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Un ERP, Planificación de Recursos Empresariales, consiste en un software que permite automatizar, integrar y controlar los procesos de negocio de una empresa, donde se crea, se comparte y se accede a toda la información en tiempo real. De manera general, es una forma de utilizar la información, a través de toda la organización en sectores claves como las compras, el inventario, la cadena de suministros, el control financiero, los recursos humanos, la distribución, las ventas, el marketing y la administración de relaciones con clientes. En principio, los ERP estaban dirigidos a grandes compañías, siendo un componente imprescindible para su gestión y para sus operaciones diarias, pero hoy en día, existe una gran oferta de ERP que ponen dicho componente beneficioso al alcance de las PYMES. Este fenómeno corresponde al hecho de que en muchos países, como España por ejemplo, el tejido empresarial se compone principalmente de pequeñas y medianas empresas, lo que ha provocado que la adaptación de soluciones ERP a las necesidades de las PYMES sea ya una realidad en el mercado. Sin embargo, no todas las PYMES consideran funcionar con un ERP, como algo imprescindible, de hecho los responsables de las mismas, ven todo tipo de obstáculos, como por ejemplo el costo de la solución, el costo de la infraestructura tecnológica, la formación a sus empleados, el desconocimiento de los beneficios del ERP en términos económicos o simplemente miedo a lo desconocido. El objetivo del artículo de hoy, es arrojar un poco de luz y dar 10 razones, de porqué las PYMES deberías adoptar un ERP y explicar que ya no está fuera de su alcance por razones económicas. Gran oferta de alternativas económicamente viables Hoy en día existen tres alternativas claramente diferencias en el mundo ERP, que son claramente adecuadas para la PYME. La primera la constituye la multitud de ERP empaquetados existentes en el mercado que se ofrecen de forma específica, según el sector de actividad de la empresa. En este aspecto, existen ofertas no demasiada caras que cubren todos los procesos de negocio de la PYME y que cuentan con un margen para adaptar procesos específicos de fácil implantación, si el proveedor de ERP está consolidado en el mercado. La segunda alternativa la forman las soluciones ERP, basadas en ASP, es decir, en proveedor de servicios de aplicación a través de Internet. Este caso es especialmente atractivo para las PYMES porque no exigen una infraestructura tecnológica compleja, simplemente necesitan de un equipo conectado a Internet, ya que todos los datos y aplicaciones residen en el proveedor de servicios, Por otro lado, ofrecen una total capacidad de acceso desde cualquier sitio que disponga de una conexión a Internet. La última alternativa, son los proyectos ERP basados en software libre. La principal ventaja es el coste de adquisición de la solución, así como el acceso total al código fuente del proyecto y la libertad de personalización total. Sin embargo, en la mayoría de los casos, requiere de personal altamente cualificado para implantar la solución de forma segura, sobre todo a la hora de personalizar el software para las necesidades de la empresa, aunque otra opción es pagar a una empresa especializada para que implante la aplicación y de soporte a lo largo de la vida software.
Integración de la información La columna vertebral de toda Planificación de Recursos Empresariales es disponer de una información de calidad, que esté clasificada y que sea accesible en tiempo real. Para ello es necesario que toda la información esté integrada, sobre todo la información relativa a las finanzas, la distribución y la manufacturación o su equivalente según el sector de la PYME. En este aspecto la integración más fructíferas es la que se da entre el back-office y el front-office, es decir, el apoyo mutuo entre las fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las áreas de compras, administración, distribución y monitoreo de recursos. Reducir la incertidumbre sobre veracidad información La empresa que utilice un ERP en sus procesos de negocio, gozará de una reducción importante de la incertidumbre sobre la veracidad de la información con la que trabaja. Cuando distintas áreas de una PYME, trabajan con la misma información, se reduce el hecho de existir datos obsoletos que puede afectar directamente a la toma de decisiones en la empresa. Mejorar la comunicación interdepartamental Siguiendo con el anterior apartado, al trabajar con una información integrada, se ahorrarán sensiblemente los costes en tiempo para propagar la información a toda la sociedad, ya que todas las partes de la misma, accederán a la misma fuente informativa, y además esta, será actualizada en tiempo real.
Aumentar la productividad El aumento de la productividad es un hecho cuando se trabaja con un ERP, gracias a la automatización de procesos y la integración del negocio. Al estandarizar los procesos se consigue una mejora sensible de control de compras, ventas y pedidos por ejemplo, logrando reducir los ciclos financieros y el tiempo de otro tipo de operaciones. Mejora excelente a la hora de tomar decisiones Este aspecto es una de las principales razones de existencia del ERP. El software normalmente cuenta con apartados que permiten obtener una visión general de la empresa y la capacidad de analizar hasta el más mínimo detalle. Algo imprescindible para facilitar la toma de decisiones y reducir el riesgo de la misma, al disponer de un sistema de información robusto y fiable.
Competitividad La PYME hoy en día, necesita realizar optimizaciones continuas de sus costes así como actualizar sus márgenes de beneficio respeto a la competencia. Un buen ERP, permite a la empresa tener un control al detalle de estos aspectos y le ofrece la capacidad de analizar estos datos en tiempo real para acelerar la toma de decisiones y mostrarse como una empresa competitiva y atractiva para los clientes. Sensible mejora de cara al cliente Un ERP acelera enormemente las relaciones con cliente, gestionando todo el flujo informativo y todos los procesos que tiene que ver con el cliente, lo que provoca una reducción notable del tiempo de respuesta al mismo. Así como la facilidad de comunicar de manera clara y breve los nuevos servicios o productos, en base a la capacidad competitiva que otorga el punto anterior.
Reducción de inventarios Cuando se dispone de toda la información integrada y de un completo histórico de las operaciones de la empresa, se pueden ajustar las existencias de inventario, lo que conseguirá gestionar de forma más eficiente los recursos económicos de la PYME. Escalabilidad y control de crecimiento La escalabilidad y flexibilidad es un aspecto fundamental del software ERP, incluyendo el hecho de que sea modular ya que le garantizará una capacidad de adaptación al cambio. Una empresa que comienza con pocos recursos, puede poco a poco aumentar su tamaño, por su parte el ERP le permitirá a la empresa controlar de manera fiable y segura el crecimiento de la misma.
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