Cada vez son más los trabajadores que para llevar a cabo sus tareas cotidianas necesitan estar constantemente on-line, por lo que las distracciones aumentan de forma exponencial. No se trata de lidiar únicamente con el e-mail, sino que las fuentes de distracción se encuentran a un sólo click de distancia.
La consecuencia de todo esto, es que cada vez pasamos más tiempo sentados frente al ordenador, pero la cantidad de trabajo que conseguimos completar es cada vez menor. En este artículo os mostramos algunas pistas que os pueden ser de gran utilidad.
Establece pausas y descansos
El primer e importante paso es determinar cuándo necesitamos descansar. ¿Cuántas horas pasamos frente al ordenador? Analicemos nuestra jornada laboral y determinemos en qué momento debemos descansar unos minutos. Hagámoslo de forma regular, ciñéndonos estrictamente a esas pausas. Lo ideal, como tantas veces hemos comentado, es descansar diez minutos cada dos horas.
Y descansar significa descansar. Empleemos esos diez minutos de asueto para hacer algo totalmente diferente. Demos un paseo, comamos alguna fruta, charlemos con un compañero… lo que sea menos permanecer frente a la pantalla.
Establece un límite entre tu tiempo de trabajo y tu tiempo de ocio
Especialmente si trabajamos en casa, deberíamos separar claramente los momentos en los que empleamos nuestro ordenador para nuestro ocio personal de los que lo usamos para trabajar.
Si por ejemplo disponemos de un ordenador portátil, una buena idea consiste en utilizar dos espacios diferenciados. Por ejemplo, podemos utilizar el sofá para navegar, comprobar nuestras redes sociales, jugar, etc. sabiendo que cuando apoyemos el portátil sobre nuestra mesa de trabajo lo utilizaremos exclusivamente para trabajar.
Si esto no es posible, podemos crear dos usuarios diferente en nuestro ordenador, por ejemplo «Juan» y «Juan Trabajo». Cada vez que encendamos el equipo tendremos muy claro qué es lo que vamos a hacer.
Aprende a lidiar con la mensajería instantánea, las notificaciones, alarmas…etc.
Te encuentras completamente concentrado en tu trabajo, con los cinco sentidos puestos en lo que tienes que hacer. De repente, salta un mensaje en tu Messenger: un compañero de trabajo o un familiar te pregunta algo trivial.
Así, como quien no quiere la cosa, acabas de ser expulsado de tu zona de productividad. Prestas atención a ese mensaje (al que normalmente seguirán mucho s otros) y cuando finalmente quieres volver a lo que estabas haciendo, descubres que has perdido el hilo.
Como os podéis imaginar, lo ideal cuando trabajamos es no tener nuestro programa de mensajería instantánea activado, pero si realmente es útil para nuestro trabajo, deberemos asegurarnos que nos ponemos en estado «Ausente» o «No disponible» cuando necesitamos estar concentrados.
Por otro lado, podemos crear varias listas de contactos, mostrándonos on-line únicamente para aquellas personas relacionadas con nuestro espacio de trabajo, dejando que nuestros otros contactos sólo nos vean cuando podemos permitirnos el estar más relajados.
Siempre que sea posible, trabaja offline
Estamos seguros que buena parte de vuestro trabajo consiste en encontrar y filtrar información que sólo se encuentra en Internet. Siendo esto así, una buena receta para evitar las distracciones consiste en utilizar herramientas que nos permitan capturar la información que necesitamos para después, poder trabajar con ella sin necesidad de permanecer conectados a la Red.
Así, aplicaciones como Evernote, Read it Later o Instantpaper, nos permiten gestionar de forma eficaz toda la información que necesitamos utilizar para nuestro trabajo, permitiéndonos además trabajar offline de forma productiva y eficaz.
Si realmente no tenemos la fuerza de voluntad necesaria como para desconectarnos de la Red, podemos echar mano de Freedom, una pequeña herramienta que nos desconectará de Internet durante un periodo de tiempo determinado (el que establezcamos) con la particularidad de que si nos queremos volver a conectar antes del tiempo marcado, deberemos reiniciar el equipo.
Crea distintos perfiles en tu navegador
Seamos sinceros. Teniendo a un sólo click de distancia nuestras cuentas de Facebook, Twitter o Youtube, ¿quién puede resistir la tentación de pasar unos minutos (que se pueden transformar en horas) conectados a tal fuente de diversión?
Aunque si finalmente queremos entrar vamos a acabar haciéndolo, una buena forma de evitar la tentación es crear distintos perfiles en nuestro navegador (tanto en Firefox como en Chrome), de modo que utilicemos el más apropiado en cada momento.
A grandes males…grandes remedios
Si ni por esas consigues concentrarte en lo que estás haciendo, siempre podemos contar con nuestras buenas amigas, las extensiones. Por ejemplo, tanto Leech Block para Firefox, como Chrome Nanny para Google Chrome nos permiten bloquear el acceso a determinadas webs durante las horas del día que determinemos.
Por ejemplo, podemos indicar que no queremos entrar en Facebook de 9:00 a 15:00, o si queremos ser menos estrictos, que durante nuestra jornada laboral sólo nos permita conectarnos a las redes sociales durante media hora.
Monitoriza en qué estás empleando tu tiempo
Una buena forma de saber en qué se nos ha ido ese día de trabajo, es monitorizar el tiempo que hemos empleado en cada aplicación o página web que hemos visitado.
Para ello, una aplicación como Rescue Time, es capaz de seguir el rastro de cada una de las ventanas que abrimos durante un periodo de tiempo determinado, indicándonos cuántos minutos hemos dedicado a escribir un informe en Microsoft Word, cuantos hemos estado con esa hoja de cálculo o cuántos hemos pasado en esa web de chistes. Una buena forma de aprovechar mejor el tiempo es darnos cuenta de en qué lo estamos perdiendo.
