La impresión en color puede acabar suponiendo un gasto importante para cualquier pyme si no sabemos controlarlo adecuadamente, ya que junto con la calidad de impresión afecta directamente a los costes de impresión y puede incrementarlos de forma considerable.

Para empezar a controlar el uso del color y aprovecharlo sin caer en derroches deberíamos tener claro cuándo es imprescindible el uso del mismo, y también qué nivel de calidad es el más apropiado en función del uso que vayamos a dar al documento.

Así, podemos fijar una serie de reglas básicas pero que os serán de gran utilidad, ya que os permitirán conseguir un buen equilibrio entre calidad de impresión, comodidad de trabajo y gastos:

1. Documentos internos: no utilices el color salvo en casos en los que sea imprescindible, como por ejemplo cuando tengas que hacer una presentación previa a tu jefe o entre compañeros de trabajo, o cuando el color pueda ayudar a agilizar un determinado trabajo. Un ejemplo de esto último serían los documentos con gráficos, donde el uso de color ayuda a captar todo con mayor rapidez y puede simplificar mucho la tarea. En cualquier caso ten presente que la calidad de impresión normal bastará para las presentaciones previas y que la calidad baja o el modo borrador será más que suficiente en el segundo caso.
2. Documentos externos: debemos utilizar el color incluso aunque creamos que no es imprescindible, ya que son documentos que van a ir a manos de terceros y entre ellos se pueden encontrar clientes actuales o potenciales. Si por ejemplo tenemos un trabajo que es 90% texto y 10% imágenes es posible que nos sintamos tentados a sacarlo en blanco y negro, pero con ello estaremos sacrificando el impacto que consigue el color, y no daremos una buena imagen al cliente, que quedará sorprendido para mal al ver que le entregamos un trabajo con imágenes en escala de grises.

Ya hemos hecho referencia también al tema de la calidad de impresión y hemos dejado claras unas pautas básicas, pero queremos precisar que por lo general los ajustes de calidad media son más que suficientes para los documentos externos, aunque en aquellos de importancia crítica y que supongan una oportunidad muy importante para nosotros es recomendable ajustarla al máximo.

Más información: Psicología del color.