Miércoles , 7 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Gestión documental en servidores cloud

    gestion-documental

    La gestión documental tiene muchas ventajas para las pequeñas empresas: permite avanzar hacia la oficina sin papel, establece prácticas de colaboración dentro de la empresa, ahorra espacio y al integrarse en los programas de gestión de la empresa permite que la organización sea mucho más eficiente y productiva.

    Si bien ha funcionado razonablemente bien en un escenario de oficina tradicional, la irrupción de tecnologías como movilidad y cloud computing han convertido en pocos años la gestión documental “on premise” en una opción un tanto obsoleta si tenemos en cuenta las ventajas que ofrece la gestión documental cloud.

    ¿De qué ventajas hablamos? De la posibilidad para las empresas de disponer de almacenamiento ilimitado para sus documentos, nuevas posibilidades para acceder la información desde distintos dispositivos y mayores posibilidades a la hora de compartir documentos, tanto de forma privada como si es necesario (marketing, presentaciones, etc.) de forma social.

     Gestión documental como servicio

    La apuesta pues por la gestión documental cloud ha provocado el nacimiento de la gestión documental como servicio en la que han conseguido destacar tanto proveedores de software (Openkm, Alfresco, Google, Microsoft, etc.) como de hardware, en el que empresas como HP o Fujitsu  integran soluciones de gestión documental desde el punto de entrada del documento (escáneres, equipos multifunción, smartphones, etc.).

    La ventaja de este tipo de oferta es que podemos acceder a soluciones de pago por uso en las que si nuestra casuística se adapta a la plataforma, vamos a poder sacar el máximo partido a la gestión documental a un precio más que razonable.

    No obstante, en determinados escenarios puede que la empresa todo lo que necesite sea un repositorio documental y que por lo tanto, soluciones de gestión documental pura le vengan un tanto grandes. Y en estos casos dos son las posibilidades: u opta por un servicio tipo Dropbox/OneDrive ateniéndose a sus limitaciones de espacio/precio o apuesta por una parametrización propia en servidores cloud.

    Arsys CloudBuilder y Owncloud

    Si optamos por la segunda opción, necesitaremos dos elementos fundamentales: una  solución de software y una plataforma cloud que pueda ajustarse a nuestras necesidades de gestión documental.

    Como solución, nuestra recomendación es OwnCloud, un desarrollo open source que podemos instalar en cualquier servidor y que nos permite desplegar la “nube” de nuestra empresa sin depender de ninguna empresa externa.

    De esta forma podemos almacenar todo lo que queramos y tener un control total sobre los datos que guardamos. Es por así decirlo, una nube privada como la que usan muchas grandes empresas, sólo que a una escala inferior y muy parametrizable toda vez que su carácter open-source,  ya ha dado lugar al desarrollo de decenas de módulos y aplicaciones que podemos integrar, de la misma forma que podemos desarrollar los propios.

    En cuanto al servidor, la apuesta por una plataforma cloud como Arsys  CloudBuilder es clara, ya que en primer lugar vamos a poder escalar siempre que lo deseemos, es decir el espacio nunca va a ser un problema. En segundo término, vamos a garantizarnos que todo lo que almacenamos se mantiene seguro y que incluso si almacenamos información relativa a nuestros clientes, empresas externas, etc. cumplimos con la LOPD desde el momento que todos sus servidores están en España.

    Otras ventajas que tenemos al apostar por Arsys CloudBuilder es que podemos utilizar OwnCloud en paralelo a cualquier otra solución cloud con la que queramos trabajar, podemos clonar, copiar y eliminar servidores con un clic, o acceder a copias de seguridad inmediatas de la información que almacenamos.

    Si quieres darle una oportunidad, puedes probar Arsys CloudBuilder de forma gratuita haciendo uso de su demo online desde este enlace.

    También te gustará

    negocios-saludables

    La rentabilidad del bienestar: Negocios ‘eco’ y ‘healthy’ hacen caja

    La cesta de la compra la componen productos ‘probióticos’ y se consumen frutas y hortalizas …

    • Fuensanta Martínez

      Hola,

      Estoy de acuerdo en que el ahorro en coste y tiempo es primordial para las empresas a la hora de la gestión documental.

      Pero existe un problema de fondo y es la falta de DMS eficaces e
      intuitivos que orienten al cliente. OpenKM posee múltiples funciones,
      entre ellas podemos encontrar una interfaz amigable que hace que el
      usuario gestione la documentación pertinente de manera rápida y eficaz.
      Además se centra en la comunización entre usuarios dentro del mismo
      gestor, lo que simplifica las tareas de trabajo.

      Saludos

    • Cosme

      Dataprius es el mejor sistema de gestión documental en la Nube. Es de facturación Española, no conozco otro más sencillo. Se puede probar descargando desde la web. No hay que perederse en complejidades innecesarias, dispone de todo lo necesario y manejas los archivos y carpetas al estilo Windows, es el único que hace esto, los permisos sobre las carpetas son muy fáciles de manejar, los correos, el trabajo colaborativo,etc. http://www.dataprius.com

    • Marta Lozano

      Buenos dias,
      Me parece muy interesante el articulo asi mis felicitaciones al autor. Esta modalidad a la que cada vez mas empresas se suman a su utilizo, ya que ofrece ventajas como la posibilidad de disponer de almacenamiento ilimitado y seguro para los documentos de una empresa, posibilidades para acceder a la información desde distintos dispositivos como los tablet, móviles, etc y tambien mayores posibilidades de compartir informaciones, tanto de forma privada como compartida. Capaz el aspecto mas importante que hace decidir por una gestion documental en la nube es la seguridad de poderse olvidar de todos esos problemas de mantenimiento de equipos hardware necesarios para implementar el sistema y la necesidad de banda que es requerida por esta clase de software.

      Aunque no este incluydo en ese listado nosotros usamos LogicalDOC:
      http://www.logicaldoc.com/es/producto/cloud.html

    • Veronica Godinez

      Quitarse el hardware de enmedio en una empresa es una gran ventaja. Échenle un ojo también a Dataprius, donde te ahorras el servidor. Aunque siempre hay empresas que les gustar tener sus cosas en local, así que OwnCloud parece buena opción. Pero yo no lo recomendaría, Si te puedes ahorrar el servidor, el vigilarlo, actualizarlo y renovarlo cada x años….

      • alexscarface

        Para eliminar costos de energía, enfriamiento entre otros; lo que recomiendo también es una solución Hiperconvergente.

    • Cosme

      Para mi existen solo dos alternativas potentes, una es Dataprius y la otra OpenKM. Con los dos comienzas a usar el sistema de inmediato. Los dos cumplen las leyes de protección de datos y por tanto no pondrás los archivos en manos de traficantes de datos como los de California, esos cuyo nombre contiene “box”, aunque no sirven en empresas hay quien los utiliza.. En cuanto a OpenKm tiene algunas características de los sistemas clásicos, osea más orientado a gestión, Dataprius en cambio apuesta por la sencillez. En cuanto a velocidad y facilidad de uso no hay dudas Dataprius es muy superior.

    Suscríbete gratis a MuyPymes

    Suscríbete gratis a MuyPymes

    Cada mañana te llegará un mensaje con un resumen con los nuevos artículos publicados. Sin publicidad.

    Gracias por suscribirte a MuyPymes.