir el evento en nuestro Calendar podemos establecer un recordatorio que se nos enviará a nuestro buzón de e-mail el día anterior.

    3. Las mejores ofertas

    De todos es sabido que los autónomos no están atravesando un periodo en el que puedan permitirse especiales florituras en cuanto a gasto e inversión en nuevos equipamientos y tecnologías. Y es que cuando la crisis ahoga, “cazar” las mejores ofertas es una de las formas de asegurar nuestra supervivencia. En este sentido, también Calendar puede convertirse es un buen aliado en busca de las “gangas”.

    Para ello crearemos un calendario en el que anotaremos todas las ofertas y promociones que puedan ser de nuestro interés. Por ejemplo imaginad que vemos un anuncio o un folleto que del 3 al 10 de agosto todos los productos tecnológicos en la tienda X se venderán con un 15% de descuento, o que el próximo 23 de septiembre la papelería de nuestro barrio hace un 2 x1 en consumibles de oficina. ¿No es una buena idea tener todos estos datos a nuestro alcance?


     

    4. Nuestros grandes objetivos

    Todos en nuestra vida profesional tenemos grandes objetivos que queremos alcanzar. Incluso cuando trabajamos en un proyecto, nos auto imponemos fechas límite en las que queremos tener cierto trabajo terminado. Podemos integrar nuestro proyectos en Calendar de dos formas distintas. La primera es integrar únicamente nuestros objetivos de forma general y la segunda integrar proyectos concretos.

    Para la primera, crearemos el nuevo calendario “Objetivos” en el que fijaremos fechas límite  que podrían ser del tipo “Fecha tope para cambiar de oficina” o “Entrega del nuevo trabajo en la imprenta”. Como hemos comentado, también podemos crear un calendario para cada uno de nuestros proyectos, de forma que podríamos utilizar Calendar como una utilidad básica de gestión.

     

     

    5. Planificar nuestro “Tupperware” con inteligencia

    En España (y en general en todo el mundo) miles de trabajadores comen “de Tupper” a diario, es decir, preparan su comida en casa la noche anterior para después comerla en el trabajo. Los más planificados, preparan grandes cantidades de una misma comida (por ejemplo lasagna o albóndigas) que dividen en porciones que van a ser consumidas durante los próximos meses. Es decir se llevan una porción al dia siguiente, y el resto lo congelan.

    Si sois de los que tienen este método de planificación, ya habréis descubierto que es una forma excelente de ahorrar tiempo y dinero. Con Calendar además podemos planificar qué vamos a comer y cuando. Si realizamos seis raciones de caldo, por ejemplo, podemos crear un “evento-comida” en nuestro calendario y establecer repeticiones con cierta frecuencia, tal y como hacíamos en el punto 1.

    De esta forma siempre tenemos controlada la comida que hemos preparado, sabemos cuándo vamos a consumirla y podemos establecer parámetros de alimentación , más equilibrados que el simple “como lo que me apetece”.

    6. Mantenimiento

    Mantener en perfecto estado nuestra oficina personal, nuestro ordenador, y en general el ambiente en el que nos movemos ahorra dinero. Aunque es una labor que puede parecer tediosa, resulta mucho más frustrante tener que llamar al servicio técnico y pagar una elevada factura, o perder todos nuestros datos porque no hemos sido capaces de dotarnos de una correcta política de copias de seguridad.

    Lo mismo vale para las instalaciones de nuestra oficina. Deberíamos revisar cada cierto tiempo elemento como el aire acondicionado, la instalación eléctrica, etc.  Crear un calendario “de mantenimiento” es la mejor forma de afrontar esa “tarea inevitable” que de otra forma siempre relegaríamos al último lugar.

    Hasta aquí hemos detallado seis de los calendarios que podemos manejar simultáneamente en Google Calendar, que nos ayudan a tener una vida laboral y personal más organizada. Sin embargo ni estos calendarios son exclusivos ni sirven para todo el mundo. Todos tenemos distintas necesidades y prioridades que podemos integrar en nuestra particular agenda on-line de modo que con un poco de entrenamiento se convierta en el mejor de nuestros aliados.

     

     

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