Propuestas comerciales, e-mails, informes… son muchos los documentos que hemos de redactar en nuestro trabajo diario. Por ello, al escribir información por y para la empresa, deberíamos tener en cuenta algunas reglas que mejoran la efectividad de nuestra comunicación.
En este sentido, si conseguimos elaborar documentos concretos, informativos, atractivos…etc. provocaremos una reacción positiva en nuestros lectores. Aunque existen muchos manuales de estilo, en MuyPymes te mostramos las reglas más básicas.
Menos es más
Tanto si vamos a escribir una novela como si de lo que se trata es de escribir una propuesta comercial, la concreción (ir al grano) siempre es un punto que juega a nuestro favor. Lo irónico es que mientras que cuanto más importante sea lo que tenemos que comunicar, más páginas empleamos en escribirlo, normalmente el lector sufre el proceso inverso: cuanto más importante sea la información que llega a sus manos, menos predispuesto está a dedicar tiempo en su lectura, y prefiere en la mayoría de los casos saltar a las conclusiones.
En este sentido, después de realizar un primer borrador de nuestro documento, deberemos eliminar del mismo toda información superflua, la que está de más, la que se repite, etc. Sin rozar lo esquemático, si que hay que limitar nuestra comunicación a lo más importante.
Evita tecnicismos innecesarios
Expresiones como «Estrategias sinérgicas» y otras que redundan en reuniones y documentos y que realmente no significan nada en concreto, deberían ser evitadas a la hora de confeccionar un documento empresarial.
Sin caer en lo informal, podemos optar por otros términos mucho más coloquiales (pero más cargados de significado) que sin lugar a dudas facilitarán la lectura de nuestro documento. Volviendo al ejemplo anterior, en vez de por ejemplo hablar de «Sinergias estratégicas» podemos simplemente manifestarnuestro deseo de «encontrar oportunidades para trabajar juntos».
Una segunda (y una tercera) lectura
Una vez que hemos terminado de escribir nuestro documento, volvamos a leerlo, si es posible, en voz alta. ¿Qué términos chirrían? ¿Cuáles son los párrafos mal construidos? Aprovechemos la oportunidad de hacer una segunda versión mejorada de nuestro documento.
Si tenemos tiempo, y el documento es lo suficientemente importante, esperemos unas horas antes de enviarlo, tiempo después del cual aprovecharemos para hacer una tercera y definitiva lectura. Repitiendo el proceso anterior, conseguiremos la mejor versión posible de lo que queríamos comunicar.
Utiliza plantillas
Si como consecuencia de nuestro trabajo nos vemos obligados a escribir documentos con cierta frecuencia, una buena estrategia consiste en disponer de plantillas sobre las que basar las nuevas comunicaciones. En este sentido, podemos contar con plantillas para propuestas comerciales, e-mails, actas de reuniones, informes financieros, etc.
Para ello, cada vez que nos enfrentemos a un nuevo tipo de documento, vale la pena esforzarnos en conseguir el mejor documento posible, ya que será éste sobre el que basaremos las futuras comunicaciones similares.
La importancia de las cinco W
Una de las primeras cosas que aprenden los estudiantes de periodismo son las cinco W (What, When, Why, Who, How) con las que se construye una noticia. En este sentido, en la estructura clásica de una información periodística, se trata de responder en los dos o tres primeros párrafos a las cinco preguntas que plantean las W (aunque sea de forma sucinta) para después a partir de aquí desarrollar el resto del contenido noticioso en un orden que va de mayor a menor importancia de los datos que aportamos.
Esto es así porque los lectores quieren encontrar la información útil al principio del documento, y sólo si les resulta muy interesante proseguirán su lectura. En muchos casos, la información empresarial debería seguir el ejemplo periodístico, y es que pocos son los lectores dispuestos a leer hojas y hojas en las que no se dice nada.
Provocar una reacción
A diferencia de otro tipo de comunicación, el documento empresarial debe contener una llamada clara a realizar una acción concreta. Es decir, tiene un propósito y un objetivo determinado. En este tipo de comunicación, decimos a nuestro lector qué es lo que debería hacer tomando como base lo que acaba de leer; o lo que es aún mejor, le informamos de qué es lo que debería hacer en el preciso instante en el que lee el documento que le acabamos de enviar.
Con esto queremos decir que el objetivo de nuestra comunicación ha de ser claro. No debemos dejar que sea el lector el que tenga que decidir o imaginar la acción que debe realizarse (probablemente no lo hará). Somos nosotros los que hemos tomado la decisión.
Sin opciones
Imagina que el objeto de nuestra comunicación es convocar una reunión en la que van a participar cinco personas. Si en nuestro documento ofrecemos tres posibles días y cuatro posibles horarios en los que mantener dicha reunión, probablemente tardaremos horas en conseguir un consenso general.
Sin embargo si limitamos al máximo las opciones (a las 15.00 horas, o a las 20.00 horas) probablemente consigamos una respuesta mucho más rápida y eficaz. Recuerda que ofrecer demasiadas opciones conduce, a menudo, a la parálisis del proceso de toma de decisiones.
¿Qué esperan nuestros lectores?
En muchos documentos de los que escribamos debemos tomar como prioritario el punto de vista y la sensibilidad del lector al que va dirigido. En este sentido, si por ejemplo nuestra pyme es partner de Microsoft y queremos actualizar los ordenadores de otras pymes a Windows 7, es mucho más efectivo hablar de los beneficios de Windows 7 que de sus características.
Porque siendo sinceros, a pocas empresas les interesará saber que Windows 7 puede funcionar en estructuras de 64 bits, pero sin embargo sí que estarán encantadas en comprender que gracias a este Sistema Operativo sus ordenadores irán más rápido al hacer un uso más eficiente de la memoria.
