Martes , 27 septiembre 2016 Impresion Pyme
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    Seis errores que cometemos al utilizar nuestra agenda

    La agenda personal o el calendario, sigue siendo para muchos profesionales su principal herramienta de productividad. Aunque en MuyPymes hemos hablado de la utilidad de gestionar proyectos y listas de tareas, muchos siguen pensando que la agenda puede resolver casi todos sus problemas relacionados con la gestión del tiempo. Y aunque esto en principio podría ser así, lo cierto es que suelen cometerse muchos errores al utilizar la agenda. Errores que parten de no entender bien lo que la agenda es y sobre todo, lo que no es.

    Como todos sabemos, el propósito principal de una agenda es recordarnos qué es lo que tenemos que hacer o tenemos programado un día determinado. Sin embargo, de esta definición un tanto ambigua, se deriva el primer error: la agena no es es espacio en el debemos anotar todo lo que tenemos que hacer o lo que tenemos pensado hacer sino que en teoría, solo debemos apuntar aquellos eventos que sí o sí se van a producir en una fecha determinada y que transcurrida esa fecha, no podremos retomar. De lo anterior, es fácil comprobar que no son pocos los que cometen alguno de los siguientes errores:

    Establecer “fechas de entrega” falsas

    Como comentábamos antes, la agenda solo debe incluir hechos (reuniones, citas, fechas límite, etc.) que hagamos lo que hagamos, van a tener lugar. Sin embargo existe una tendencia natural a escribir todo tipo de tareas y supuestas citas que pueden, o no, producirse finalmente. También suele ser un espacio habitual en el que se anotan tareas que se deberían hacer (cuando a lo mejor si las examinamos mejor nada nos impide hacerlas más adelante). 

    Cuando introducimos muchas de las que hemos denominado “fechas de entrega falsas”, además de sobrecargar de anotaciones nuestra agenda, podemos comenzar a sentirnos frustrados (por todo eso que supuestamente tenemos que hacer) e incluso acabar por ser menos productivos.

    Con esto no queremos decir que no deberíamos anotar ciertas “fechas clave” a lo largo del desarrollo de un proyecto, pero siempre que seamos conscientes que realmente tienen un sentido, que si no cumplimos con ellas, no hay vuelta atrás. 

    Reservar espacios de tiempo

    “Reservar espacios de tiempo” es una técnica bastante común y que sobre el papel, suena bastante bien. Supone mantener una “reunión con nosotros mismos” de modo que determinamos por ejemplo que el próximo jueves, de 9.00 a 12.00 estaremos trabajando en un proyecto determinado, por lo que deberemos ajustar el resto de la agenda en función de esa teórica “reunión personal” que vamos a mantener.

    Lo cierto es sin embargo, que a menos que tengamos una voluntad muy firme, esta técnica es bastante poco realista. Como el tiempo que reservamos es con nosotros mismos, al final nada nos impide cancelar esa reunión y atender a otras cosas. Al apuntar en nuestra agenda estos espacios de tiempo y no cumplir con ellos, volvemos a sentirnos frustrados por lo que teníamos que hacer y finalmente no hemos hecho, otra vez. 

    Listas de tareas

    Muchas personas utilizan su agenda personal más que como una verdadera agenda, como un espacio en el que apuntar tareas. Hay una buena razón por la que cada vez hay más métodos y aplicaciones que nos permiten gestionar nuestras tareas: porque gestionarlas en una agenda no es una buena idea. Y es que cuando probamos un auténtico gestor de tareas (incluso uno manual) enseguida descubrimos que la agenda se queda muy limitada para esta función.

    Tomar notas

    Como en el caso anterior, nuestra agenda no es el espacio más adecuado para gestionar nuestras notas. No hay nada de malo en que junto a un evento escribamos un par de frases que nos ayuden a entender mejor en qué va a consistir, pero desde luego no es el espacio adecuado para escribir el acta de la reunión posterior, por poner un ejemplo.

    Incluir todo tipo de recordatorios

    Como comentábamos al principio, una agenda debe contener eventos que en un día y una hora determinada van a tener lugar. Sin embargo, más allá de las tareas, son muchos los que aprovechan la agenda para incluir pequeños recordatorios como “no te olvides de comprar la leche”.

    No nos cansaremos de repetirlo: si realmente necesitamos recordar algo de este tipo, resulta mucho más práctico acudir a la gestión de tareas, sobre todo porque pronto descubriremos que es una forma mucho más eficiente de trabajar.

    Obviedades

    Si salvo contadísimas excepciones nuestro trabajo consiste en acuidr a la oficina de lunes a viernes y trabajar 8 horas, resulta incomprensible que en nuestra agenda marquemos ese espacio de tiempo bajo el evento “Trabajo”.

    Esto que puede parecer absurdo para muchos, no lo es tanto para muchos otros, que tienen verdadero pánico a ver las páginas de su agenda en blanco. Como el ejemplo anterior, hay decenas de cosas obvias que no deberían estar en nuestra agenda pero que de alguna forma, nos obligamos a incluir.

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