A la hora de imprimir toda pyme tiene muy en cuenta los gastos que ello supone, y por eso es habitual intentar reducir al máximo posible la impresión a color, una realidad sobre la que queremos hacer una reflexión en este artículo.

Es importante tener claro que el color y la calidad de impresión son dos elementos fundamentales para conseguir trabajos de impresión totalmente profesionales, y que los mismos suponen una inversión importante que debemos conocer y saber utilizar.

Calidad, color y costes de impresión

Imprimir en color y con mayor o menor calidad afecta en primer lugar a los costes que debemos soportar en nuestro entorno de impresión, esto es evidente incluso a simple vista.

Si imprimimos todo en color y con calidad alta estaremos consumiendo una mayor cantidad de recursos, en este caso consumibles, y lo iremos notando en los gastos mensuales.

Por ello es muy posible que nos veamos tentados y que acabemos imprimiendo más en blanco y negro y recurriendo a calidades inferiores de impresión, pero debemos ser cautos y hacerlo únicamente cuando realmente sea una buena idea.

En este sentido entran en juego lo que conocemos como documentos internos y documentos externos. Ambos cumplen funciones diferentes, y por tanto debemos tenerlo en cuenta a la hora de imprimir en color y con una calidad concreta.

Documentos internos y documentos externos

Los documentos internos son aquellos que se utilizarán entre trabajadores de nuestra empresa, y que por tanto no irán a parar a manos de clientes reales o potenciales.

Esto quiere decir que son aquellos que no saldrán del círculo de nuestra empresa, y que por tanto juegan un rol secundario, por así decirlo.

Dichos documentos no necesitan generar ningún tipo de impacto y tienen una función muy sencilla, así que en la mayoría de los casos podemos imprimirlos en modo borrador y con calidades inferiores, especialmente si van a tener un ciclo de vida corto.

En los documentos externos por contra debemos tener especial cuidado, ya que son aquellos que no quedan en el círculo de la empresa y que van dirigidos por tanto a personas ajenas a la misma, como clientes, por ejemplo.

Ese tipo de documentos hablan de nosotros, de nuestra empresa, transmiten al cliente cómo cuidamos y hacemos las cosas, y son por tanto una inversión clara que debemos cuidar.

Podemos entenderlo mejor con un ejemplo: cuando presentamos un proyecto impreso en color y alta calidad a un cliente estamos haciendo como dijimos una inversión, ya que con ello hacemos que la documentación sea más atractiva para el cliente y da una buena imagen de nuestra pyme, algo que puede ayudarnos a cerrar un contrato.

¿Qué puede aportar entonces el color a cada tipo de documento?

Sobre esta base debemos tirar de sentido común y utilizar el color y una determinada calidad de impresión sólo cuando realmente sea necesario.

Para completar el artículo os dejamos un resumen con todas las cosas que puede aportar el color a nuestros documentos:

• En informes y documentos de texto aporta una mayor claridad y contribuye a destacar determinadas partes o palabras, lo que facilita la lectura y comprensión.
• Al imprimir gráficos el color también aporta calidad, además de profesionalidad y facilita también la visualización y la comprensión.
• Cuando imprimimos imágenes o diseños el color nos ayuda a transmitir totalmente el impacto que tenemos en mente, de forma que el receptor recibe el mensaje que queremos transmitir tal y como lo habíamos planeado.