Las vacaciones suponen alejarse de la oficina para relajarse, sin embargo, un gran porcentaje de trabajadores son incapaces de hacerlo. De acuerdo con un estudio de Intel Security, acciones como consultar el correo electrónico personal y de trabajo se realizan al menos una vez al día en periodo estival. Además, menos de la mitad se abstienen de revisar el correo electrónico de trabajo mientras está de vacaciones, a pesar de que el 65% de las personas que lo hacen, dicen que sus vacaciones son más agradables.
Pero, ¿por qué es tan difícil desconectar? “Es la cultura del trabajo”, afirma Joe Staples, director de marketing de la empresa de software de gestión de proyectos Workfront. «Vivimos en un mundo donde el 40% de los directivos están trabajando más de 40 horas a la semana», explica Staples, quien asegura además que “el 82% de los trabajadores revisan el correo electrónico fuera del horario de trabajo habitual”. Conociendo cuál es la tendencia, falta saber cómo esquivarla y aquí van seis tácticas para lograr desconectarse durante las vacaciones.
1. Crear una norma específica para el periodo de vacaciones
Algunas empresas han comenzado a instalar la norma de “no molestar” a los empleados que se encuentran disfrutando de su tiempo de vacaciones. Impidiendo las llamadas, correo, excepciones especiales o preguntas rápidas. El objetivo es lograr que esa persona vuelva al trabajo sintiéndose renovada y lista para el trabajo. Además, en caso de no tener dentro de la empresa una norma concreta, sí se pueden aplicar estas normas de forma autónoma.
2. Preparar la bandeja de entrada del e-mail
Algunas de las razones que fomentan la revisión constante del correo es el temor a obtener una bandeja de entrada llena de mensajes a la vuelta a la rutina laboral. Por ello, Ron Webb, director ejecutivo de American Productivity and Quality Center, afirma que es importante crear un sistema antes de salir. Lo primero que hay que hacer es limpiar la bandeja de entrada, un mensaje de auto respuesta automática indicando a las personas que se encuentra de vacaciones y qué hacer o con quién contactar durante la ausencia y crear reglas específicas que organicen los mensajes por carpetas.
3. Preparar al personal y los clientes
Tanto si se ostenta un alto cargo como si otra persona se va a hacer responsable del departamento o trabajo que se desarrolla en su ausencia, es importante dejar claras las directrices a seguir en el tiempo en el que no se va a acudir a la oficina. Crear informes de alertas, listas con clientes importantes y descripciones etc. e informar a los clientes que sepa que van a ponerse en contacto con su sección, que van a tener que hablar con otra persona.
4. Designar a alguien para manejar su trabajo y decisiones
Algo que permitirá facilitar la desconexión es saber que el trabajo está en buenas manos. Si tiene la posibilidad de elegir, escoja a alguien de su confianza, que sepa cuál es su línea de pensamiento y forma de trabajo.
5. Crear un plan de emergencia.
En caso de poder anticiparse a los posibles problemas que puedan surgir hay que informar a los jefes o personas en los que se delega, la forma correcta de actuar y solucionarlos. En el caso de una verdadera emergencia, hay que crear una estrategia, según Lars Sudmann, consultor ejecutivo y ex director financiero de Procter & Gamble Bélgica, y dejar para estos casos una vía de comunicación por SMS, exclusiva para estos casos.
6. Aprender a desconectar
Hay que establecerse objetivos pequeños que vayan permitiendo desconectar de menos a más como por ejemplo flijar un tiempo máximo para revisar los correos y hacerlo en espacios de tiempo en los que no se esté compartiendo con la familia. Además, hay encontrar pasatiempos y actividades durante las vacaciones que le mantengan distraído.
