Hace casi 40 años que el fax entró en las empresas y desde entonces se ha convertido en un compañero casi inseparable para los empresarios de todo el mundo. Incluso aquellos que odian el fax porque lo han sustituido por tecnologías más modernas, se ven obligados a mantener un aparato que siguen utilizando sus clientes, sus proveedores, la Administración, etc. Y sin embargo, podemos eliminar nuestra dependencia de este aparato gracias a los nuevos servidores de fax virtual que ofrecen muchas empresas tecnológicas. ¿Cuáles son sus ventajas?
Un servidor de Fax como el que ofrecen empresas como eFax, eVoice o Ringcentral consiste básicamente en instalar en el Data Center de la empresa o en la nube, una solución de software que actúa tal y como lo haría un fax tradicional. La experiencia de uso es muy similar a la de un gestor de correo electrónico y aunque al principio pueda parecernos una solución más cara que mantener «el aparato de toda la vida» a medio y largo plazo todo son ventajas.
Ahorro de papel
Gracias a los servidores de Fax desaparece la necesidad de imprimir. A menos que queramos hacerlo de forma expresa, podemos visualizar todos los documentos desde nuestro equipo y gestionarlos como PDF, archivos de imagen o archivos de Microsoft Office ya que las soluciones más avanzadas ofrecen la posibilidad de integrarse en esta suite de productividad.
Todos los documentos se almacenan de forma automática en el servidor, de modo que podamos descargar los que necesitamos y cuando los necesitamos, sin necesidad de almacenar una gran cantidad de papel cuyo destino más que previsible suele ser el cubo de reciclado.
Encuentra lo que buscas
Una de las grandes ventajas de que los documentos Fax que recibimos se almacenen en un servidor es que estos pueden ser indexados y, por lo tanto, podemos aplicar criterios de búsqueda que nos ayuden a localizar el documento que precisamos, o incluso contenido dentro de un documento en concreto, ahorrándonos una gran cantidad de tiempo a la hora de procesar todo este material documental.
Enviar archivos pesados
Cuando enviamos archivos pesados por correo electrónico (25 MB o más) solemos enfrentarnos a los clásicos problemas que todavía están presentes en esta tecnología: servidores que no admiten enviar archvos tan pesados, servidores que no pueden recibirlos, errores al enviar, desconexiones…Sin embargo cuando enviamos este tipo de archivos a otro servidor de Fax virtual, solemos ahorrarnos todos estos problemas, ya que este tipo de servidores no suelen ser tan restrictivos como los buzones de correo electrónico.
Imprimir fuera de la oficina
Otro de los rompecabezas habituales a los que se enfrentan aquellos que están obligados a lidiar con el fax es lo difícil que resulta en determinadas ocasiones enviar o recibir un fax, cuando no nos encontramos en nuestra oficina. No siempre es fácil encontrar un centro de trabajo y por otro lado, lidiar con papelerías o copisterías no siempre es la solución ideal.
Como con el fax virtual desaparece la necesidad de imprimir, nos ahorramos todo este tedioso proceso y como además, muchas soluciones nos permiten editar documentos on-line (como por ejemplo introducir nuestra firma), casi todo el trabajo podemos reducirlo a unos cuantos clicks desde la comodidad de nuestro hotel por ejemplo.
Movilidad
Las soluciones más avanzadas de este tipo de producto suelen ofrecen a sus usuarios aplicaciones para iPhone, BlackBerry o Android. Sobras las palabras para explicar lo cómodo que puede llegar a ser consultar nuestro fax desde estos terminales, olvidándonos por completo del «proceso tradicional»
