Hace unos días comparábamos Microsoft OneNote y Evernote como las dos grande alternativas con las que gestionar nuestras notas y mejorar nuestra productividad. Nos dejábamos fuera del tintero a Google Drive, una herramienta que como veremos a continuación, puede competir en igualdad de condiciones con las otras dos. Google Drive es algo más que un espacio en el que guardar nuestros documentos y os vamos a contar cómo podemos exprimirlo al máximo.
Google Keep como bandeja de entrada
Presentado hace un año, algunos medios quisieron ver Keep como la respuesta de Google frente al fenómeno Evernote. Sin embargo Keep más que una solución de gestión de nuestras como tal, es más bien un punto de partida, un cajón desastre en el que capturar notas con las que trabajar más tarde.
La sencillez con la que se captura y clasifica la información (especialmente desde los terminales Android) la convierten en un instrumento perfecto para almacenar todos esos elementos que se «cruzan con nosotros» en nuestro día a día pudiéndolos organizar además de una forma muy visual, mostrándosenos la información de una forma muy similar a herramientas como Pinterest.
A la hora de capturar información que encontramos en la web, contamos con la extensión «Guardar en Google Drive», con la que podemos guardar imágenes y documentos de forma instantánea y que además, recientemente se ha integrado en Gmail, por lo que cualquier documento adjunto que aterrice en nuestra bandeja de entrada, puede ser trasladado a Google Drive con sencillez.
Creando documentos
Una de las grandes ventajas de Google Drive frente a sus competidores es que a diferencia de estos, Google sí que tiene grandes herramientas a la hora de crear documentos, hojas de cálculo, formularios, presentaciones e incluso dibujos, todo ello en un marco de colaboración con otras personas que pueden modificar documentos y aportar sus ideas.
Una aplicación como «Dibujo» puede ser por ejemplo una forma de crear mapas mentales y representar ideas que previamente hemos capturado en Google Keep, que podemos utilizar además para organizar nuestras tareas y establecer recordatorios basados tanto en fecha y hora, como en localización.
Otra de sus ventajas es sus puntos fuertes es que dispone de un amplio catálogo de plantillas. ¿Algunas de las que podemos enfocar hacia nuestra productividad personal? Scrumboard para representar esquemas Scrum, Critical para ayudarnos en el proceso de toma de decisiones, o Lean Business Model Canvas para el análisis de modelos de negocio o gestión de problemas complejos.
Integrando servicios de terceros
Como muchos sabrán, Google Drive permite que otras aplicaciones on-line se conecten con la nube de Google. Para el usuario esto es cómodo ya que desde un espacio centralizado puede acceder a los documentos que ha creado con otras aplicaciones, o crear nuevos directamente desde Drive.
Algunas de las apps que más se benefician de esta integración y que redundan en una mejora de nuestra productividad son MindMup para crear nuestros mapas mentales o Concept Board servicio que nos permite crear pizarras colaborativas en las que podemos trabajar con los miembros de nuestro equipo y rescatar más tarde desde Google Drive.
Además herramientas como Pixlr Editor nos permite almacenar nuestras imágenes en Drive o viceversa, editar una imagen de las que hayamos almacenado sin necesidad de descargarla previamente a nuestro disco duro, Wevideo hace lo propio con los vídeos, LucidChart con los esquemas y gráficos jerárquicos, Awesome Screenshot con nuestras capturas de pantalla, HeapNote para nuestros proyectos y así, un amplio etc.
Nuestro flujo de trabajo
El flujo de trabajo que mantengamos en Google Drive dependerá en buena medida de nuestras necesidades, pero uno que funciona en muchos casos, podría ser el siguiente:
- Recopilar las ideas iniciales con Google Keep
Una vez capturadas, crea un documento en que puedas plasmarlas o ampliar la información que necesites en base a a las mismas.Comparte ese documento con los colaboradores que quieres que te
echen una mano en ese proyecto.
- Crea un formulario y envíalo a todos los colaboradores para que puedan votar sobre el proceso de decisiones que se vayan a tomarUtiliza un dibujo, un mapa mental o otra aplicación para trabajar sobre el concepto que ha sido escogido.
Como hemos comprobado Drive nos ofrece de forma gratuita, casi todas las herramientas que necesitamos para ser más productivos, compitiendo casi en igualdad de condiciones con otras más profesionales.
