Uno de los mayores temores que tienen las pequeñas empresas es el de tener que lidiar con tecnologías obsoleta, equipos que requieren un mantenimiento excesivo y que se estropean con facilidad. Pero siguiendo algunas recomendaciones básicas podemos alargar significativamente la vida útil y el rendimiento del parque tecnológico de nuestra empresa. Te contamos cómo.
1. Comprar tecnología preparada para trabajar en empresas
No es lo mismo comprar una impresora pensada para un uso doméstico que otra diseñada para funcionar en una pequeña empresa, y no, no es lo mismo ir al Media Mark y comprar un portátil por 500 euros que acudir al canal de distribución y adquirir un portátil diseñado para empresas, que ofrece el servicio de soporte y mantenimiento especializado.
Esto, que puede parecer una recomendación de «perogrullo» es ahora más necesaria que nunca, ya que son demasiadas las pymes que atraídas por supuestos «chollos» y «ofertas» acuden a comprar los equipos informáticos de su empresas a lineales destinados exclusivamente al mercado de consumo. Y sí, se parecen pero no, no son lo mismo.
2. Mantener los equipos limpios y en buen estado
El polvo y la suciedad es el principal enemigo de nuestros equipos. Si dejamos que se acumule en el interior de nuestros ordenadores, impresoras, servidores, etc. es probable que los componentes más delicados comiencen a fallar prematuramente.
En este sentido, un correcto mantenimiento debería implicar limpiar las zonas más delicadas de nuestros equipos una vez al mes, eliminando el posible polvo que se haya podido acumular y una vez cada seis meses (o una vez al año si lo anterior no es posible), desenchufar los equipos, desmontarlos en la medida de lo posible (y lo sensato) y realizar una limpieza en profundidad.
Por otro lado si utilizamos equipos que se sitúan directamente en el suelo (torres de PC, multifuncionales, fotocopiadoras, etc.) no está demás situarlos sobre unas alzas de unos 5 cm para que cojan menos polvo.
3. Utilizar un distribuidor UPS (Uninterruptible Power Supply)
Un UPS optimiza la forma en la que los distintos aparatos electrónicos hacen uso de la energía. Resulta mucho más eficiente comprar un UPS conectarlo a una toma de corriente y conectar a éste el resto de nuestros equipos, que conectar los distintos equipos a tomas de pared, regletas, adaptadores, etc.
El UPS filtra y ajusta la necesidad energética de cada aparato, evitando que subidas de tensión inesperada dañen nuestros equipos, ajustando el voltaje según la necesidad de cada uno de ellos, etc. Además dispone de una batería interna que actúa como suministro adicional de energía en caso de que suframos un apagón, dándonos el tiempo suficiente para guardar y poner a buen recaudo nuestra información sensible o crítica.
Aunque podemos enchufar casi cualquier dispositivo a un UPS, se desaconseja acoplar al mismo una impresora, ya que su excesiva demanda energética iría en contra de los beneficios que el mismo UPS proporciona.
4. Considerar el factor ambiental
Las temperaturas extremas y especialmente el calor y la humedas son otros de los factores con los que tenemos que considerar cuando lo que queremos es prolongar la vida útil de nuestros equipos.
Si el lugar en el que trabajamos es especialmente húmedo o la temperatura es elevada, deberemos hacer lo posible por contrarrestar estas condiciones climatológicas adversas interponiendo medidas adecuadas, como son un buen sistema de refirgeración, mantener las ventanas cerradas, evitar situar equipos delicados sobre el suelo (prefieriendo zonas ventiladas), etc.
5. Comprar de cara al futuro
Cuando decidimos reemplazar o comprar un nuevo equipo, más que adquirir el que por una oferta concreta nos puede «hacer un apaño» en estos momentos, deberíamos optar por otro que nos pueda servir adecuadamente durante los próximos 3-5 años.
Naturalmente que estos equipos nos van a costar un poco más que el que aparentemente se comercializa a un precio tan atractivo, pero si tenemos en cuenta cuestiones como mantenimiento, posibles averías, obsolescencia, actualizaciones, etc. pronto nos dareoms cuenta que invertir un poco más sale a cuenta cuando pensamos a medio largo plazo.
Por otro lado, cuando compremos un equipo nuevo debemos considerar otros factores, como si es fácil de actualizar o no, si podemos expandir sus funcionalidades (por medio de accesorios por ejemplo), que flexibilidad no está dando, si podemos utilizarlo con otro propósito en el futuro, etc.
6. Actualizaciones
Antes de reciclar un viejo equipo, podemos considerar si merece la pena sustituir o actualizar alguno de sus componentes. Ordenadores que aparentemente funcionan mal pueden vivir una segunda juventud reinstalando el sistema operativo y añadiendo unos gigas de memoria RAM, sin ir más lejos.
En definitiva, si aprendemos a cuidar nuestro equipo, si realizamos una tarea de mantenimiento adecuada, podremos prolongar su vida útil durante unos cuantos años más y esto, sin que vaya en perjuicio de nuestra productividad
