Si eres autónomo, sabrás lo importante que es hacer un buen registro de tus tickets y facturas. También es fundamental para aquellos que quieren gestionar de una manera más prudente su economía. Actualmente, gracias a la tecnología, no es necesario que tengamos que estar recopilando cada ticket y guardándolo en una carpeta, lo podemos hacer directamente desde nuestro teléfono para almacenarlos después en la nube.
Os recomendamos cinco aplicaciones, disponibles a la vez en la nube y mediante smartphones, para controlar los gastos personales y servir de almacén para tickets.
Exaccta Tax
Lo interesante de esta app no es su diseño o funcionalidad, si no que es la primera app que está certificada y homologada por la Agencia Tributaria AEAT, por lo que solo tendremos que fotografiar los tickets y recibir el justificante tributario. No hará falta archivarlos ni guardarlos en la oficina, con Exaccta Tax tenemos una aplicación para trasladar al mundo electrónico un uso que hasta ahora se hacía principalmente a la vieja usanza.
Podremos crear nuestro perfil tributario, guardar todas las fotos, organizarlas por cantidades y enviar los distintos modelos tributarios. Esto por la parte de los autónomos, pero la aplicación también quiere serle útil a los asesores, donde podrán guardar y extraer la información en otros programas más potentes como Contaplus.
Captio
Captio es una plataforma para digitalizar los tickets de gastos, homologada por la AEAT. De esta forma no sólo nos ayuda a tener una mejor organización de los gastos que tenemos en nuestros viajes, sino que directamente gracias a la homologación en el proceso de digitalización podemos prescindir del papel, puesto que el documento escaneado a través del móvil tiene la misma validez legal a efectos tributarios que los documentos originales.
Captio lee automáticamente los datos del ticket, los procesa y contabiliza. Luego nosotros podemos organizarlos según el criterio que nos sea más cómodo, ya sea por categoría del gasto o por la opción de pago, por poner un ejemplo. También tenemos disponible la opción de generar informe de gastos, algo muy útil para tener controladas las finanzas. Como otras plataformas, Captio también se integra en algunos de los programas más comunes para las empresas, como programas de facturación y ERP’s.
IVA Free
IVA Free es un servicio que permite llevar a cabo la gestión y contabilización de los gastos profesionales, así como la recuperación del IVA deducible mediante la transformación del ticket de caja en factura electrónica. Para ello, simplemente es necesario realizar la captura del ticket desde cualquier dispositivo móvil iOS o Android para poder digitalizarlo sin necesidad de datáfonos o tarjetas.
De este modo, a partir de ahora los autónomos y empresas que conviertan los tickets de sus gastos profesionales en facturas electrónicas con IVA Free ya no necesitarán guardarlos en papel, lo que contribuirá a evitar errores en la contabilidad de los mismos por su pérdida o desgaste y permitirá ganar tiempo y eficacia en su gestión.
Este proceso cumple todas las obligaciones y garantías establecidas por la AEAT, como la creación de un fichero de cierre contable con todos los tickets digitalizados o el almacenamiento de los mismos en el entorno IVA Free durante cuatro años. Asimismo, el usuario siempre podrá descargarse estos documentos a un entorno local.
Expensify
Ya sea que trabajes en una empresa pequeña y tengas que reportar gastos, por ejemplo de gasolina al realizar un viaje o que simplemente quieras mantener tus finanzas al margen, Expensify te ayudará. Utilizando la aplicación podrás tener bajo control cualquier gasto que realices, guardar recibos y al final de un periodo de tiempo podrás dar reportes. Estos se generan de manera automática con la información que mandas poco a poco a la app.
En la aplicación web, podrás agregar gastos y revisar en una lista los registros que has hecho. De igual modo, podrás clasificarlos. Por ejemplo, si vas a un restaurante, podrás agregar este gasto y luego añadirle una etiqueta de: comida. Además, cuenta con categorías por defecto, bajo las cuales organizará cada pago que hagas.
Al final de un periodo de tiempo, podrás generar un reporte con todos los gastos. Así, estos se sumarán automáticamente. Además, la aplicación te mostrará totales por cada categoría. De esta forma, te darás cuenta cuánto dinero utilizas en cada cosa. Por ejemplo, comida, entretenimiento, transporte, insumos, y más.
Otra cosa interesante que ofrece la aplicación son gráficas. Te mostrarán tus gastos de una forma sencilla y fácil de entender. Así, visualizarás fácilmente los pagos más grandes que realizas y los más pequeños.
La aplicación en móviles te permitirá tomar fotografías de tus recibos, los cuales son analizados y agregados a tu lista de gastos. Es una genial manera de no perder nunca más un recibo o, al menos, de siempre tener una copia de ellos.
Con la app, también podrás hacer registros de los kilómetros que recorres con el coche (ya sea calculando la distancia o utilizando el GPS). Esto es útil si vas de viaje en un coche de alquiler o si estás utilizando un vehículo de la compañía en la que trabajas.
Lemon
Lemon es una de las últimas aplicaciones web llegadas al terreno de las finanzas personales. Lemon nos ofrece una dirección de correo electrónico para que dirijamos allí todos los tickets y gastos que hagamos. Esto es muy bueno si realizas muchas compras online y no quieres hacer pasar los recibos por tu correo personal o que se queden desperdigados en pdf por el ordenador.
Frente a Expensify, Lemon añade más rapidez a la hora de escanear los tickets y una mejor representación gráfica de los gastos que llevamos haciendo cada mes (y de las categorías en las que los hemos hecho). Para el futuro promete incorporar un comparador de precios y de ofertas.
Xpenser
Xpenser destaca principalmente porque almacena todos tus gastos y datos en la nube. Dicho esto, la app logra esto sincronizándose con nuestra cuenta (previamente hecha) de Xpenser.com, para lo que luego se nos permite entrar a nuestra cuenta desde un ordenador, y editar o, incluso, imprimir nuestros gastos.
Una característica bien diferencial que también podemos notar de esta aplicación, es que nos da la posibilidad de tomar fotos a los recibos de los que hablamos, y adjuntarlos con los diferentes items que iremos agregando en el programa. Esto es muy práctico para el que lo use por motivos laborales, ya que le ahorra el tener que cargar con todos los recibos manualmente. Hecho así, con sólo llevar una foto y los datos digitalizados ya se encuentran disponibles en el instante para que el interesado pueda acceder a estos datos mediante Xpenser.com.
Cuando iniciamos la aplicación, lo primero que podemos ver es la pantalla de login en donde podremos entrar con nuestra cuenta ya existente de Xpenser, o crear una nueva. Ya desde ahí, la interfaz del usuario luce muy intuitiva. Se puede comenzar a ingresar gastos desde cero usando la función denominada Quick Add, o se puede navegar por la pantalla de Detail Add, para ingresar datos más profundos para el gasto en sí, y desde ahí, sumar nuestra imagen del comprobante. Xpenser también nos da la capacidad de soportar varios reportes a la vez, función práctica para separar los diferentes tipos de ingresos que tenemos, cuando ya se nos van de las manos para un sólo reporte.
Xpenser es una herramienta realmente potente y que se acerca mucho al concepto de control total de gastos, aunque su diseño es el menos amable y el que menos invita a usarlo de las tres opciones que hemos visto. Y, si esto no te echa para atrás, su versión gratuita incluye un límite máximo de 300 tickets almacenados.
