Lunes , 5 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Pymes y ERPs: desmontando prejuicios y mitos

    Un ERP ( Enterprise Resource Planning no es más que un conjunto de herramientas integradas que ayudan a las empresas a ser más competitivas facilitándoles la gestión de su facturación, proveedores, almacenes, relación con sus clientes, etc.

    Sin embargo, la mayoría de las pymes sigue considerando al ERP como un elemento “extraño” dentro de su infraestructura. En MuyPymes, de la mano de UNIT4 os mostramos algunos falsos “mitos” y las ventajas reales para las pymes.

    Aunque parezca mentira, muchas pymes siguen considerando que Excel (la hoja de cálculo de Microsoft) es una herramienta más que suficiente para gestionar cualquier aspecto de su estructura. En este sentido, no resulta tan extraño observar además cómo muchas pequeñas (y no tan pequeñas) empresas consideran que pueden gestionar toda su facturación y contabilidad con herramientas que no han sido diseñadas para este fin (Microsoft Word y Microsoft Excel).

    Los problemas no suelen tardar en aparecer, por lo que las empresas más concienciadas comienzan por adquirir un pequeño paquete de facturación o de contabilidad que mejore el rendimiento de sus trabajadores. Como no podía ser de otra forma, la mejora que experimentan a los pocos meses, es más que notable. Sin embargo y a pesar del crecimiento progresivo de su volumen de facturación y ventas son pocas las pymes que suelen animarse a dar el siguiente paso: adquirir un ERP que mejore aún más su gestión y planificación. ¿Por qué ocurre esto? Un reciente estudio elaborado por Unit4 puede ayudarnos a entenderlo.

    Pyme vs. ERP

    En ocasiones, los fabricantes de software de gestión tienen la impresión de que las pymes “se asustan” en cuanto se les menciona la palabra ERP. De hecho, la reacción natural de la mayoría de las pymes es la siguiente:

    1. Se trata de una aplicación para la gran empresa.

    2. El coste de adquisición es excesivo (tanto en coste como en implantación).

    En este sentido, entre la empresa que desarrolla software y el gestor de la pyme se levanta una barrera psicológica (difícil de superar) con la que la pequeña empresa marca una amplia distancia con el fabricante, esgrimiendo motivos del tipo: “No siento que vaya conmigo”, “Directamente no me interesa”, “El tema me sobrepasa”.

    Por otro lado, la pyme siente que al confiar en algo tan “complejo” como un ERP está perdiendo parte de su supuesta “independencia tecnológica” quedando a “expensas” de una empresa grande que le suministra un software al que se tiene que “atar”.

    En este sentido, suelen pesar más las razones que hacen hincapié sobre la vinculación con el fabricante, que aquellas otras que hacen clara referencia a la ventaja que pueden obtener con un ERP. Así, tal como nos explican desde Unit4 no es extraño encontrar gestores que declaran: “Un ERP no es tan necesario”, “Ya lo tengo pero no te cambia tanto” o “No entiendo cuáles son las amenazas de no tenerlo”.

    Así es Ready, el ERP para pymes de Unit4

    Gestión diaria y rechazo al cambio

    Pero no todo es culpa del poco conocimiento que pueden tener las empresas sobre lo que es o no es un ERP. En la mayoría de las ocasiones los fabricantes se encuentran con una gestión operativa y diaria que no suele ser muy científica ya que muchas pequeñas empresas suelen guiarse más por los éxitos del pasado y su “innata intuición” que por el análisis frío de los datos. Y aquí hay dos factores que hay que tener en cuenta:

    1. Muchas pymes no son conscientes de que la información en tiempo y forma es crítica para tener éxito.

    2. Por contra se convencen de que las dificultades se superan con más trabajo, esfuerzo e improvisación.

    Es aquí donde se detecta la resistencia al cambio de estas empresa que se preguntan ¿Por qué ahora? ¿Por qué tanta insistencia? y se convencen a sí mismas de que no debe ser tan importante ya que “Hasta ahora he podido vivir sin un ERP”, “Esa tecnología no ba a hacer nada que no pueda hacer yo” o “vale que te ayude, pero no entiendo que la gente (comerciales) diga que te cambia la vida”.

    Este rechazo al cambio en no pocas ocasiones suele traducirse en un auténtico “miedo a lo desconocido”. Al plantearse cambiar la forma en la que debe de trabajar la pyme, es normal que se genere una sensación de intraquilidad, desazón, descontrol sobre cómo va a funcionar la empresa. En definitiva, miedo a que las cosas funcionen de forma distinta y/o se pierda el control.

    Pero sin embargo, un ERP…

    Es en realidad un gran aliado para las pymes. Gracias a su gran flexibilidad permite que los usuarios mejoren su productividad en un 70% ya que al disminuir su preocupación por cosas poco trascendentales (básicamente operaciones rutinarias y poco operativas) los integrantes de una pequeña empresa o incluso de equipo de trabajo disponen de más información no sólo para gestionar la empresa sino para tomar decisiones estratégicas que benefician a su negocio.

    En este sentido, al poco tiempo de comenzar a trabajar con un ERP, so muchas las pymes que dan cuenta de que:

    1. Aumenta la productividad de su negocio.

    2. Al gestionar mejor el almacén, se reducen los inventarios.

    3. Al mejorar el tiempo de respuesta a los clientes, mejoran las ventas

    4. Al conocer con exactitud cómo compramos, se optimiza la cadena de suministro.

    En definitiva, dependiendo del área de negocio de la empresa, contar con un ERP puede aumentar en gran medida su productividad automatizando muchos de sus procesos, añadiendo seguridad a sus sistemas, consolidando sus operaciones y evitando la duplicidad de información.

    En próximos artículos seguiremos analizando las características y cómo un ERP puede mejorar la gestión de una pyme, pero hasta entonces…

    ¡Conoce de cerca la ventajas que te puede ofrecer un ERP como Unit4 Ready!

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