Ahorrar. Es el gran mantra que muchas empresas tienen que recitar una y otra vez si quieren sobrevivir. Hay muchas foras de hacerlo y en MuyPymes, no es la primera vez que abordamos este tema. Y sin embargo, creemos que en la mayoría de las pequeñas empresas, todavía queda mucho camino por recorrer. Que se puede hacer mucho más para pagar menos. Hoy queremos repasar los siguientes puntos:
Telefonía
Actualmente el panorama español telefonía y telecomunicaciones está muy diversificado, por lo que no es difícil que encontremos una oferta que se adapte a nuestras necesidades. No obstante, si vivimos en una ciudad que tenga una buena infraestructura de Red, puede que nos resulte interesante optar por una solución de comunicaciones unificadas que entre otras cosas, incluya VoIP.
Es cierto que instalar este tipo de soluciones supone una inversión previa y que no es para todas las empresas. Pero también lo es que el ahorro de costes es bastante significativo, especialmente en aquellos negocios en los que el teléfono es una de las armas comerciales de venta.
Reduce la huella energética de tus equipos
Tanto los portátiles como los tablets, tienen un consumo energético muy inferior a los ordenadores de sobremesa. Es más, cualquier portátil de gama media de los que actualmente se comercializan en el mercado, seguramente será mucho más potente que cualquiera de los antiguos ordenadores de sobremesa que mantenemos en nuestras instalaciones.
Nuestro consejo: cada vez que se estropee una de nuestras «torres» en vez de repararla, optemos por sustituirla por un portátil. En un primer momento puede que la operación no salga más cara, pero es algo que vamos a acabar apreciando a medio y largo plazo.
Política de eficiencia energética
Si queremos ahorrar en la factura de luz de nuestra empresa, necesitaremos una política de eficiencia energética que se aplique y cumplan todos nuestros empleados. No basta con cambiar las luces por otras de bajo consumo.
Es importante apagar siempre las luces en las salas en las que no hay nadie, apagar completamente los equipos al finalizar cada jornada (no vale con dejar los equipos en stand-by) y si tenemos voluntad y dinero suficiente, apostar por sistemas integrados que optimicen nuestro gasto energético en áreas como la climatización de nuestra oficina.
Acaba con el uso innecesario de las impresoras
Un uso responsable de nuestros equipos de impresión pasa por establecer un sistema de gestión documental. Si vamos a comprar nuevos equipos, puede que lo que más nos interese sean las ofertas de pago por uso que últimamente se han puesto de moda. De esta forma, no sólo pagamos exclusivamente por lo que imprimimos, sino que este tipo de contratos suele incluir el mantenimiento y la reparación de nuestros equipos.
Además, muchos fabricantes ponen a nuestro disposición software que nos permite controlar la cola de impresión, determinando quién puede imprimir, cuántas copias se pueden imprimir a la semana/mes, etc. Resulta también recomendable concienciar a la plantilla de la empresa para que la impresión sea a doble cara, se apueste por el modo borrador e incluso por fuentes tipográficas que consumen menos tinta.
Controla los gastos de envío
Si nuestra empresa apuesta por el comercio electrónico, puede ser interesante apostar por soluciones integradas proporcionadas por operadores de logística. En muchos casos estas soluciones incluyen tanto el transporte de mercancías, como la implementación de nuestra tienda on-line, en soluciones llave en mano que suelen estar muy adaptadas a las necesidades de las pequeñas empresas.
Si realizamos envíos puntuales, una buena política pasa por revisar las ofertas del mercado cada año. En determinadas fechas podemos optar a buenos descuentos por volumen de envíos y si no queremos cambiar de proveedor, es fácil recibir una contra oferta cuando tenemos todos los datos en la mano.
Outsourcing
Con la llegada a España de portales como Freelancer o ProjectLinkr, cada vez resulta más sencillo que las pequeñas empresas puedan externalizar tareas que no forman parte de su negocio principal.
Tareas como la creación de contenidos para su página web, el diseño de proyectos on-line, programación, comunicación corporativa, etc. pueden externalizarse con faciliad, por no hablar de otras como la gestión TI o incluso de RRHH que cada vez tiene más sentido que no sean asumidas por las microempresas.
Compartir recursos
Una buena forma de ahorrar costes puede ser la de aplicar la filosofía de un vivero de empresas, o la de un centro de co-working, a nuestra propia empresa. ¿Cómo? Si en nuestro edificio compartimos espacio con otras empresas y mantenemos una buena relación de vecindad, podemos llegar a acuerdos en muchas áreas como mensajería (vista antes), promociones para nuestros clientes, intercambio de publicidad, etc.
