Domingo , 4 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Windows Phone 8.1: cómo conseguir una oficina sin papel

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    Una de las grandes ventajas de Windows Phone, es que gracias a la calidad de la cámara que integran terminales como el Nokia Lumia 925, el Nokia Lumia 1020 y en general la gama intermedia y alta de Nokia, los usuarios de estos terminales tienen en su mano un gran dispositivo para avanzar hacia la oficina sin papel. Como veremos  a continuación, Windows Phone 8.1 dispone además de un buen número de aplicaciones que nos pueden ayudar en nuestro propósito, a conseguir que en nuestra empresa tengamos el menor número de papeles archivados o sobre la mesa.

    Escaneando documentos y recibos

    Si vamos a tomarnos en serio el ir hacia una oficina sin papel, una buena idea es contar en nuestra oficina o escritorio un espacio adecuado y preparado para el “escaseo” de recibos, tickets, documentos, etc. Sin irnos a soluciones sofisticadas, sí que nos va a resultar muy útil contar con un espacio blanco, construido en cartón y un “atril” que pueda servirnos para apoyar la cámara. ¿Por qué?

    Porque de esta forma nos ahorraremos un precioso tiempo a la hora de realizar las imágenes, el fondo y las condiciones de iluminación serán comunes y además, mejoraremos la capacidad OCR de nuestro terminal a la hora de reconocer los textos, mejorando bien su transcripción, bien que resulten reconocibles y sujetos de búsqueda para los distintos programas.  En Amazon podemos conseguir uno de estos pequeños estudios por menos de 40 euros. Aunque también y tal y como nos indican en Makeuseof, podemos construirnos el nuestro sin demasiadas dificultades. 

    A partir de aquí, lo más sencillo es que empecemos a fotografiar nuestros documentos con la propia app de cámara que viene reinstalada. Si activamos el modo Pro en Lumia, podremos controlar fácilmente valores como la exposición, balance de blancos y otros elementos técnicos y crear un set que utilicemos cada vez que queramos escanear documentos.  Por defecto todas las imágenes que tomemos se subirán automáticamente a nuestro espacio en OneDrive y de ahí a nuestro equipo si tenemos el cliente de escritorio instalado.

    OCR con OneNote

    Como vimos en nuestra comparativa entre Evernote y OneNote, ambas aplicaciones tienen capacidad OCR para escanear documentos y están disponibles para Windows Phone. Sin embargo por ser una app que pre instalada en nuestro terminal y por su mayor integración el resto del sistema operativo, recomendaremos en este caso el uso de OneNote, teniendo además el plus añadido de que no necesitaremos contar con una cuentan premium para poder disfrutar de su función OCR (sí la necesitaremos en el caso de Evernote).

    En este caso la imagen la podemos tomar desde la misma cámara de OneNote o bien adjuntar la imagen que hemos tomado previamente. En cualquier caso, contaremos con la ventaja de poder trabajar directamente en nuestra aplicación OneNote de escritorio, gratuita tanto para Windows como para Mac OS X.

    OCR más rápido con Bing

    El OCR que producen herramientas como OneNote, Evernote y otras nos permite buscar texto dentro de nuestro documento, pero no editarlo, seleccionarlo o modificarlo. Algo que curiosamente sí podemos hacer con una pequeña aplicación que muchos pasan por alto: Bing Vision. 

    Integrada como una Lens más de nuestra cámara, Bing Vision puede traducir el texto que capta nuestro terminal, a otro idioma. Pero si queremos, también puede extraer el texto original y almacenarlo en el portapapeles del teléfono. Posteriormente, podremos pegar ese texto en una nota de OneNote, en nuestro correo electrónico o donde queramos.

    Apps dedicadas

    Además de las aplicaciones que vienen de serie con nuestro terminal Windows Phone, en la Windows Phone App Store podemos encontrar Apps dedicadas exclusivamente a nuestros propósitos paperless. Haciendo una pequeña selección, os recomendamos las siguientes Apps:

    CamScanner: CamScanner es probablemente la mejor  herramienta con la que podemos trabajar. Nos permite escanear documentos en lotes, recortar los documentos y mejorar la calidad de la imagen tomada. Además podemos crear colecciones, exportar los documentos a PDF y compartirlos a través de OneNote.

    Camcard:  Camcard es en filosofía y experiencia de usuario, muy similar a CamScanner, con la salvedad de que está adaptada a escanear tarjetas de visita. En este caso no sólo copia las imágenes, sino que también es capaz de extraer los datos necesarios e incorporarlos a nuestra libreta de direcciones, creando un contacto nuevo por cada tarjeta escaneada.

    OfficeLens:  Publicada por Microsoft, Office Lens es el compañero perfecto de OneNote. Pensada para escanear todo tipo de documentos, también tiene un modo especial para capturar pizarras. Todas las imágenes capturadas se nos muestran de forma automática en OneNote.

    Elimina la necesidad de papel

    Por supuesto, la oficina sin papel no nace únicamente de nuestro empeño por escanear y destruir papel, sino también por dejar de producirlo. Puestos a acabar con el papel en nuestra oficina, tenemos alternativas que vienen empaquetadas en forma de App. Con Zinio por ejemplo, podemos gestionar la suscripción a nuestras revistas.  Kindle puede hacer algo similar con nuestros libros y una gran aplicación como DocuSign, nos va a ayudar a firmar todo tipo de documentos sin necesidad de imprimirlo antes. Como veis, las posibilidades son amplísimas. Sólo es cuestión de tener voluntad.

    Imagen: Shutterstock

     

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    • Fuensanta Martínez

      Creo sinceramente que no hace falta recurrir a diferentes herramientas
      para conseguir una verdadera oficina sin papeles. Para la gestión de la
      documentación empresarial existe diferentes software de gestión
      documental que implican todas estas herramientas en una. Es el caso de
      OpenKM, donde puedes gestionar tus documentos, escanearlos, crear
      relaciones con el personal de la empresa, crear workflows, etc. Para más
      información podéis acceder aqui: http://www.openkm.com. Un saludo

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