SAP Invoice Management by Open Text es el nombre del producto con que ambas compañías (SAP y Open Text) no sólo refuerzan su alianza estratégica en España sino que se presentan como solución a la hora de gestionar de forma eficiente las facturas de las empresas.
Ambas compañías que hoy han presentado de forma oficial el producto, aseguran que las empresas pueden ahorrarse hasta un 60% de los costes derivados de la gestión de las facturas, mejorando además la relación con sus proveedores.
SAP Invoice Management by Open Text es un producto que ofrece su mayor rendimiento en grandes corporaciones, donde hay que gestionar millones de facturas cada año pero sin embargo, es también un producto que puede adaptarse perfectamente a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas, que no quieran optimizar los recursos que destinan a la gestión del pago de proveedores, sin invertir más recursos de los estrictamente necesarios.
En este sentido, François Cadillon, director de la División Business User y Solution Sales de SAP Iberia, afirmó que aunque poco a poco la factura electrónica entra en el ámbito empresarial «el 80% de las facturas siguen realizándose en papel, y aunque aquéllas que contienen errores representan un porcentaje muy pequeño, concentran el mayor tiempo de procesamiento» lo cual genera importantes costes para las empresas y, además puede enturbiar su relación con los proveedores que acaban por desconfiar de una empresa de la que no saben muy bien cuando van a cobrar.
Por eso, como recalco Cadillon «controlar los pagos a proveedores es crítico» ya que si la empresa es capaz de «anticipar el pago de facturas y agilizar los trámites para realizar un pago efectivo» puede beneficiarse de los acuerdos empresariales por pronto pago y de este modo ahorrar tanto en recursos financieros como en recursos humanos que no se verán desbordados por una gran cantidad de facturas que no saben priorizar en el calendario. Aparte de los citados, ¿cuáles son los principales beneficios de este nuevo producto?
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| François Cadillon | Tim Synan
Reducción de costes de la gestión de facturas y aumento de la productividad Una vez que se ha escaneado e introducido la información de la factura, se puede acceder a ella automáticamente en cualquier momento del ciclo de vida del proceso. De esta manera, se disminuye el riesgo de error y se reduce el coste de procesamiento por factura. Obtención de informes financieros puntuales y precisos El nuevo sotware proporciona visibilidad completa de pedidos, facturas y los pagos necesarios para completar la gestión de la información que requiere una empresa. Se obtiene una visión central única de las facturas y su estado. Optimización de las operaciones de acreedor SAP Invoice Management está integrada en la aplicación SAP ERP y permite a empleados y proveedores colaborar de manera eficiente para solucionar posibles problemas. obtener el estado de la factura, enviarla, verificar números de pedido, etc. Acuerdos en gestión documental Aunque SAP Invoice Management es el producto estrella de la nueva relación entre ambas compañías, no es el único. Además se presentaros dos soluciones de gestión documental: SAP Document Access y SAP Archiving. Ambas soluciones parten de una premisa que se refleja en un reciente informe elaborado por IDC: los profesionales que trabajan con información dedican cerca de una cuarta parte de su tiempo buscándola y emplean 3,5 horas a la semana en búsquedas improductivas de información que no encuentran. Tim Synan, director de Desarrollo de Negocio de Soluciones SAP de Open Text para España e Italia, se refierió a este extremo al diferenciar contenido estructurado y no estructurado. Para Synan «el 90% del contenido de una empresa no está estructurado, lo que conlleva mayores gastos de gestión del contenido» y no se trata únicamente como apunta IDC en la cantidad de tiempo que se emplea en encontrar el contenido sino lo que es peor: «dedican otras tres horas semanales en reproducir contenido que ya existe». Para Synan, ambas soluciones optimizan la gestión del ciclo de vida de almacenamiento a un coste más bajo y mejoran la eficacia del proceso y el cumplimiento normativo al integrar todos los documentos del negocio en una única solución reduciendo el tamaño de la base de datos.
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