El formato PDF se ha convertido en un estándar en el mundo de las empresas. Este formato de impresión (ya sea en pantalla, ya sea en nuestra impresora) triunfa por su universalidad, porque es capaz de ser leído en casi cualquier plataforma y porque un gran número de aplicaciones (además de la que proporciona Adobe) son capaces de trabajar con él.
También se argumenta que PDF es uno de los formatos de archivo que más hace (si queremos) por salvaguardar nuestra seguridad y la privacidad de nuestros datos. Esto lo convierte también en uno de los más atacados y muchos dicen que vulnerables, ya que se han utilizado incluso para infectar otros equipos.
Y sin embargo, en el 95% de los casos, que nuestra empresa gestione la mayor parte de su información utilizando el formato PDF es una buena decisión. Veamos algunas claves que nos pueden ayudar a mejorar la seguridad de nuestros datos.
1. Contraseñas y Claves públicas
Toda la seguridad se un archivo PDF se basa en su sistema de cifrado, pero la forma en que accedemos al mismo puede variar en función de nuestras necesidades.
Muchas empresas suelen «conformarse» con proteger sus archivos PDF con contraseña, aplicándolo a documentación sensible como por ejemplo, son las nóminas. Por supuesto esto es más seguro que no proteger el documento pero esta información es susceptible de ser interceptada por un tercero.
Una forma más segura de proteger el documento es utilizando «Claves públicas» basadas en la gestión de identidades de la empresa, de modo que únicamente el receptor autorizado de un documento pueda tener acceso al mismo.
2. Protección anti-impresión
Algo que seguramente muchas personas no saben es que el hecho de que un documento esté protegido por una clave simple, no le impide de forma automática el poder ser impreso.
Esto es así porque hasta hace no tantos años, para imprimir un documento del tipo que fuese, necesitábamos abrirlo antes en un ordenador y es aquí donde entraba en juego la contraseña. Sin embargo, casi todas las impresoras modernas ofrecen un puerto USB desde el cual imprimir directamente un PDF y desde luego, una simple contraseña no va a impedir esta impresión.
Si queremos añadir por lo tanto una capa de seguridad, deberemos especificar en el momento de creación del documento, que denegamos los permisos de impresión.
3. Dificultando la copia del contenido
Puede que nos interese que una documentación en PDF sea accesible para casi todo el mundo, pero a la vez puede que no nos interese que su contenido sea copiado y reproducido de forma sencilla.
Si es así, podemos determinar que el usuario pueda leer el texto, pero no copiarlo y pegarlo (lo cual puede ser útil en documentos largos). Es más, podemos determinar no sólo que no pueda imprimirlo, sino optar por una capa intermedia en la cual la impresión es posible pero sólo en calidad borrador. Por último también podemos impedir que el documento sea renombrado, copiado o guardado con otro formato.
Todo medidas para prevenir la copia y para que si el que lo abre realmente está tan interesado en copiar su contenido, deba hacerlo completamente a mano.
4. La seguridad del PDF, en entredicho
Con todo, como hemos comentado al principio del artículo, la seguridad del archivo PDF dista de ser perfecta. Si alguien consigue abrir el documento siempre puede hacer capturas de pantalla a las que aplicar una herramienta OCR y existen incluso aplicaciones on-line cuyo objetivo es eliminar determinadas barreras de seguridad en estos archivos.
No obstante, si actuamos con precaución, sin duda podremos mantener a raya a más del 90% de los «curiosos».
