Domingo , 4 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Productividad: el top 5 de MuyPymes

    En muchos artículos de MuyPymes os hemos mostrado qué herramientas podéis utilizar para ser más productivos, o cuáles son las técnicas que os permiten realizar más trabajo en menos tiempo.

    Como os podéis imaginar, en la redacción hemos probado muchas de esas herramientas, que además solemos utilizar a diario. Sin embargo, sólo un pequeño grupo de ellas se han convertido imprescindibles para nosotros, inseparables de nuestra redacción. ¿Queréis saber cuáles son? 

    Los lectores más veteranos seguramente ya sabrán que al menos una o dos veces al mes solemos escribir un artículo en el que os mostramos que herramientas os pueden ayudar para completar determinadas tareas de una forma eficaz y productiva, mejorando vuestro rendimiento y disminuyendo por otro lado, vuestro nivel de estrés. Es eso a lo que nos referimos cuando hablamos de productividad. No se trata de trabajar sin descanso, sino de trabajar mejor, con los medios adecuados, y como consecuencia… poder descansar más.

    Algunos de vosotros nos habéis escrito preguntándonos cuáles son las herramientas más recomendables, la creme de la creme…porque es evidente que no se puede trabajar con cinco mil aplicaciones. Nosotros solemos responder diciendo que lo más sencillo es trabajar con pocas aplicaciones, pero que tengan un largo alcance: es decir, que una vez que las dominamos, se convierten en instrumentos versátiles y flexibles para multitud de tareas.

    También solemos decir que cada persona tiene que encontrar la aplicación que más se adapta a sus necesidades, a su forma de trabajar porque puede que no todo el mundo necesite contar con un sistema GTD, o incluso con una gestión estricta de su correo electrónico. Sin embargo hoy sí que vamos a dar respuesta a estas peticiones y os mostramos qué aplicaciones y herramientas utilizamos en la redacción.

    google-apps

    Google Apps

    Google Apps es nuestra suite ofimática. Somos conscientes de que la mayoría de las empresas trabajan con Microsoft Office, pero en la redacción somos unos grandes convencidos de las ventajas que se desprenden de trabajar en la “nube”. Como todos sabéis, la aplicación estrella de Google Apps es Gmail, un gestor de correo electrónico que ya rivaliza en popularidad como el propio Microsoft Outlook. Además, en Google Apps encontramos Calendar, Docs y Sites.

    Lo que nos gusta de la suite no sólo es el hecho de al ser on-line podemos acceder desde cualquier plataforma en cualquier momento sino sobre todo, sus posibilidades de colaboración. Por otro lado, la integración de los productos “made in Mountain View” es fantástica, de modo que resulta muy sencillo asociar por ejemplo un documento escrito en Docs, con un evento de Calendar, asignándole a la vez tareas (Tasks) y responsabilidades.

    Google Reader

    A estas alturas nos parece increíble que este producto no esté integrado en Google Apps, aunque según apuntan los últimos rumores, la fusión podría ser inminente. Para muchas personas, el lector de feeds de Google puede ser una buena forma de leer sus blogs favoritos, pero para nosotros, se convierte en nuestra principal fuente de información. En Google Reader almacenamos más de 1.000 feeds (fuentes) relevantes para el contenido de nuestra publicación.

    Pese a lo que pueda parecer, no resulta complicado gestionar esta gran cantidad de información, ya que en realidad sólo algunas de las fuentes son revisadas a diario. El resto conforman lo que cariñosamente llamamos nuestro “pequeño Google”, es decir, un espacio para realizar búsquedas sabiendo de antemano que sólo obtendremos como respuesta información fiable, relevante y útil para la publicación.

    Evernote

    Evernote es una de las “niñas mimadas” de la redacción. Lo que más nos gusta es que tal como proclama su eslogan, con Evernote “no volverás a olvidarte de nada”. Lo utilizamos para capturar ideas, para estudiar y preparar reportajes, para organizar flujos de trabajo…etc.

    Al margen de su uso dentro de la redacción, cada redactor de MuyPymes utiliza Evernote para gestionar los más variados aspectos de su vida personal. En mi caso por ejemplo, lo utilizo como medio para organizar mis facturas y recibos, como gestor de enlaces favoritos, guardar manuales de decenas de aparatos electrónicos, planificar viajes… la lista de utilidades no tienen fin.

    Things

    La definición más sencilla que podemos dar de Things es que se trata de un gestor de tareas inspirado en los principios del GTD (Getting Things Done). Frente a otras soluciones que se inspiran en los mismos principios, Things destaca por su facilidad de uso y su extrema sencillez que oculta en realidad un sistema de gestión muy potente que realmente nos puede ayudar a gestionar mejor nuestro trabajo diario y ser más productivos.

    Nos gusta Things porque no se trata de un programa que debamos aprender a utilizar para obtener los primeros resultados, sino que realmente funciona desde que empezamos a utilizarlo, independientemente de si nuestros conocimientos son muy escasos (o incluso ninguno) o si somos expertos en GTD.

    Además al disponer de una aplicación propia para iPhone / iPod Touch, Things nos permite sincronizar nuestras tareas entre varios dispositivos de forma que siempre tengamos la información que necesitamos al alcance de la mano. Lo único que echamos de menos es que no disponga de una versión web (como si hace Evernote) pero nadie es perfecto.

    Pomodoro Desktop

    El funcionamiento de la técnica del Pomodoro es muy sencillo: se trata, básicamente de dividir el proyecto o las tareas en las que estamos trabajando en bloques de tiempo. En este sentido, se trata de algo tan sencillo como trabajar intensamente durante 25 minutos (sin pausa), para después concedernos a nosotros mismos un descanso de cinco minutos. Terminados nuestros cinco minutos de descanso, volveremos a “programar” otros 25 minutos de trabajo.

    Cuando lleguemos a un bloque de dos horas de trabajo, (cuatro bloques de 25 minutos más sus descansos) nos tomaremos un descanso más prolongado (por ejemplo de diez minutos) y volveremos a comenzar de nuevo. Es importante señalar que los periodos que nos tomamos de descanso son precisamente eso, de descanso. Podemos aprovechar estos momentos para tomar un café, salir a dar un breve paseo, charlar… de forma que por un momento podamos desconectar completamente con nuestro trabajo.

    Aunque la técnica Pomodoro puede “emplearse sola”, complementa perfectamente cualquier otra técnica de gestión del tiempo que empleemos. A medida que vayamos avanazando en su uso, aprenderemos, por ejemplo en agrupar tareas en esos bloques de 25 minutos, priorizarlos, eliminar distracciones, etc.

    Como hemos explicado antes, otras muchas aplicaciones pasan semanalmente por nuestro “banco de pruebas”  para ser sustituidas después de un tiempo, por otras. Sin embargo, las cinco que os hemos mostrado en este artículo, están para quedarse.

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