El exceso de información es una de las principales causas de estrés y ansiedad laboral. ¿Qué hay que hacer para acabar con este exceso de información? ¿Apagar el móvil, tirar la PDA por la ventana? Un informe elaborado por Xerox llama la atención sobre las mejores prácticas en oficinas y empresas.
El estudio, titulado «Future of Work» contiene nueve grandes pautas en las que Xerox recomienda entre otras cosas tomarse un respiro de vez en cuando, simplificar nuestro horario de trabajo ohacer copias de seguridad.
Tomarse un respiro
Parece muy sencillo pero la mayoría de los empleados no se toma un tiempo para romper su rutina diaria de trabajo. Los investigadores confirman que tomarse un breve descanso ayuda a fomentar la productividad, ya que permite a los trabajadores alejarse de su puesto de trabajo, aunque sea por unos minutos. Incluso una breve siesta ayuda a regenerarse y a ser más productivo.
Simplificar el horario de trabajo
Intentar acumular todas las citas posibles en un mismo día para tener más tiempo para procesar toda la información entrante los días en los que no se tiene ninguna cita. Es más fácil concentrarse cuando no se tiene una reunión en 20 minutos.
Hacer copias de seguridad
Es peor no tener información que tener demasiada, por lo que es importante contar con un procedimiento para hacer regularmente copias de seguridad de la información.
Despejar el escritorio (tanto el físico como el del ordenador)
Se recomienda archivar, apilar o tirar los papeles a medida que se van recibiendo en lugar de amontonarlos, así como escanear y guardar aquellos documentos que sean importantes. También recomienda no utilizar el escritorio del ordenador para dejar los archivos y utilizar la herramienta de búsqueda para encontrar aquello que se necesita.
Utilizar la información correctamente
Muchas veces empleamos demasiado tiempo con los mismos documentos y los utilizamos una y otra vez. Para reducir este tiempo, se recomienda responder tan pronto como se reciba la información, colocarla en su carpeta correspondiente o eliminarla la primera vez que se utiliza.
Lo gratuito resulta caro
El spam y las ofertas que no se han solicitado suelen tener un precio. Por eso es importante elegir calidad antes que cantidad. Se pueden gestionar las cuentas y los pagos en Internet, pero es importante configurar las listas de emails no deseados.
Utilizar las herramientas propias
El teléfono es una herramienta completa para obtener información. Por ejemplo, no es necesario perder tiempo en imprimir mapas si se puede tener acceso a través del teléfono. Los teléfonos con GPS proporcionan la información exacta en función del emplazamiento real.
Utilizar los feeds RSS
Utilizar un agregador ayuda a recopilar todas las noticias para verlas desde el mismo sitio.
Control vía teléfono móvil
Xerox recomienda utilizar un teléfono móvil que permita consultar el correo electrónico para que el tiempo que se pasa fuera de la oficina sea más productivo. Además, revisar el correo electrónico diariamente en lugar de retrasarlo y leer una amplia cantidad de e-mails permite anticiparse a futuros trabajos y cuidar los proyectos según vayan saliendo.
