Lunes , 5 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Cómo integrar Google Docs con Microsoft Outlook

    Estamos seguros que entre nuestros lectores hay tanto fans acérrimos de Microsoft como defensores a ultranza de Google. Ambos grupos parecen separados por un muro insalvable, pero en MuyPymes estamos convencidos de que no tiene porque ser así.

    Por este motivo hoy os proponemos un tutorial práctico con el que conseguiremos aunar lo mejor de ambos mundos. Os mostramos como instalar y configurar Harmony, un plugin que nos permite acceder a Google Docs desde Microsoft Outlook. 

    Harmony for Google Docs es un plugin gratuito que nos permite gestionar los documentos que tenemos almacenados en nuestra cuenta de Google Docs sin necesidad de abandonar Outlook, probablemente el gestor de correo electrónico más empleado en el mundo de las empresas. Veamos cómo podemos instalar y configurar este fantástico plugin.

    Lo primero que tenemos que hacer es descargar el plugin Harmony for Google Docs desde el siguiente enlace, e instalar la aplicación como cualquier otra, asegurándonos de que Outlook está cerrado.

    En este punto hay que tener en cuenta de que el plugin sólo funciona en Outlook 2007 y Outlook 2010. Una vez instalado, la próxima vez que abramos nuestro gestor de correo electrónico veremos un nuevo panel lateral que nos dará acceso a la aplicación en la que deberemos introducir nuestro nombre y contraseña de Google Docs. 

    Una vez introducidos nuestros datos, el panel lateral nos mostrará todos nuestros documentos. En dicho panel podremos realizar búsquedas y utilizar filtros de clasificación en función del tipo de documento que tengamos almacenado (texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.). Haciendo doble click sobre un documento accederemos al modo edición, que se nos mostrará en el cuerpo central de Outlook contando con las mismas características de las que dispondríamos si accediésemos desde nuestro navegador.

    Además de editar los documentos que ya tenemos, podemos añadir nuevos bien creándolos directamente sobre Google Docs bien arrastrando archivos ya creados sobre el panel lateral. En este caso Harmony adaptará el formato para ser compatible con Docs, sincronizando ambas cuentas.

    Otra característica interesante es que mientras estamos escribiendo un correo electrónico, podremos insertar como adjunto cualquiera de los archivos que tengamos almacenados en Docs, bien arrastrándolos sobre el cuerpo del mensaje, bien incluyendo un enlace para compartir el archivo adjunto.

     Finalmente vale la pena destacar que Harmony también es compatible con SharePoint, por lo que si somos usuarios de este servicio de Microsoft se convierte en una gran opción a considerar.


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