¿Te distraes con facilidad? ¿Sientes que el día no tiene suficientes horas¿ ¿Te gustaría ser más productivo pero no sabes por dónde empezar? Has llegado al sitio adecuado. En este artículo te mostramos diez estrategias básicas para empezar con buen pie.
Establecer tus objetivos de productividad, mantener un espacio de trabajo productivo o aprender a lidiar con los imprevistos, son sólo algunas de las estrategias que detallamos a continuación. ¡No te pierdas el resto!
1. Establece tus objetivos de productividad
Una de las bases que sostienen la inmensa mayoría de libros y artículos de productividad es la importancia de marcarse objetivos y metas. Cuando nos marcamos objetivos, focalizamos nuestra energía sobre cosas (tanto profesionales como personales) que realmente queremos conseguir y que no van a llegar solas, como por arte de magia, sino que debemos luchar por obtenerlas. El simple hecho de marcarnos objetivos nos hace ser más productivos.
En mí caso uno de mis objetivos es escribir diariamente al menos 10 artículos para MuyPymes y otras publicaciones de Total Publishing. Puede que algunos días escriba 12 ó 13 (o más dependiendo de la actualidad diaria) y otros días, cuando un artículo me toma más tiempo de la cuenta, pueda que escriba 8, pero siempre tengo en cuenta que al final la media son 10 artículos diarios. Esto es un objetivo, y como tal, me esfuerzo en cumplirlo.
Del ejemplo que muestro en el párrafo anterior podemos extraer además otra lección. Cuando formulamos un objetivo hay que ser todo lo concretos que nos sea posible. No basta con decir «quiero dejar de fumar» o «voy a hacer más ejercicio». Hay que definir fechas, cantidades, etc. conseguir que nuestro objetivo sea medible.
2. Mantener un espacio de trabajo productivo
Los que me conocen saben que no soy precisamente un obsesionado con el orden, pero procuro mantener un espacio de trabajo que me anime a trabajar. Como ya hemos comentado tantas otras veces el lugar en el que trabajamos es casi tan importante como el trabajo en sí mismo. Un espacio en el que todo esté manga por hombro, en el que tardemos mucho tiempo en encontrar lo que necesitamos o en el que nos podamos distraer con suma facilidad, no es el mejor de los sitios para ser productivos.
Ojo, no hay una receta mágica. Algunas personas se sentirán más cómodas trabajando junto a una gran ventana y otras se sentirán más motivadas teniendo una foto de sus hijos sobre el escritorio. Sea como sea, debemos descubrir en qué espacio nos sentimos más cómodos, qué «configuración de escritorio es la que más nos anima para trabajar».
3. Lidiar con las tareas importantes
Nuestra jornada laboral se compone de decenas de tareas que precisan nuestra atención y que deben ser llevadas a cabo. Sin embargo, no todas tienen el mismo grado de importancia. Descubriremos que algunas pueden ser pospuestas, mientras que otras son realmente prioritarias. Ser productivos implica ser capaces de identificar las tareas más importantes de cada día y ejecutarlas lo antes posible.
A lo largo del día, la «energía productiva» con la que llegamos a nuestro puesto de trabajo se va consumiendo poco a poco. Por este motivo, debemos atender en primer lugar las tareas más importantes, ya que son las que van a requerir de nosotros una mayor concentración, esfuerzo y motivación.
Si las vamos posponiendo y comenzamos en primer lugar con las tareas menos importantes, nos daremos cuenta que para cuando queramos afrontar las realmente importantes nos sentiremos sin fuerzas ni ánimos.
4. Programa tus tareas
A menos que tengamos un trabajo realmente imprevisible, todos sabemos que a lo largo del día debemos lidiar con una serie de tareas rutinarias y previsibles. Gestionar el correo electrónico, elaborar un informe mensual, realizar llamadas telefónicas, etc. Ser productivos implica entre otras cosas ser capaces de parcelar estas tareas repetitivas.
Un ejemplo clásico es el del correo electrónico. Uno de los hábitos más nocivos es mantener el correo electrónico siempre abierto. Esto provoca que revisemos nuestra bandeja de entrada de forma casi obsesiva, interrumpiendo nuestro flujo de trabajo una y otra vez.
Seríamos mucho más productivos si reservásemos uno o dos momentos al día para gestionar nuestro correo, manteniéndolo el resto del tiempo cerrado. Esto que puede parecer una locura para muchos, puede conseguirse con un poco de voluntad porque el 99% que de los mensajes que recibimos, pueden esperar.
5. Utiliza la regla del 80/20
La regla del 80/20 es una teoría que afirma que el 80% de los resultados nacen como consecuencia del 20% de nuestro esfuerzo, mientras que para obtener el 20% restante empleamos el 80% de nuestro esfuerzo.
Imaginemos que tenemos que escribir un informe, uno de los mejores que hemos escrito en nuestra vida. Calculamos que para escribirlo vamos a necesitar unas cien horas de trabajo. La regla del 80/20 implica en este caso que escribiremos el 80% del informe durante las primeras 20 horas de trabajo, y que utilizaremos el resto del tiempo para revisarlo, retocarlo, corregirlo, dándole los últimos toques, etc. Lo que nos dice la regla es que el tiempo que invertimos en estos detalles no está realmente justificado.
A veces, solo nosotros vamos a ser conscientes de que el documento ha sido corregido decenas de veces, que hemos realizado cambios insignificantes, que hemos tardado cuatro horas en buscar el gráfico más bonito o que hemos tardado una mañana hasta que hemos decidido el papel más adecuado sobre el que imprimir el informe. Todos estos detalles pueden pasar completamente desapercibidos para el destinatario del documento. ¿Ha compensado el esfuerzo?
6. Tareas imprevistas
Nuestra jornada laboral suele estar repleta de imprevistos y tareas con las que en principio no contábamos. La tendencia natural de muchos de nosotros es prestar atención a la nueva tarea imprevista que se nos acaba de presentar (tarea imprevista 1).
En el mejor de los casos, terminaremos con la «tarea imprevista 1» en unos diez minutos. Más tarde, puede que tengamos que lidiar con la «tarea imprevista 2», la «3» y así hasta el infinito. ¿Cuánto tiempo nos roban estas tareas de nuestro verdadero trabajo? ¿Cuánto trabajo hemos dejado de hacer como consecuencia de estos imprevistos?
Una buena idea es anotar en un cuaderno (o en nuestro ordenador) todas las tareas imprevistas que surjan. Si podemos resolverlas en menos de un minuto, las llevaremos a cabo. Si pensamos que nos van a tomar más tiempo, las dejaremos en lista de espera.
Más tarde, al finalizar nuestra jornada laboral o en un momento que hayamos programado a tal efecto, revisaremos estas tareas que tenemos «en cola», les asignaremos un grado de importancia y las recolocaremos en nuestra agenda de trabajo. Convertiremos de esta forma nuestros imprevistos, en previstos y nos trastocaremos todo nuestro esfuerzo productivo.
7. Mejora tu formación
Nuestras limitaciones productivas suelen nacer como consecuencia de nuestra falta de formación en determinadas áreas o materias que son importantes para nuestro trabajo. De la misma forma que actualizamos nuestro sistema operativo para que nuestro equipo funcione mejor, al «actualizar» nuestra formación también nosotros trabajamos mejor.
Este artículo puede servir de ejemplo. No podría haberlo escrito si no hubiese leído con anterioridad decenas de artículos sobre productividad personal, si no me hubiese interesado en comprar algunos libros, si no hubiese aplicado a mi trabajo diario alguna de las técnicas que estoy exponiendo. Antes de seguir leyendo, pregúntate a tí mismo en qué necesitas mejorar y cómo puedes hacerlo.
8. Conoce tus motivaciones
Seamos sinceros: nadie puede ser productivo todo el tiempo. Todos tenemos días en los que nos apetece trabajar y otros en los que apenas si podemos levantarnos de la cama. Es una ley de la naturaleza contra la que no podemos luchar: a veces nos sentimos motivados y otras, no lo estamos tanto.
Tenemos que tener en cuenta que, como en tantas otras técnicas, la productividad por sí misma no tiene ningún valor. De nada nos va a servir aplicar todos los puntos expuestos hasta ahora si no sabemos por qué lo estamos haciendo. Es aquí donde la motivación se erige como protagonista. Si conectamos con lo que nos motiva, probablemente nos costará menos afrontar nuestras tareas que si no lo hacemos.
Pero ojo, Las motivaciones pueden ser positivas o negativas y aunque algunas motivaciones negativas pueden «ayudarnos» en algún momento, realmente sólo nos perjudican. Algunos, por ejemplo, trabajan más porque no quieren ser despedidos. Esta es una motivación que puede funcionar a corto plazo, pero que en realidad no se sostiene, porque no es algo que nos hace felices.
Tenemos en cambio que encontrar una motivación positiva para lo que hacemos y si, después de intentarlo durante días, seguimos sin encontrarla, entonces lo mejor es que cambiemos de vida o de trabajo.
9. Microtareas
A lo largo del día a todos se nos presentan momentos en los que parece que no tenemos nada que hacer. A lo mejor estamos esperando en la sala de espera del dentista, viajando en el metro, esperando una cita que no acaba de presentarse o, simplemente, acabamos de terminar un proyecto y nos quedan diez minutos de tiempo antes de irnos a comer. Los americanos llaman a estos momentos «time pockets», es decir espacios de tiempo entre una tarea y otra.
La teoría es que si sumamos todos los «time pockets» que se nos presentan a lo largo del día nos sorprendería la gran cantidad de tiempo que hemos destinado a no hacer nada de nada. La pregunta es ¿Podemos aprovechar estos espacios de tiempo de forma productiva? Evidentemente no se trata de seguir trabajando incluso cuando no tenemos que hacerlo.
Pero el simple de hecho de leer un libro, escuchar un podcast, navegar en MuyPymes, o escrbir un post en vuestro blog personal os convierte en personas más productivas.
10. Descansar y disfrutar
Frente a lo que muchos creen, las técnicas de productividad personal no persiguen que trabajemos más ni que nos convirtamos en adictos a nuestro trabajo, sino todo lo contrario. Cuando somos productivos nos damos cuenta que tenemos más tiempo libre. Tiempo que podemos emplear para estar con nuestra familia, dedicarlo al ocio o simplemente, a no hacer nada.
Recuerda que lo importante no es el número de horas que pasamos frente al ordenador, sino la calidad de nuestro trabajo. Ser productivos implica necesariamente, trabajar menos horas, pero que éstas son de más calidad.
