Lunes , 5 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Google y tu empresa (III): Google Drive

    Google y tu empresa (III): Google Drive

    El 24 de abril de 2012 Google sorprendió con un nuevo servicio que llegaba para remplazar a Google Docs, hablamos de Google Drive, una evolución bastante interesante del anterior para seguir almacenando contenidos. Aunque Google Docs también funcionaba en la nube, lo que aporta Drive es que podemos descargarnos e instalar una aplicación que añade una carpeta en el disco duro de nuestro ordenador. Todos los archivos que teníamos en Docs se nos descargaron a esta carpeta y los archivos que añadimos desde nuestro ordenador a esta carpeta se subían a Drive.

    Con el lanzamiento de Google Drive, Google aumentó el espacio de almacenamiento de Gmail a 10 GB; hoy en día dicho espacio está unificado a 15 GB y se comparte entre los dos servicios a libre elección del usuario.

    Las novedades destacadas en su lanzamiento fueron:

    • Ampliación del almacenamiento gratuito de 1 GB a 5 y posteriormente 30 GB.
    • Capacidad de sincronización de archivos con el PC, y visualización mejorada de documentos de Google fuera de línea.
    • Cambios en la barra lateral de navegación.

    Frente a Docs, el nuevo Drive permitía mover y eliminar documentos de Google sin estar conectado a Internet. Al conectarse, Drive reflejaba estos cambios en la nube. Incluso es posible recuperar documentos Google de la papelera del PC.

    El sistema de sincronización de archivos permite al usuario:

    • Editar sus archivos en el PC y tenerlos disponibles en la nube
    • Contar con respaldo automático
    • Contar con un control de versiones, pudiendo acceder a versiones anteriores de un archivo después de ser modificado
    • Realizar subidas o bajadas masivas de archivos, respetando la estructura de carpetas

    Google Drive VS Dropbox

    Uno de los máximos rivales de Drive es Dropbox. Hasta la fecha, Dropbox ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito frente a los 5 GB con lo que ha empezado Google Drive. Fuera de esta gratuidad, Dropbox cobra 7,5 euros por 50 GB y con Google Drive, esta cantidad de GB es posible a la mitad de precio (25 GB por 1,8 euros). Por otro lado, la capacidad máxima de almacenamiento de Dropbox es de 1 TB mientras que Google Drive ofrece hasta 16 TB.

    Sin embargo, Drive pone límites al tamaño máximo de los archivos que subimos, 10 GB, mientras que en Dropbox es ilimitado. En cuanto a con qué sistemas puede trabajar, Dropbox nació como una aplicación universal luego puede funcionar con cualquier ordenador (incluidos los que utilizan Linux) y con los sistemas operativos para smartphones iOS, Android y BlackBerry. En el caso de Google Drive, no trabaja con Linux y de momento, solo con Android en los dispositivos móviles (parece que llegará pronto para iOS).

    Es decir, que Dropbox tiene la particularidad de ser universal, compatible con casi todo y no enfocado a un sistema concreto. Google Drive, de momento, es más práctico si vas a acceder a la nube a través del navegador y sobre todo, si trabajas con Google Docs y necesitas mayor integración de los productos “Google”.

    Google Drive para empresas

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    Google siempre quiere que todos sus productos tengan un apartado específico para empresas. Este año en la conferencia para desarrolladores que todos los años la compañía celebra, el popular Google I/O, han presentado Google Drive for Work, un complemento premium para Google Drive en Google Apps que permitirá a las empresas obtener, entre otras cosas, almacenamiento ilimitado de archivos en su nube.

    El servicio Drive for Work, permite un almacenamiento de información en la nube sin topes, pero con un volumen máximo por unidad archivada, sin límite de ellas, de hasta cinco terabytes (como un vídeo de la más alta definición). Asimismo este servicio, con un precio de ocho euros al mes por usuario (empresa o autónomo), permite la edición y lectura de ficheros de Microsof Office (Excel, Word, PowerPoint) en dispositivos móviles, además de los tradicionales formatos nativos de Google.

    Incluye también una versión nueva de todas las aplicaciones de Google Drive, más rápidas y fáciles de usar, que permiten imprimir directamente desde móviles o tabletas (Android y Apple). También es posible con esta solución acceder a documentos incluidos anteriormente en “la nube” sin necesidad de estar conectado a Internet.

    Google Drive para móviles

    Las aplicaciones para móviles Android e iOS proporcionan acceso inmediato a Google Drive. Puedes usar estas aplicaciones para encontrar tus archivos y abrirlos, compartirlos, destacarlos o realizar cualquier acción que te permita Google Drive online.
    Tienes que habilitar Google Drive en tu dominio y en tu cuenta de Google Apps para que la aplicación Google Drive para móviles funcione.

    Google Drive para Android: puedes encontrar la aplicación Google Drive para dispositivos Android 2.2 o superior en Google Play Store. Ten en cuenta que si ya tienes la aplicación de Google Docs para Android, esta seguirá funcionando como siempre hasta que habilites Google Drive en tu cuenta. La aplicación Google Docs para Android pasará a llamarse Google Drive. Si ya tienes la aplicación Google Docs y, a continuación, descargas la aplicación Google Drive, contarás con dos accesos directos a la aplicación Google Drive; uno llamado Google Docs, y otro Google Drive.

    Google Drive para iOS: puedes encontrar la aplicación Google Drive para dispositivos con iOS 4.3 o superior en la tienda Apps Store de iTunes. En estos momentos, la aplicación solo se encuentra disponible en inglés.

    Para obtener más información, consulta la ayuda para usuarios de Google Drive en tu dispositivo móvil.

    Algunos trucos de Drive que quizá no conocías

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    Drive, como todos los servicios de Google, tiene una serie de trucos para poder acceder más fácilmente a sus funciones. Por ejemplo, puedes buscar en Gmail y Drive al mismo tiempo, facilitándote el trabajo. Para ello, haz clic en el botón con forma de herramienta que encontrarás en la parte superior a la derecha. Se encuentra justo debajo de tu foto de usuario de Google Plus. Después, selecciona “Configuración“. Ahora haz clic en “Labs” y habilita la opción de “Búsqueda en Google Apps”.

    Por otro lado, a veces buscar documentos en Google Drive puede ser más difícil de lo que parece. En ocasiones, nos acordamos del nombre de la persona que compartió el archivo con nosotros, pero no del nombre del documento. Esto puede ser un problema más frecuente de lo que parece si trabajamos con varias personas en un mismo documento.

    ¿Cómo solucionarlo? Es muy sencillo, deberemos hacer clic en “Contenido compartido” (en la columna de la izquierda) y después buscar el nombre de la persona que compartió el documento con nosotros.

    Una de las opciones más desconocidas de Google Drive es la opción de crear formularios. Puedes crear un formulario en Google Drive haciendo clic en Crear y seleccionar la opción de formulario.. Podrás crear un formulario muy completo con multitud de campos y opciones. De hecho, podrás elegir el diseño que tendrá posteriormente y compartir el enlace en redes sociales.

    Las respuestas se almacenarán automáticamente en un Excel que se guardará en tu cuenta de Google Drive. Como podéis comprobar, podemos elegir el diseño final de nuestro formulario.

    Si quieres acceder a tus documentos de Google Drive cuando no dispongas de conexión, sigue este pequeño tutorial que Google facilita.

    Además, los atajos de teclado pueden ser muy útiles para realizar tareas con un sólo clic. Google Drive facilita una lista de atajos de teclado para su plataforma que te pueden ser muy útiles.

    Por último, puede que tengas que trabajar con personas que no están muy familiarizadas con Google Drive y que prefieran utilizar Microsoft Office. Puedes utilizar la aplicación de Quickoffice para iOS y para Android. Con ella puedes crear y editar documentos Office, pero también puede traspasarlos a tu cuenta de Google Drive.

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