Jueves , 8 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Organiza tu escritorio con el método de las 5S

    Estamos casi seguros que los términos Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke no son los más populares en vuestra empresa, pero si os contamos que forman parte de uno de los métodos organizativos más eficaces del mundo, estamos convencidos que habremos logrado captar vuestra atención.

    Conocido popularmente como el método de las 5S, se trata en realidad de una técnica de gestión japonesa diseñada por Toyota en los años 60. Aplicado a nuestro espacio de trabajo, puede suponer todo un revulsivo para nuestra productividad. 

    Cuando termines de leer este párrafo haz el siguiente ejercicio: levántate de la silla y examina los objetos que hay sobre tu mesa. ¿Qué ves? ¿Cuántos papeles tienes por revisar? ¿Hace cuánto tiempo que dejaste de consultar esa agenda? ¿ Por qué tienes cuatro botes para lápices pero sólo utilizas uno? ¿Qué hay en tus cajones? ¿Necesitas todos esos cuadernos?

    No hay que ser un maniático del orden para darnos cuenta en menos de un minuto, que seguramente nuestro espacio de trabajo puede mejorar. Y aunque esta es una conclusión a la que muchos llegaréis enseguida, muchos también os plantearéis las siguientes preguntas: ¿Por qué hacerlo? ¿Acaso no hemos trabajado agusto en nuestro pequeño caos durante años y no se ha acabado el mundo?

    La respuesta es sencilla. Cuando ordenamos el espacio que nos rodea, ordenamos a su vez nuestro espacio interior. O dicho de otra forma: cuando trabajamos en un espacio libre de distracciones, en el cual todo está pensado para conseguir que seamos más productivos, nuestro trabajo gana en calidad y empleamos menos tiempo en alcanzar nuestros objetivos.

    Un espacio de trabajo común

    El método de las 5S

    Como comentábamos al principio del artículo el método de las 5S no es ni mucho menos nuevo. Formulado en los años 60 por Toyota como parte de su estrategia para aumentar la productividad de sus empleados, se articula en torno a los siguientes ejes:

    Seiri (Clasificación)

    Estudio detenidamente cada uno de los objetos que se encuentran en tu espacio de trabajo (y por extensión en tu oficina). Cada vez que centres tu atención sobre un nuevo objeto, pregúntate acerca de su necesidad. Recuerda que no se trata de echar un vistazo superficial sobre la mesa o repasar rápidamente el contenido de las estanterías. Debe ser un trabajo profundo y concienzudo.

    “Seiri” implica tocar (física o mentalmente) cada objeto y tomar una decisión al respecto. ¿Realmente necesitas esa caja de grapas? ¿De verdad vas has utilizar 20 bolígrafos diferentes en tu trabajo diario? ¿Es necesario acumular en el cajón nada menos que siete cuadernos idénticos? Elimina todo lo que no necesitas y recuerda: ante la duda, elimina, quédate solo con lo esencial.

    Seiton (Orden)

    El segundo punto del método, Seiton, presupone que ya hemos eliminado todo lo que no es esencial, nos hemos deshecho de todo lo que no necesitamos. Llega el momento pues de ordenar los elementos que consideramos que son imprescindibles para cumplir con nuestro trabajo diario.

    Cuando te dispongas a hacerlo recuerda que el objetivo es no volver a acumular de nuevo toda la clase de elementos que hemos eliminado en el primer punto del método. Una de las máximas que nos puede ayudar en este sentido es entender desde el primer momento que ni la mesa ni las baldas superiores de estanterías y archivadores pueden considerarse como espacios en el que acumular papeles y otras cosas.

    Todo lo que debería de haber sobre la superficie de la mesa es un teléfono y el monitor de un ordenador (puede que teclado y ratón también, dependiendo del tipo de mesa que tengamos). Todo lo demás es accesorio y podemos mantenerlo “en cuarentena”. Grapadoras, tijeras, posits, clips, etc. son algunos de los sospechosos habituales y deberían ser almacenados en un cajón que se encuentre a mano.

    Seiso (Limpieza)

    Traducido literalmente del japonés, Seiso quiere decir brillo, que aplicado al método que nos ocupa, podemos entenderlo como limpieza. Ordenado nuestro espacio de trabajo llega el momento de llevar a cabo una de las tareas más pesadas: una limpieza en profundidad de toda la oficina.

    Cada superficie, cada cajón, cada puerta, e incluso cada objeto es sometido a una limpieza profunda e intensiva. El teléfono, el teclado, el ratón, cada objeto requiere un método específico de limpieza. Y más allá, también implica restaurar y reparar. Si nuestra silla cojea quizás ha llegado el momento de cambiar, si el teclado ya no es lo que era, quizás podríamos comprar uno nuevo.

    Un espacio de trabajo después del método

    Seiketsu (estandarizar) 

    Seiketsu se relaciona íntimamente con Seiton (poner en orden), e implica el diseño de un método armonioso en el que todo fluye. Es decir, una vez que hemos situado todos nuestros objetos en un espacio limpio y renovado, tenemos que pensar cómo se relacionan los unos con los otros, especialmente en el momento que comencemos a trabajar.

    Llamadas de teléfono, e-mails, documentos en papel, etc. todos ellos exigen ser procesados de forma uniforme. Cada vez que un nuevo elemento aterrice sobre nuestra bandeja de entrada (correo electrónico, SMS, documento en papel) debemos saber desde el primer momento cómo lo vamos a procesar para que nos robe el menor tiempo posible. Haber llegado hasta aquí y dejar este punto a nuestro capricho o al puro azar, no tiene sentido.

    Shitsuke (Mantener la disciplina)

    El último paso de este método es probablemente el más complejo para muchos. Significa comprometerse con el método en sí mismo. De nada nos sirve llevar los primeros cuatro pasos a buen puerto, si después de unas semanas todo vuelve a ser un auténtico desastre. Cumplir con este último punto implica ser disciplinados.

    Incluso si cumplimos a rajatabla con los cinco puntos anteriores, deberíamos reservar un momento cada seis meses más o menos para volver a poner en práctica el método. Si somos disciplinados, cada vez nos costará menos, porque cada vez habrá menos elementos que organizar.

     

     

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    • Francisco Moyano Daza

      Que buen. articulo, realmente creo que muchas pimes deberían de darle mas importancia a esto, por mas pequeña que sean su oficinas deben estar estandarizadas y con procedimientos adecuados, creo que el gran error que se comente (al menos en donde yo vivo, Argentina) es pensar “eso es para las grandes empresas”, pero la respuesta es un rotundo y contundente NO!
      Podemos hacerlo, podemos mejorar la productividad y dar un salto de calidad.
      Gracias por la introducción al tema.

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