El tiempo nos apremia, los plazos se agotas, el trabajo está sin terminar y nosotros no sabemos ni siquiera por dónde empezar. Tenemos nuestra lista de tareas preparada pero… ni siquiera sabemos gestionarla correctamente.
Estamos seguros de que más de uno se siente identificado con el párrafo anterior. Porque no se trata ya de que seamos poco productivos, sino que fallamos al gestionar nuestro activo más valioso: el tiempo. En este artículo os mostramos nada menos que 30 pequeñas píldoras que os pueden ser de gran ayuda.
1. La primera y más obvia de las píldoras, de la que tantas veces hemos hablado: elabora tu propia lista de tareas pendientes. Coloca las más importantes en las primeras posiciones y sigue escribiendo.
2. La segunda de las obviedades: al final del día, revisa lo que has llevado a buen puerto y vuelve a planificar tu lista de tareas.
3. No tengas piedad a la hora de determinar tus prioridades: asegúrate de que lo que piensas que es importante, realmente lo sea.
4. Aprende a diferenciar lo importante de lo urgente. Lo que es importante no siempre es urgente, lo que es urgente puede que no sea tan importante.
5. Lleva siempre encima tu lista de tareas, ya sea en tu agenda, tu teléfono, tu iPad… etc.
6. Cuando dos tareas sean igual de importantes comienza por la más complicada y aburrida.
7. Si una nueva tarea que surge a lo largo del día te va a llevar menos de cinco minutos, llévala a cabo enseguida. Si vas a necesitar más tiempo, apúntala en tu lista.
8. Establece horarios determinados para gestionar tu correo electrónico. Si necesitas estar siempre conectado, limita la revisión del correo a intervalos de 5 minutos.
9. Establece un tiempo diario para no ser molestado por nada ni por nadie, de absoluta concentración. Trabaja en tu tarea más dura.
10. Antes de comenzar a gestionar tu correo electrónico, asegúrate que has llevado a cabo la tarea más importante del día.
11. Durante un par de días, apunta minuciosamente todas las actividades que estás llevando a cabo y cuánto tiempo empleas en cada una de ella. Comprueba después en qué estás malgastando tu tiempo.
12. Aprende a lidiar con los «ladrones del tiempo»: llamadas de teléfono, visitas inoportunas, reuniones, etc.
13. Divide los grandes proyectos en pequeñas tareas. Ordena esas tareas por orden de importancia. Trabaja sólo en una tarea cada vez.
14. Cuando un proyecto es muy complejo, intenta negociar amplios plazos. Aunque pienses que puedes cumplir antes, siempre surgen imprevistos que pueden retrasar tu trabajo.
15. Si buena parte de tu trabajo diario se basa en llevar a cabo tareas rutinarias, intenta agruparlas en bloques de tiempos y anota cuanto tiempo te lleva completar cada uno de esos bloques.
16. Intenta conjugar esos bloques de tareas rutinarias de forma que puedan generar sinergias entre ellas. Por ejemplo, llamar por teléfono y responder e-mails son dos tareas que están ligadas entre sí, pero llamar por teléfono y escribir un informe no lo están.
17. Intenta determinar la forma en que tus tareas te exigen menos tiempo. Toma el tiempo necesario para optimizar todo el proceso. ¿Qué pasos son comunes? ¿Qué puedes evitar hacer?
18. Valora tu tiempo. Poder llegar antes a casa supone entre otras cosas que no dedicarás media hora para charlar con tus compañeros, o que no te tomarás pausas que realmente no necesitas.
19. Aprende a decir NO. Cuando intentas quedar bien con todo el mundo terminas por no poder llevar a cabo tus propios proyectos. Sé educado pero firme.
20. No planifiques más tareas de las que razonablemente podrás llevar a cabo en un día de trabajo.
21. Delega en los demás siempre que puedas hacerlo.
22. Evita la multitarea. Es tu peor enemigo.
23. Regálate pequeños caprichos o recompensas por haber sido capaz de llevar a cabo un proyecto complicado en el tiempo fijado.
24. Organiza tu espacio de trabajo. No pierdas tiempo buscando cosas que no sabes realmente dónde están.
25. Destina las tareas más exigentes al momento del día en que te sientes más productivo.
26. Agrupa tareas relacionadas entre sí.
27. Utiliza los tiempos muertos (mientras esperas por ejemplo a que empiece una reunión) para por ejemplo, revisar tu lista de tareas.
28. Aplica el punto 27 a cualquier situación de tu vida diaria, no sólo en el trabajo.
29. No tengas miedo a terminar «demasiado pronto» tus proyecto. No quiere decir que lo hayas hecho mal, ni que lo tengas que revisar diez veces.
30. Crea un espacio de trabajo que mejore tu productividad. Preocúpate por tener la mejor luz, desactiva las notificaciones de correo electrónico, asegúrate que cuentas con todo lo que necesitas antes de empezar a trabajar.
