¿A qué nos referimos exactamente cuando hablamos de gestión documental? ¿Cuál es el sistema ideal para la pyme? ¿Se puede realmente aspirar a la famosa «oficina sin papel»?
Nuestro Debate MC «Gestión documental en las pymes: retos y oportunidades», ha intentado dar respuesta a ésta y a otras cuestiones relacionadas con la gestión documental y para ello, ha contado con la presencia de importantes actores de este sector. En este sentido, nuestra mesa redonda tuvo el placer de contar con players de la talla de HP (Melchor Sanz), OKI (Juan Pedro Pérez Losana), Konica Minolta (Antonio Ramírez), Kyocera (Roland Ruiz), Fujitsu (Jesús Cabañas) y Canon (Marco Aurelio Losas) en el campo del hardware y de Digital Docu (Francisco Gil), DocPath (Julio A. Olivares) y Yerbabuena Software (Rubén Lirio) en el del software.
En general, todos los presentes coincidieron en señalar que a las pymes hay que ofrecerles soluciones extremadamente sencillas, que les permitan ahorrar y ser más eficientes y sobre todo, que se adapten a sus necesidades concretas. A partir de aquí, cada uno de los participantes expresó su visión de gestión documental, que si bien es cierto que acaba por recorrer un camino común, existen matices que les diferencian.
Sobre todo, porque tal y como recordó Jesús Cabañas, «el término gestión documental está muy prostituido. Parece que todo encaja en la ‘gestión del documento’ y sin embargo, es un término muy amplio, que engloba muchas tecnologías (document management, workflow, gestión de procesos, OCR…) y que pocas pymes entienden, porque lo que quieren es ‘tenerlo todo muy organizadito’».
Francisco Gil por ejemplo, opina que la gestión documental en la pyme «está íntimamente ligada a la solución de gestión de la empresa (normalmente un ERP). Tiene que ser parte de ese núcleo, dar un valor añadido a esa solución de gestión». Por lo tanto, la apuesta de Digital Docu pasa necesariamente por la modularidad, por la gestión documental como parte de un todo.
En Kyocera por otro lado, más que de gestión documental prefieren hablar de «gestión del documento» o de «las distintas etapas que atraviesa el documento desde su creación, a su archivado y posterior recuperación». Para ello, comenta Roland Ruiz, «la gestión documental tiene que responder a las necesidades que tienen las pymes en temas como movilidad o seguridad, con una inversión mínima».
Como otros repetirán a lo largo del debate, Ruiz recalca que «la gestión documental tiene que garantizar un funcionamiento eficiente, proporcionando un ahorro de costes que no exija una gran inversión inicial porque su objetivo, es hacer más fácil el día a día a las empresas».
Un funcionamiento, que según Juan Pedro Pérez Losana, de OKI, «tiene que convertirse en una herramienta que permita a las empresas comprar tiempo y automatizar procesos». En este punto coincide con Antonio Ramírez que afirma haber asumido que «cada cliente tiene una visión diferente de lo que es la gestión documental, y por lo tanto nuestro enfoque es actuar directamente sobre procesos, actuar sobre problemáticas concretas (facturas, expedientes..)» Y en este punto recalca que «sólo una vez conocemos su problemática podemos aplicar la solución de gestión documental más adecuada».
Si como se viene diciendo hasta ahora cada pyme tiene una visión diferente de lo que es la gestión documental, se debe a que como afirma Melchor Sanz, «las pequeñas empresas no saben lo que es y no tienen por qué saberlo«. «Saben que tienen que manejar papeles y que cada día es más costoso, les lleva más tiempo…los pierden. Normalmente tienen un problema muy concreto y nuestra misión es resolverlo».
Sanz vuelve a coincidir con casi todos los participantes al afirmar que hay que ofrecer a las pymes «lo que necesitan en cada momento» y por supuesto, «no tiene por qué ser una solución grande». Más bien al contrario, para el representante de HP, «a la pyme hay que ir con una solución poco ambiciosa, que incluya dispositivos de captura muy baratos, que aprovechen las soluciones que ofrecen nuevas tecnologías como el cloud computing».
La gestión documental se sube a la nube
Precisamente el cloud computing o las aplicaciones SaaS están convirtiéndose en claros protagonistas de la gestión documental no ya del futuro, sino del presente. Para Antonio Ramírez, por ejemplo, resulta evidente que «la gestión documental en el ámbito de las pymes, va a ser un servicio. De otra forma las pequeñas empresas se enfrentan a una tecnología que no pueden pagar pero que necesitan».
De la misma opinión es Marco Aurelio Losas, que indica que como el coste de una solución compleja de gestión documental no puede recaer sobre las pymes, «tiene que hacerlo sobre las empresas desarrolladoras, que a su vez, vendan estos servicios a las pequeñas empresas por una tarifa (SaaS)»
Eso sí, tal y como recalca el representante de Canon, «que una pyme no pague demasiado a su proveedor de servicios de gestión documental, no puede implicar que se descuiden temas tan importantes como la seguridad, la movilidad (tablets, smartphones) o la flexibilidad (teniendo en cuenta el perfil tecnológico de la empresa a la que vendemos el servicio)».
Como hemos apuntado en otros Debates MC, el perfil tecnológico de las empresas puede ser determinante a la hora de escoger este tipo de solución, que debe adaptarse lo más posible a sus necesidades. En este sentido Julio Olivares indica que «tradicionalmente la pyme española no ha tenido una informatización demasiado alta. Hace poco que se está moviendo en esa dirección pero claro, ahora está pagando las consecuencias. Nos encontramos con un mercado de pymes poco competitivas, que apenas salen al exterior. Eso tiene que cambiar».
El presidente de DocPath indica además que junto al cloud, la gestión documental también pasa por el desarrollo de «nuevas interfaces de usuario, que se adapten a cómo ven nuestros clientes las cosas y que apuesten por la sencillez» y resalta la sencillez del iPhone o incluso de las consolas de juegos como punto de partida hacia una interfaz «más humana».
De esta sencillez también habla Rubén Lirio, quien además se lamenta de que las empresas que se dedican a la gestión documental, son poco ambiciosas. «Con la tecnología que tenemos, deberíamos poder ofrecer soluciones capaces de identificar cualquier clase de documento. Soluciones que al escanear, superan si estamos introduciendo un contrato, una factura o cualquier otro. Debemos poder ofrecer esta tecnología a las pymes, como un servicio». Lirio insiste en que el futuro de la gestión documental pasa por supuesto por el SaaS, pero unido a las tecnologías semánticas que facilitan todo el proceso.
Finalmente, abundando en la gestión de nuestros documentos en la nube, Antonio Ramírez ironiza y afirma que hay que definir muy bien las reglas del juego cuando hablamos del cloud porque » tampoco va a ser la solución si simplemente se convierte en un Dropbox o en un Google Docs». La nube asegura, «no puede ser simplemente un espacio en el que guardar, sino que tiene que ser capaz y además, tiene que integrar el concepto de lo social. Más allá de la integración con un ERP, tiene que permitir que la información esté disponible para el entorno de personas que necesitan acceder a la misma».
La Administración como impulsora de la gestión documental
Las empresas se ven obligadas a realizar cada vez más trámites con la Administración empleando medios telemáticos y como consecuencia, impulsa la gestión documental en las pymes. Hasta tal punto resulta importante el papel que juega la Administración en este campo, que protagoniza buena parte de nuestra mesa de debate.
Para Julio Olivares, el papel impositivo que ejerce la Administración sobre las empresas va a ser un motor de cambio. «Nos guste o no nos guste» indica «la Administración juega un papel importante para impulsar normativas que de alguna forma obligan a las empresas a trabajar de una forma determinada».
Este papel coercitivo de la Administración también es defendido por Francisco Gil, que opina que de esta forma se abren puertas para los desarrolladores de este tipo de soluciones. Comenta que «toda la normativa aplicada a la documentación electrónica constituye un factor importante y el hecho que se pidan determinadas cosas desde la Administración, supone un valor añadido para este tipo de soluciones». Sin embargo y a su juicio, todavía queda mucho por hacer en este terreno como por ejemplo, «unificar criterios».
Frente a ellos, Marco Aurelio Losas afirma que «la legislación debería ser un facilitador pero no un impositor» y añade que el el verdadero valor de la gestión documental para las pymes «tiene más que ver como las pymes pueden ir prescindiendo del papel, cómo pueden ahorrar».
De la misma opinión se muestra Jesús Cabañas, al afirmar que «la normativa legal debe ser un acicate porque en realidad, las pymes lo que quieren es ser rentables, y el principal elemento que se pone en valor es el ahorro de costes». En esta idea insiste también Melchor Sanz al resaltar que la pyme lo que necesita es ahorrar. «Cuando consiga esto (ahorrar) podremos hablar de eficiencia, de productividad, de retorno de la inversión…o ahorran pudiendo hacer su trabajo o dejan de hacer su trabajo» exclama el representante de HP.
Frente a estas opiniones se escucha la voz discordante de Rubén Lirio que afirma que «es un fallo vender de cara al ahorro. Creo que hay que vender de cara a que las empresas pueden ganar más. Hay que dar un valor añadido. Ser ambiciosos».
En cualquier caso, como recuerda Juan Pedro Pérez Losana, tal vez es cierto que las empresas de gestión documental no han sabido trasladar a las pymes el valor que pueden encontrar en este tipo de soluciones e indica que «si llevamos tantos años dedicándonos a esto y no hemos sabido hacerles ver dónde se encuentra el valor de la gestión documental es que tal vez hemos hecho algo mal, tal vez no hemos sabido hacerles ver dónde se encuentra el ahorro«. Y es que como sucede en tantas áreas tecnológicas y como apostilla finalmente Roland Ruiz, «a veces hacemos difícil lo fácil».
