En España se generan 4.500 millones de facturas al año. De ellas, el 25% son procesadas por unordenador al recibirlas. La e-factura ahorra tiempo y dinero a las empresas, pero el desconocimiento de los gestores frena su implantación.
Hemos entrevistado a Rodolfo Lomascolo, director de ipsCA, quien nos traslada su convencimiento de la que factura electrónica es ya una tecnología lo suficientemente madura como para ser adoptada por empresas de todos los tamaños, sin ningún tipo de riesgo y de una forma extremadamente sencilla.
MuyPymes: ¿En qué consiste en realidad la factura electrónica?
Rodolfo Lomascolo: La e-factura consiste en emitir en soporte electrónico lo que antes eran facturas en papel. El soporte escogido puede ser prácticamente cualquiera, aunque el PDF y el XML son los más habituales hoy por hoy.
El PDF es más adecuado para el usuario final, mientras que el XML puede incorporarse automáticamente al sistema ERP de cualquier organización, con lo que se elimina la necesidad de introducir los datos de forma manual.
Por otra parte, la validez legal de la e-factura es idéntica a la de las facturas en papel, siempre y cuando haya sido firmada apropiadamente. La firma electrónica es el mecanismo más común para verificar la autenticidad e integridad de los documentos.
MP: ¿Qué tiempo de implementación es requerido y qué tipos de modificaciones en la infraestructura TI de la empresa son necesarias?
RL: La implementación de la factura electrónica es casi inmediata, sin ser necesaria modificación alguna en la infraestructura TI de una empresa. Basta con instalar una herramienta de e-factura para comenzar a facturar de forma electrónica y con todas las garantías posibles. De hecho, sólo es necesario un clic de ratón para adaptarse a cualquier volumen de facturación y al formato deseado, tan sencillo como eso.
Lo más habitual, por lo general, es integrar estas soluciones en medio del ERP que viniese utilizando una empresa para sus tareas de facturación. Así, el usuario puede trabajar de la misma forma a la que estuviese acostumbrado, sin perder tiempo en aprender a manejar una nueva solución. La única diferencia radica en que la factura pasa a ser electrónica.
MP: ¿Para qué sectores están indicadas las soluciones de firma y factura electrónica, quien puede hacer uso de ella y en qué casos es obligatorio su uso?
RL: Una de las principales ventajas de la facturación electrónica es su capacidad de adaptarse a cualquier volumen de facturación. A cualquier empresa que emita facturas con regularidad, con independencia de su tamaño, le acaba resultando rentable hacerlo en formato digital, pues elimina gastos en impresión, papel, ensobrado, envío postal, manipulación, etc.
En España, desde el pasado 1 de agosto de 2009, toda empresa que mantenga relaciones con la AA.PP.está obligada a intercambiar facturas electrónicas en dichas transacciones. Además, aquellas que no presentan cuentas de pérdidas y ganancias abreviadas en su interpretación con la Administración Pública también han de recurrir obligatoriamente a ella.
MP: ¿Por qué implantar un sistema de facturación electrónica?
RL: Existen tantas razones como ventajas proporciona la e-factura. En primer lugar, el notable ahorro que se genera por factura emitida es motivo más que suficiente para apostar por esta tecnología; por ejemplo, la consultora Gartner cifra tal ahorro en un 66%, mientras que PriceWaterHouseCoopers lo eleva a entre un 60% y un 80% respecto a la factura tradicional.
La inmediatez de envío y recepción, la facilidad de archivado y posterior recuperación, la eliminación de la necesidad de contar con espacio físico para almacenarlas o un mayor respeto por el medio ambiente –al reducir considerablemente los gastos en papel y tinta- son otro de los grandes atractivos de la e-factura.
Además, como hemos comentado anteriormente, desde agosto de este año las empresas han de cumplir las distintas obligaciones legales establecidas por las AA.PP., en relación con la facturación electrónica.
MP: ¿Cuáles son las causas que frenan la adopción por parte de las empresas de la efactura?
RL: Las principales barreras para la implementación de la e-factura están relacionados con la mentalidad de los gestores, así como con el desconocimiento imperante.
Prácticamente no existen limitaciones reales y la tecnología está ya plenamente madura, y ni tan siquiera es necesaria una elevada inversión inicial. Sólo es cuestión de incidir y concienciar sobre las nuevas posibilidades que la factura electrónica trae consigo, y el camino se irá despejando poco a poco.
MP: La normativa es un primer paso hacia el fin de la factura en papel, ¿hasta qué punto es rentable la factura digital?
RL: La factura digital es una de las tecnologías que mayor ROI ofrecen en la actualidad. Sirva como ejemplo el caso real de uno de nuestros clientes en España, con unos ahorros por factura emitida desglosados de la siguiente forma: 0,12 euros no gastados en papel, otros 0,28 euros en impresión y 0,35 euros más por envío, lo que hace un total de 0,75 euros por factura. Su rentabilidad está fuera de toda duda.
MCP: ¿En qué medida es cuantificable y cómo se puede contabilizar realmente el retorno de la inversión de la e-factura?
RL: Como ya hemos comentado, son muchos los ejemplos cuantificables en los que la e-factura demuestra su alto ROI: se evitan gastos en consumo de tinta y papel, ensobrado, envíos postales, archivado físico, eliminación de los tiempos de manipulación. Se trata de algo que cualquiera puede cuantificar por sí mismo, por no hablar de la agilidad global de la que se benefician los departamentos de facturación de una empresa.
MP: ¿Qué nivel de implicación y aceptación cree que tendrán las pymes en la implantación de estas tecnologías?
RL: La adopción de la factura electrónica por parte de la pyme todavía no es una realidad, pero es algo imparable y que a buen seguro se acabará produciendo de forma masiva. Tanto las iniciativas de impulso puestas en marcha por las AA.PP. como las ventajas ya comentadas son factores que acelerarán su implantación, sin lugar a dudas.
MP: Las herramientas de facturación electrónica tienen un coste de inversión inicial. Además de en entornos de firma y facturación digital ¿qué otros entornos y aplicaciones son posibles para una mayor rentabilidad y valor añadido de la herramienta?
RL: A pesar de que toda mejora implica un coste en realidad no supone un gran desembolso de dinero ya que hay herramientas que van desde los 69 euros hasta los 17.000 en cuanto a soluciones paquetizadas. De hecho, es francamente difícil encontrar herramientas TI tan beneficiosas para los presupuestos de una empresa como la e-factura. En tiempos de crisis económica como los que atravesamos, vemos a diario como muchos gestores prescinden de servicios necesarios para sus negocios sólo por intentar ahorrar, sustituyéndolos por otros menos eficaces.
En cambio, al reemplazar los sistemas de facturación tradicional por los digitales, no sólo no se pierden prestaciones, sino que se multiplican las posibilidades y se ahorra desde el primer momento.
Junto a la facturación electrónica, la gestión de procesos de trabajo internos es otra de las grandes aplicaciones de la firma digital. Con ella, es posible optimizar el acceso, la búsqueda y la manipulación de documentos, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero y el aumento de la productividad que ello conlleva.
El visado digital y la firma telemática de contratos, receta electrónica, firma de tasaciones, son otras posibilidades de interés, que vienen a reforzar el valor añadido de las herramientas basadas en la firma electrónica.
Hay clientes que empiezan con una solución y luego van ampliando las aplicaciones que dan a la firma, por ejemplo el Colegio de Ingenieros del ICAI comenzó implantando el visado digital y ahora ha dado el siguiente paso con la factura electrónica.
Rodolfo Lomascolo, director general de ipsCA.
