Martes , 6 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Analizamos Feng Office, ¿la oficina del futuro?

    Feng Office es la prueba de que las soluciones de ofimática y productividad on-line tienen futuro. En MuyPymes analizamos una suite que tiene casi todos los elementos necesarios para reemplazar las aplicaciones que más se utilizan en una pyme.

    Feng Office destaca frente a otros servicios similares, por la integración de todos sus productos (calendario, agenda, tareas, edición de documentos, etc.) pero aunque dispone de servicios muy bien desarrollados, en otros aún le queda mucho por mejorar. 

    Feng Office representa un nuevo intento en “la nube” de convertirse en nuestra oficina virtual. Para ello, nos ofrece acceso desde su panel central a los principales servicios que podemos necesitar en nuestro trabajo diario, como son un cliente de correo en el que podemos integrar nuestra cuenta, un gestor de contactos, un completo calendario en el que planificar nuestras reuniones, un espacio en el que crear y editar nuestros documentos, un gestor de tareas y otro de notas.

    Además, incorpora un registro de horas, con el que podemos comprobar cuánto tiempo le dedicamos a un proyecto determinado, y una sencilla utilidad con la que podemos compartir nuestros enlaces con otros usuarios. Como en otras soluciones de prestaciones similares, podemos asignar diversos permisos a los distintos elementos que creemos, de forma que podemos compartir información con otras personas e incluso crear grupos de trabajo.

    Como otras soluciones similares, Feng Office es un servicio de pago por suscripción. En el caso de las pymes la opción más interesante es Feng Sky (todos los datos se alojan en un servidor externo) y se cobra dependiendo del número de usuarios y el espacio que ocupemos en disco. En este sentido, una pyme media de unos 10 empleados, contará con un espacio de 3 Gigas, y deberá abonar mensualmente 49 dólares.

     

     

    Análisis

    Lo que más nos ha gustado de esta suite de productividad es su Vista General. Nada más acceder a nuestra oficina virtual, nos presenta un escritorio en el que podemos comprobar de un vistazo los últimos correos que hemos recibido, las tareas que tenemos pendientes, nuestros eventos en agenda, los documentos con los que estamos trabajando, etc. En este aspecto gana enteros frente a otras suites como Google Apps, o Zoho, que no disponen de una visualización general de todoes nuestros elementos, sino que hemos de entrar y salir de los servicios que nos interesan. 

    Sin embargo, la fantástica integración de todas las aplicaciones de este servicio (a imitar por otros) da a lugar a cierta irregularidad en cuanto a la calidad de los servicios que integran. Mientras que algunas aplicaciones no tienen nada que envidiar a otras soluciones que se comercializan de forma individual, otras en cambio, son claramente mejorables.

    Calendario

    Es una de las aplicaciones más cuidadas.  No sólo podemos programas citas de forma individual, sino que nos ofrece la posibilidad de asignar etiquetas a los elementos, programar la frecuencia con la que se repiten, agregar recordatorios acerca de las citas que más nos interese seguir de cerca, invitar a otros participantes, o suscribirnos al calendario de otro usuario.

    Además dispone de la interesante opción de “Objetos vinculados” con la que podemos asociar cualquier cita con un documento, nota, o tarea que hayamos creado con anterioridad. Si algo echamos en falta es la posibilidad de agregar más calendarios, tal y como podemos hacer por ejemplo en Google Calendar. En el apartado de gestión, nos permite importar y exportar calendariosen formato iCal.

     

     

    Correo electrónico

    Lo primero que nos ha llamado la atención es que Feng Office no dispone de un servidor de correo propio. En cambio, nos permite importar cualquier cuenta de correo que tengamos, siempre y cuando pueda funcionar bajo una arquitectura POP3 o IMAP (muchos servicios de web-mail no ofrecen este tipo de datos a sus usuarios). Esto puede llegar a ser un inconveniente para muchos usuarios, ya que les obliga a disponer de una cuenta externa.

    Sin embargo, no nos parece un obstáculo insalvable ya que entendemos que la compañía piensa (con buen criterio) que la inmensa mayoría de los usuarios que se acercan a Feng Office ya disponen de su propio e-mail.

    Como aspecto positivo, destacamos que al igual que el resto de aplicaciones de este servicio, puede integrarse en un espacio de trabajo, con lo cual, cualquiera que tenga permisos suficientes puede comprabar nuestros mensajes. Por contra, peca (como otras aplicaciones de esta suite) de ser excesivamente espartano, con muy pocas funcionalidades, y no puede compararse con otros servicios on-line como Gmail.


     

    Documentos

    La aplicación destinada a crear y editar documentos es, a nuestro pesar, el verdadero talón de aquiles de esta suite. Si alguien espera encontrar aquí una alternativa a Google Docs, a Zoho, o a cualquier otro procesador de textos on-line, puede ir olvidándose. 

    Uno de sus principales defectos es que funciona exclusivamente con archivos .html. Con lo cual al realizar un nuevo documento, no estamos escribiendo un .doc, un .rtf o incluso un manejable .txt. Todo lo que tenemos es un html que se almacena en la memoria y que, lo que es aún peor, no podemos exportar a ningún otro formato. Como trabaja exclusivamente sobre HTML, las opciones de edición que dispone son además bastante pobres, y se limitan a cuatro opciones básicas como son el subrrayado, negritas, incluir una tabla…

    Mientras que Zoho o incluso Docs pueden ser un perfecto sustituto de Word si no somos demasiado exigentes, el editor de texto de Feng Office es tan limitado que su único uso práctico es el de crear borradores para futuros correos electrónicos. Además del editor de texto dispone de una herramienta para realizar presentaciones, pero hemos de remitirnos a lo dicho con anterioridad, y desaconsejamos su uso si queremos realizar una presentación mínimamente profesional.

     

     

    Contactos

    El gestor de contactos es otra de las aplicaciones que están bien resueltas. Contiene todo lo que necesitamos para mantener al día todos nuestros contactos. Al margen de los clásicos campos que podemos que vienen por defecto en cualquier gestor de estas características, nos ha gustado la opción “Agregar propiedades personalizadas” con la que podemos introducir nuevos campos en caso de que no tengamos suficientes con los típicos de Dirección, Teléfono, Fax, Mail, etc.

    De la misma forma que podíamos hacer en el calendario, en contactos podemos asociar un archivo vinculado o compartirlos con las personas que nos interesen. El único punto “flaco” de esta aplicación es que sus opciones de importación y exportación de datos se limitan a archivos .csv que si bien es uno de los formatos más comunes, no es ni mucho menos el único.

    Notas

    La gestión de notas es extremadamente sencilla, y queda a años luz de otras soluciones como por ejemplo EverNote. Básicamente lo que podemos hacer es escribir notas de texto, añadiendo algunos enlaces y algún archivo que ya hayamos creado con anterioridad. Creemos sin embargo que esta sencillez no es criticable ya que muchos usuarios no necesitan más.

    Tareas

    Tras unos días de “prueba y error” hemos podido concluir que el gestor de tareas que se incluye en Feng Office es más que suficiente para cubrir las necesidades del 95% de los usuarios.

    No es, ni lo pretende ser un completo gestor GTD, pero reúne varios de los elementos que debe contener cualquier gestor de tareas digno de ese nombre: creación de varios proyectos (aquí denominados hitos), agrupación de tareas en base a criterios (hora, fecha, prioridad, etc), asignación de tareas a miembros de un equipo de trabajo, etc. El gestor de tareas se nos antoja, junto con el calendario, como uno de los elementos mejor resueltos.

     

     

    Enlaces Web 

    Se trata de una pequeña utilidad con la que podemos gestionar y compartir nuestros enlaces. La idea de la que parte es buena, ya hay que algo que es de agradecer es el hecho de poder compartir enlaces con varios usuarios de forma simultánea. Aunque hay servicios más potentes como Del.icio.us. consideramos que para un uso corporativo e interno contituye una opción bastante atractiva a la hora de compartir información.

    Horas

    Se trata de una utilidad que nos permite controlar cuánto tiempo hemos pasado trabajando en un proyecto determinado. Para ello, hemos de configurar previamente nuestro panel de tareas, determiando cuáles consideramos que están activas.

    Conclusiones

    En términos generales, Feng Office nos ha parecido una completa suite de productividad, que puede dar mucho juego en una pyme interesada en realizar proyectos de colaboración entre varios empleados, o que opte por el teletrabajo. Mientras que sus aplicaciones menores (tareas, contactos, calendarios) están muy bien resueltas y no tienen nada que envidiar a otros servicios, falla estrepitosamente en lo que deberían de ser sus prioridades: el correo electrónico y la gestión de documentos. No obstante si no tenemos muchas pretensiones ofimáticas, puede ser una opción a considerar debido a su relación calidad precio.

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