Sábado , 10 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Analizamos Things 1.2.6: GTD fácil para todos

    Desde que Culture Code desarrollase Things en 2007, el producto ha evolucionado hasta convertirse en todo un referente en el ámbito de la productividad personal. Disponible únicamente para Mac OS X representa, sin embargo, un modelo que han seguido mucho servicios on-line.

    En MuyPymes hemos querido analizar la última versión de Things (la 1.2.6) para adentrarnos a continuación cómo gracias a esta solución podemos controlar el desarrollo de nuestros proyectos de una forma muy fácil e intuitiva.

    Una de las cosas que más llaman la atención cuando nos adentramos en el ámbito de la productividad personal es que mientras que para Mac OS X se desarrollan muchísimas herramientas y de gran calidad, el abanico de opciones disponible para Windows es mucho más limitado, y resulta complicado encontrar buenas aplicaciones inspiradas en la filosofía GTD como Things o Omnifocus.

    Si bien consideramos que Omnifocus es una aplicación mucho más completa que Things, consideramos que es sin embargo bastante más compleja y que requiere de una curva de aprendizaje elevada, por lo que sin duda para la inmensa mayoría de los que empiezan a codearse con términos como productividad personal, listas, tareas, etc. Things es sin duda la mejor opción. Pero comencemos por el principio.

    ¿Qué es Things?

    La definición más sencilla que podemos dar de Things es que se trata de un gestor de tareas inspirado en los principios del GTD (Getting Things Done). Frente a otras soluciones que se inspiran en los mismos principios, Things destaca por su facilidad de uso y su extrema sencillez que oculta en realidad un sistema de gestión muy potente que realmente nos puede ayudar a gestionar mejor nuestro trabajo diario y ser más productivos.

    Nos gusta Things porque no se trata de un programa que debamos aprender a utilizar para obtener los primeros resultados, sino que realmente funciona desde que empezamos a utilizarlo, independientemente de si nuestros conocimientos son muy escasos (o incluso ninguno) o si somos expertos en GTD.

    Además al disponer de una aplicación propia para iPhone / iPod Touch, Things nos permite sincronizar nuestras tareas entre varios dispositivos de forma que siempre tengamos la información que necesitamos al alcance de la mano. Lo único que echamos de menos es que no disponga de una versión web (como si hace Evernote) pero nadie es perfecto.

     

     

    Conociendo el programa

    Cuando abrimos por primera vez el programa descubrimos un interfaz muy sencillo formado únicamente por un espacio central y una columna lateral desde la que podemos acceder a nuestros proyectos, introducir tareas, etc. Veamos por partes cómo funciona.

    Buzón de entrada

    En la parte superior de la columna izquierda tenemos el buzón de entrada. Tenemos que pensar en el buzón de entrada como en uno de los clásicos vacía bolsillos que podemos encontrar en muchos hogares españoles.

    Se trata de un espacio en el que plasmar toda la información que nos llega en un momento determinado y con la que necesitaremos trabajar más adelante.

    En este apartado lo importante no es ordenar nuestras ideas sino simplemente “descargar la información de nuestro cerebro” de forma que no tengamos que preocuparnos por memorizar acciones, cifras o datos, ya que a partir de ahora disponemos de un punto central con el que empezar a trabajar.

    Aunque podemos descargar dicha información de muchas formas diferentes, lo ideal es que lo hagamos siguiendo los principios del GTD, para que después nos sea mucho más fácil organizarnos.

    En este sentido deberemos hacer escribiendo oraciones sencillas, imperativas y muy concretas. Algunos elementos que podríamos poner en el buzón en entrada son los siguientes:

    – “Llamar a Luis”.
    – “Comprar los billetes para viajar a Barcelona”.
    – “Recopilar información para escribir un reportaje sobre marketing y pymes”.

    Proyectos activos

    Como su propio nombre indica, bajo la pestaña proyectos activos encontraremos los proyectos sobre los que estamos trabajando actualmente. En este sentido lo primero que debemos hacer después de “vaciarnos” en el buzón de entrada en crear algunos proyectos si es que todavía no tenemos ninguno.

    Un proyecto no es más que un conjunto de tareas relacionadas entre sí para la consecución de un fin. Un proyecto puede ser algo tan sencillo como “Escribir un artículo sobre Things” a otro mucho más complejo como “Declaración del IRPF”.

    Una vez que hemos definido un proyecto, podemos comenzar a asignar las tareas que asociamos a cada uno de ellos. Una vez introducidas las tareas, (que podemos rescatar de nuestro buzón de entrada o introducir otras nuevas) tenemos la posibilidad de introducir parámetros como la fecha de vencimiento, la prioridad, tags asociadas, personas responsables, etc.

    Things permite asignar parámetros comunes a conjuntos de acciones, simplificando de esta forma una tarea que puede ser muy tediosa en otros sistemas similares. Una vez tenemos uno o varios proyectos activos, Things comienza a mostrar su verdadero potencial.


    Focus

    Focus es el núcleo duro de Things, ya que es el responsable de presentarnos las tareas que deberíamos estar haciendo en cada momento. La primera pestaña “Hoy” nos presenta las tareas que debemos hacer en la fecha que nos encontramos y además nos muestra las tareas que ya han vencido y que no hemos completado (una sutil forma de presión).

    En la pestaña “Siguiente” podemos echar un vistazo a lo que nos espera para los próximos dos días, dividiendo la información entre los distintos proyectos activos. A continuación disponemos de dos pestañas bastante interesantes y que si bien se utilizan menos que las anteriores son de gran utilidad: “Programado” y “Algún día”

    La pestaña “Programado” nos sirve para incluir tareas concretas que se repiten periódicamente o que debemos ejecutar un día determinado pero que no asignamos a un proyecto. Una tarea de este tipo podría ser, por ejemplo “Regar las plantas”.

    Finalmente, la pestaña “Algún día” nos muestra aquellos proyectos que tenemos en mente realizar en un futuro (a medio o largo plazo) pero que de momento no podemos acometer. Para que el conjunto de acciones que podemos realizar en la sección Focus sea realmente eficaz, debemos prestar atención a cómo organizamos nuestras acciones, las prioridades que asignamos, las tags, las fechas… etc.

    Toda esta meta información es la que nos va a permitir realizar búsquedas. De esta forma podemos en unos segundos saber en qué tareas/proyectos está trabajando una persona determinada, qué tareas son urgentes, cuáles deberían completarse antes de fin de año, etc.

     

     

    Conclusiones

    Además de su funcionamiento general, una de las cosas que más nos han gustado es la forma en la que Things se integra de forma natural en el sistema Mac OS X. En este sentido, Things se integra perfectamente en Safari (de forma que cualquier elemento que seleccionemos lo podemos convertir en una acción), iCal, y Spolight (de forma que una búsqueda también nos ofrecerá como resultado tareas programadas).

    En el lado del debe, echamos de menos algunos elementos presentes en una solución más potente como Omnifocus. Por ejemplo, Things no nos permite asociar archivos a las acciones (fotografías, webs, etc) ni podemos determinar contextos (trabajo, casa.. etc.)

    Creemos que la inclusión de estos dos elementos convertirían a Things en el gestor de tareas perfecto. En el caso del contexto podemos simular su función creando las etiquetas adecuadas, pero el resultado siendo similar no es el mismo que obtenemos en Omnifocus.

    Otra de las principales pegas que podemos poner a Things es que no dispone de una versión para Windows, ya que consideramos que es un entorno en el que realmente podría exprimir todo su potencial, llegando a un público corporativo que sabría apreciar las cualidades de este gran programa.

    Para finalizar alabar una vez más la calidad de un producto que mejora en cada versión, y aunque su precio (50 dólares) es algo elevado para el usuario novato que puede encontrar soluciones gratuitas en el mercado, consideramos que es un precio que merece la pena pagar por un desarrollo que destila calidad en cada uno de los elementos que lo componen.

    Si además somos usuarios de Evernote, descubriremos que junto a Gmail conseguimos una triada de productos que, bien utilizados realmente nos convierten en una persona mucho más productiva y eficaz.

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