La gestión documental o avanzar hacia un mundo en el que podamos gestionar nuestra empresa sin recurrir al papel, es uno de los objetivos de empresas como DocPath, un claro ejemplo de cómo en este terreno las empresas españolas tienen mucho que decir.
En MuyPymes hemos entrevistado a Julio Olivares, fundador y presidente de DocPath, quien nos cuenta cuál es la situación de la gestión documental en nuestro país y tras su éxito al expandirse fuera de nuestras fronteras, qué es lo que tienen que tener en cuenta las pymes que se quieran internacionalizar.
Julio Olivares: Esta tecnología se encuentra en uno de los mejores momentos de su historia. Pensemos que hasta hace muy poco el software documental era considerado un lujo, algo prescindible. Sin embargo, en los últimos tiempos, se ha convertido en una pieza estratégica para las organizaciones.
El incremento de la productividad, la agilización de los procesos internos de una compañía y la reducción de costes son algunas de las claves que explicarían esta evolución. Pero es, quizá, la difícil coyuntura económica que atravesamos y el incremento de las exigencias de las empresas a sus departamentos de Sistemas lo que ha obligado a los CIO´s a buscar soluciones que ofrezcan un rápido retorno de la inversión.
La tecnología documental se ajusta a la perfección a estos nuevos requerimientos del mercado, de ahí que los desarrolladores de este tipo de software estemos viviendo un momento muy positivo.
MuyPymes: En Estados Unidos parece que existe una gran conciencia ecológica y la “paperless office” cada vez es más valorada. ¿Cómo está la situación en España?
Julio Olivares: Creo sinceramente que en España se ha avanzado mucho en los últimos años. El mejor ejemplo lo encontramos en la Administración Pública, donde más de un 90% de los trámites administrativos se pueden realizar de forma electrónica. De hecho, nuestro país se ha convertido en un referente para el resto de los miembros de la Unión Europea en esta materia.
En lo que respecta a la empresa privada y al uso del papel que en ella se hace, la situación es algo más dispar. Las grandes compañías han empezado a adoptar políticas de reducción de su consumo de papel como parte de sus programas de Responsabilidad Social Corporativa, sin embargo en la mayoría de las pymes está estrategia aún no se ha consolidado.
Aún así existen muchas pequeñas y medianas empresas que han empezado a reducir su número de impresiones gracias a aplicaciones que permiten controlar su parque de impresoras y otras, han decidido implantar la factura electrónica en sus procesos de contabilidad.
MuyPymes: A día de hoy, y más allá del momento tecnológico en el que nos encontramos, ¿realmente es posible gestionar el día a día de una empresa sin recurrir al papel?
Julio Olivares: Se lleva años hablando de la oficina sin papel y lo cierto, es que el consumo de esta materia, no solo en España, sino a nivel mundial, no para de incrementarse. No es que la paperless office sea una utopía, pero tampoco es una situación que se vaya a alcanzar a corto-medio plazo. Aún así, está en nuestra mano reducir el consumo de papel en nuestras compañías y las aplicaciones de software documental son herramientas muy útiles para conseguir este objetivo.
Actualmente, existen procesos en los que intervienen los clientes, en los que por mentalidad o normativas legales, es necesario imprimir un resguardo, un albarán o un contrato; pero hay otros que pueden realizarse de principio a fin electrónicamente. La tendencia es que estos últimos vayan incrementándose de forma progresiva, ya que la eliminación o reducción de los documentos impresos no sólo es beneficiosa desde el punto de vista ecológico, sino que permite una rápida optimización de los procesos.
MuyPymes: ¿Cuáles son los principales desafíos a los que se enfrentan hoy en día las empresas que desarrollan software de gestión documental?
Julio Olivares: El principal desafío está en atender las nuevas necesidades que plantea el mercado. Proporcionar a las empresas soluciones de software documental con interfaces más intuitivas y sencillas de utilizar, integrar nuestras aplicaciones con los dispositivos móviles que están apareciendo, ofrecer herramientas de archivado más eficientes que permitan minimizar los problemas de almacenamiento a los que se enfrentan las compañías que manejan grandes volúmenes de documentos y desarrollar soluciones de Enterprise Content Management competitivas y fácilmente integrables con el resto de la infraestructura TI de una compañía.
MuyPymes: ¿Existe en las pymes de nuestro país una toma de conciencia sobre el ahorro de costes que supone el implementar este tipo de soluciones?
Julio Olivares: Se ha producido un importante cambio de mentalidad en los últimos años respecto al ahorro de costes y el resto de ventajas que se pueden obtener con soluciones de software documental.
Sin embargo, en las pequeñas empresas existe todavía cierto desconocimiento. Hay que tener en cuenta que muchas pymes carecen de su propio departamento de Sistemas y el responsable de negocio está mucho más preocupado de sacar su empresa adelante que de analizar cómo puede esta u otra tecnología ayudar a hacer prosperar a su organización.
A muchas pequeñas y medianas empresas les queda por recorrer un largo camino en lo que a tecnología se refiere. Pero, gracias a la democratización que han experimentado las TI, que ponen al servicio de las pequeñas compañías aplicaciones que antes solo estaban al alcance de las grandes, el cambio es solo cuestión de tiempo.
MuyPymes: Hablando de internacionalización ¿Por qué crees que las pymes de nuestro país son tan reacias a la hora de salir al exterior?
Julio Olivares: Primero, porque no es fácil dar ese paso y porque una vez que te lo has planteado, puedes no encontrar ningún apoyo por parte de la Administración. Segundo, porque se necesita cierta experiencia internacional para emprender la ‘conquista’ de nuevos mercados y tercero, porque muchas pequeñas y medianas empresas tienden a acomodarse y a pensar que la salida al exterior les traerá más complicaciones que beneficios.
MuyPymes: En Italia por ejemplo, donde igual que España la mayor parte de su tejido productivo está constituido por pymes, han sabido vender la marca “Italia” mucho mejor que nosotros. ¿A qué es debido?
Julio Olivares: Italia tiene una tradición empresarial más extensa que la que pueda tener España y ha sabido adoptar los procesos de internacionalización como parte del éxito de sus organizaciones.
España, sin embargo, estuvo mucho tiempo aislada y con independencia de la Banca y contadas compañías del sector textil y las comunicaciones, no tiene demasiadas referencias conocidas a nivel mundial.
MuyPymes: ¿Qué tiene que tener en cuenta una pyme a la hora de salir al exterior?
Julio Olivares: Lo primero que debe tener es un buen conocimiento del mercado en el que se va a introducir. Si no lo ha adquirido a través de la experiencia de alguno de sus miembros, necesitará asesoramiento externo de alguna consultora especializada.
Es importante analizar la presencia que tienen nuestros competidores en ese mercado, ver el público objetivo disponible y las posibilidades de éxito reales de nuestro producto. Una vez realizados estos pasos, una buena idea es establecer algún tipo de asociación o acuerdo con alguna empresa local que tenga un buen posicionamiento en la zona en la que queremos implantarnos. A partir de ahí, todo lo demás es trabajo, insistencia y paciencia.
