Muchos confunden la productividad con trabajar más, hacer más cosas o desarrollar en un tiempo récord todos esos proyectos que se acumulan sobre nuestro escritorio. Aunque es cierto que el GTD pretende que «hagamos más», su principal objetivo es que lo «hagamos mejor».
En este sentido, en muchas ocasiones no está de más recordar aquella máxima que afirma que «menos es más» y aunque pueda parecer contradictorio, trabajar menos puede producir más beneficios que trabajar más. Te mostramos cómo hacerlo.
Seguro que muchos de los que habéis entrado en este artículo os mueve una mezcla de curiosidad y desconfianza. ¿Trabajar menos y producir más? ¿Trabajar menos es trabajar mejor? Dependiendo de nuestra profesión y nuestro proyecto, eso es precisamente lo que afirmamos: en ocasiones trabajar más no nos hace más productivos y realizar varias tareas a la vez nos vuelve ineficaces. Nos remitimos en este punto al viejo principio de que la calidad de lo que hacemos en la mayoría de las ocasiones resulta mucho más relevante para los demás que la cantidad de nuestro trabajo.
Ojo, cuando hablamos de trabajar menos no queremos decir que haya que esforzarse menos, estudiar menos o concentrarnos menos sino que debemos hacerlo sobre lo que realmente importa, sobre aquello que es relevante e importante en cada momento. Siguiendo este principio puede que a lo largo del día en vez de escribir 8 informes hayamos escrito solo dos, o incluso uno, y sin embargo será un buen informe, no será uno más.
Es verdad que esta apuesta por la calidad, por evitar la multitarea, por centrarnos en cada momento en lo importante, no siempre es apreciada en las empresas que nos exigen producir a un ritmo constante y a veces ilógico. También es verdad que puede que haya ocasiones en las que realmente tengamos que optar por la cantidad, bien por las necesidades puntuales de nuestro proyecto bien por exigencias externas que no dependen de nosotros. Sin embargo, cuando optamos por la calidad, por «trabajar menos» lo que conseguimos es:
Beneficios
Dispondremos de una jornada laboral menos frenética y estresante: invertimos nuestro tiempo productivo en aquello que sabemos hacer mejor y como consecuencia tenemos más tiempo para nosotros mismos.
Más facilidad para concentrarnos: cuando queremos abordar una gran cantidad de trabajo, nuestra mente salta de una tarea a otra, perdiendo fácilmente su capacidad de concentración. Cuando nos enfrentamos a una única tarea podemos librarnos más fácilmente de las distracciones.
Mayor reconocimiento de nuestro trabajo: cuando «trabajamos demasiado» el fruto de nuestro esfuerzo se diluye en una serie de tareas aisladas que en sí mismas no alcanzan a tener un valor realmente significativo. Cuando invertimos nuestro esfuerzo en un único elemento el resultado final suele ser de una mayor calidad, y por ende más reconocido.
Nos sentimos mejor: las personas necesitamos sentirnos orgullosas de nuestro trabajo. Aunque no lo queramos reconocer, incluso una tarea nimia si está bien hecha nos produce cierto placer interno. Cuando abordamos más de lo que es razonable, la calidad de todas esas tareas se resiente e incluso nos podemos llegar a preguntar «¿Pero esto lo he hecho yo»?
Todos aprecian la calidad: en condiciones normales nuestro jefes, clientes, compañeros etc. prefieren un trabajo de gran calidad que muchos de calidad dudosa.
Más tiempo: si somos autónomos o no estamos sujetos a un horario con el que tenemos que cumplir, la apuesta por la calidad implica que disponemos de más tiempo para pasar con nuestra familia y amigos, para crear proyectos personales al margen de nuestro trabajo, etc.
Cómo trabajar menos
En nuestro puesto de trabajo podemos «abrazar» algunos hábitos que nos ayudan a trabajar menos, trabajando mejor. Son los siguientes:
- De forma progresiva, evita asistir a citas y reuniones que no son realmente imprescindibles para nuestro trabajo.
- Aprende a decir NO a nuevos encargos y tareas con las que en términos realistas no podemos cumplir.
- Evita las distracciones, como llamadas de teléfono, e-mail, etc. Aprender a gestionar el tiempo que empleamos frente al ordenador.
- Evita la multi tarea. Las cosas se «hacen bien» cuando se hacen de una en una.
- Aprende a trabajar con versiones previas y borradores. La primera versión de cualquier cosa nunca debería de ser la definitiva.
- Vuelve a editar tu documento o trabajo definitivo. Apuesta por el minimalismo.
- Haz lo posible por sentirte orgulloso del resultado final de tu trabajo y esfuerzo.
- Pon límite al número de acciones/ tareas que puedes desarrollar a lo largo del día.
- Concéntrate durante las primeras horas en las tareas más difíciles, porque más tarde tu atención decaerá.
- Limita tus horas de trabajo. No te «lleves el trabajo a casa».
