Hace unos días, os contábamos en el artículo «7 formar imaginativas de recortar gastos» en tu empresa, que trasladar el grueso de nuestro negocio a la nube, podía ser una opción más que válida para muchas empresas.
Sin embargo la transición al cloud no puede realizarse de forma precipitada y antes que deshacernos de nuestras viejas oficinas y apostar por el teletrabajo, existen una serie de factores que tal y como nos cuentan en Gigaom, haremos bien en tener muy en cuenta. Os contamos cuáles son.
Portabilidad
Lo primero que debemos considerar antes de dar el salto al mundo on-line es cuál es el grado de portabilidad de nuestro negocio. Si el grueso de nuestra actividad se basa en la «propiedad intelectual» o está basada en la economía del conocimiento (es decir, todo lo que hacemos puede ser producido y distribuido de forma electrónica [Internet, teléfono, etc.] nos encontraremos en una más que buena posición para poder movernos hacia la nube.
Agencias de comunicación, de publicidad, medios de comunicación, empresas de servicios «virtuales», etc. entran dentro de una categoría que les permite hacer una transición bastante rápida y muy sencilla. Para otras empresas, que necesitan distribuir un bien físico y por lo tanto tienen necesidades de almacenaje, distribución etc. resulta más complicado hacer una transición completa, aunque es cierto que puede «externalizar» determinados departamentos.
El proceso
Antes de comenzar a comparar ofertas comerciales para dar el salto al cloud, deberíamos plantearnos una pregunta tan sencilla como la que sigue: «Si no trabajásemos todos juntos en una oficina, podríamos seguir siendo igual de productivos y mantener en buen tono nuestro negocio?» y si pensamos que sí, «¿Cómo lo haríamos?».
Responder a estas dos preguntas nos va a llevar a pensar sobre cómo configurar o reconfigurar nuestra empresa. A partir de aquí, necesitamos analizar profundamente cómo estamos haciendo ahora las cosas, cuáles son los procesos que se están llevando a cabo, y documentarlos. Podemos incluso realizar un diagrama de flujo en que representemos gráficamente todos los procesos, desde el primero al último. ¿Cuáles podemos resolver on-line? ¿Existe alguno para el cual necesariamente necesitemos un espacio físico?
Incluso a la hora de reunirnos con los miembros de nuestro equipo ¿Cómo se adaptarían a una solución de videoconferencia? ¿Seguiremos necesitando un pequeño espacio para reuniones importantes? Y más allá, calcula cuánto cuesta cada proceso en un mundo físico y cuánto costaría trasladarlo a la nube. ¿Cuánto ahorraríamos?
Resistencia al cambio
Incluso si nos encontramos en un sector en donde la tendencia es que cada vez más empresas se lancen a la nube, esto no quiere decir que la tuya que hasta ahora estaba «confinada» entre las cuatro paredes de una oficina, pueda olvidarse completamente de tener una sede física y «virtualizarse» de la noche al día.
Si estamos acostumbrados a trabajar con grupos humanos, pronto nos habremos dado cuenta que en general las personas se resisten al cambio. Incluso si el cambio es para mejor, el simple hecho de tener que cambiar completamente de rutinas puede «paralizar» a más de uno. Por lo tanto tenemos que ser conscientes de que si hemos tomado esta decisión, vamos a tener que aprender a manejar esta resistencia al cambio.
Tendremos que convertirnos en los mejores comunicadores del mundo, presentando el concepto de «nube» como una gran oportunidad para todos, exponiendo cuáles son sus ventajas. Para los que ya hayan teletrabajado en una ocasión, el cambio les parecerá mucho más natural y podrán incorporarse a sus puestos «virtuales» de forma casi inmediata. Para los que muestren más resistencia, lo conveniente es planficar una transición progresiva que comience por un día a la semana y se extienda durante unos meses hasta que finalmente se incoporen de forma plena a trabajar desde la comodidad de su hogar.
En determinadas empresas, deberemos contar con los servicios de consultores que nos ayuden a desarrollar jornadas de formación o que incluso asistan de forma individualizada a nuestros trabajadores en sus domicilios, ayudándoles a instalar y configurar todo lo que necesitan para trabajar.
Infraestructura
¿Cuáles son los pilares básicos de una empresa en la nube? En Gigaom nos destacan los siguientes:
Comunicaciones: entre los miembros de nuestro equipo y el exterior, entre los que traban en la oficina y los que lo hacen fuera.
Gestión: herramientas necesarias para gestionar nuestros poyectos, equipos, fechas de entrega, documentos.
Archivo: herramientas que nos ayuden a gestionar todo lo que producimos.
Interacción: herramientas que nos ayuden a comunicarnos y a colaborar.
A día de hoy no existe un paquete de herramientas «llave en mano» que pueda responder a cada una de estas necesidades, aunque es cierto que algunas soluciones que nos pueden proporcionar Cisco o MIcrosoft pueden cubrir la mayoría de ellas. Por otro lado tenemos que considerar que si lo que queremos es precisamente un sistema integrado, obtendremos sin duda una buena herramienta, pero probablemente será menos flexible y más cara que si optamos por buscar herramientas individuales para cada una de nuestras necesidades.
Por otro lado disponer de muchas pequeñas herramientas, puede ser una gran idea cuando trabajamos con grupos reducidos de personas, pero a la hora de escalar podemos tener problemas de compatibilidad e integración. Como en casi todo, cada empresa es un mundo, y tendrá que valorar cuál es la mejor opción.
Productividad
«¿Cómo puedo controlar el rendimiento de mis trabajadores cuando no se encuentran en la oficina? ¿Cómo sé cuántas horas dedican cada día a trabajar?» Estás suelen ser algunas de las preguntas que más se repiten cuando se menciona la posibilidad de virtualizar a una parte de los trabajadores de una empresa.
Este tipo de cuestiones provienen de una cultura de trabajo anticuada, en la que se premia más el presentismo que los resultados obtenidos. El manager que quiere dar el salto al mundo virtual tiene que tener en cuenta que ya no va a poder vigilar lo que hacen sus empleados en cada momento, sino que por el contrario tiene que apostar por una estructura que se base en proyectos, tareas, plazos de entrega etc. de forma que sea el trabajador el que de forma flexible decida cuánto tiene que trabajar cada día para cumplir con sus objetivos.
Compromiso
En último término debemos decidir sobre cuál es nuestro grado de compromiso hacia el cloud y cuál va a ser nuestro nivel de flexibilidad hacia los trabajadores que por una u otra razón, se muestren más reticentes a dar el salto.
Quizás, como comentábamos antes, podemos permitirnos realizar una larga transición, externalizando primero a aquellos trabajadores más preparados para teletrabajar y marcando distintas fases. En este ámbito podemos aprovechar para trasladarnos a unas instalaciones más pequeñas, para desde el primer momento, ahorrar en costes.
Pronto nos daremos cuenta que cuantos más trabajadores «virtualicemos», menos resistencia al cambio iremos detectando en nuestras instalaciones y aunque probablemente siempre tengamos que lidiar con un grupo de descontentos, esta fase de transición puede ayudarles a ver las cosas desde otra perspectiva
