No tener casi papeles supone un gran paso, no sólo para la ecología, también para mantener el orden en tu negocio, y el espacio. Además de ahorrar dinero en papel, en tinta, en fotocopiadoras, máquinas de fax, entre otros aparatos, muchas empresas han notado un enorme aumento de la eficiencia de los empleados también.
Roma no se construyó en un día, y un negocio sin papeles tampoco. Debido a que los viejos hábitos tardan en morir, probablemente a tus empleados les llevará algún tiempo limpiar el desorden de papel y cambiar las carpetas de anillas por los documentos digitales. Aquí os dejamos seis pasos creativos que ayudarán con el proceso.
1. Empieza por lo simple
Empieza eliminando el desorden de papel. Comprueba qué papeles de los que conservas merecen ser tirados, triturados y reciclados. A continuación, cancela las suscripciones no deseadas a boletines y revistas y ve mentalizando a tus empleados de que tendrán que familiarizarse con los documentos y archivos digitales.
2. Escanea lo más importante
Para lograr el objetivo de tener una oficina sin papeles, necesitarás hacer copias digitales de todos tus documentos actuales, por lo menos de aquellos que quieras conservar. Asigna funciones de escaneo a un empleado o contrata a alguien para que lo haga. Además de la digitalización de documentos antiguos, escanea los documentos nuevos que entren en la oficina, tales como órdenes de compra, facturas, cartas, etc. Guarda las copias digitales y tritura o reciclar los originales.
3. Crea copias de seguridad
Que tu ordenador se infecte puede ser toda una pesadilla si es que no has hecho una copia de seguridad de tus documentos. Este paso es obligatorio, sobre todo teniendo en cuenta que el cibercrimen ha aumentado mucho en la pequeña y mediana empresa. Haz, por tanto, una copia de seguridad de todas las copias digitales en un disco duro externo, un servicio de buckup online o un sistema de archivos basado en la nube. Cuando todos los documentos estén a salvo, no habrá necesidad de guardar los de papel. El siguiente paso es buscar un software de gestión de documentos.
4. Cuentas online
Muchos bancos ofrecen cuentas online y, a menudo, dan beneficios adicionales para los clientes que gestionan sus cuentas de este modo. Vigilar tus fiananzas así, hará que tus pagos se hagan mucho más rápido y sean más fáciles de rastrear. La mayoría de los bancos ofrecen un servicio de pago de facturas online, utilizándolo gastarás menos dinero en sobres y en mensajería.
5. Paga a clientes y empleados electrónicamente
Muchos de los sistemas online permiten a las empresas de cualquier tamaño que creen facturas electrónicas y cobren los pagos. Varias aplicaciones móviles, incluso, permiten aceptar pagos con tarjeta de crédito del cliente con un dispositivo móvil. Recibe un correo electrónico para visualizar el pago en lugar de imprimirlo. Esto mismo hazlo con tus empleados a la hora de pagarles.
6. Limita el uso de impresoras y faxes
Las nuevas tecnologías están avanzando constantemente para que eliminemos de nuestra vida la necesidad de tener impresoras, escáneres y máquinas de fax. Adjunta en tus correos documentos PDF en vez de imprimirlos y enviarlos por fax. Evita hacer impresiones de las reuniones. En su lugar, utiliza un programa para compartir tu pantalla o correo electrónico. También puedes hacer una copia de los documentos y mandarlos a los asistentes como un PDF adjunto en un correo antes de la reunión. Los archivos PDF se pueden ver fácilmente en cualquier smartphone, tablet u ordenador con el software adecuado.
Las impresoras y máquinas de fax son muy utilizadas para obtener una autorización o una firma de aprobación. Cambia esto por un programa, lo que te permitirá obtener las firmas que necesitas sin tener que imprimir el documento. Dependiendo del programa, obtendrás las firmas de aprobación a través de cualquier ordenador o dispositivo móvil.
Además, programas como Adobe EchoSign guardarán automáticamente y archivarán cada documento firmado, logrando que puedas recuperarlo siempre que quieras y no puedas perderlo.
La tecnología actual ha dado grandes pasos hacia la mejora de la forma en que las empresas hacen negocios, incluyendo la capacidad de trabajar sin papeles. Recuerda, cualquier pequeño paso que des a tener un negocio sin papeles, significa hoy un mañana más verde.
