Todos sabemos lo que debemos hacer en cada momento, pero muchas veces encontramos decenas de excusas para no hacerlo y dedicarnos a pasar el tiempo realizando tares mucho más agradables. Esto es lo que comúnmente se conoce como procrastinación.
La procrastinación es uno de los grandes enemigos del trabajador del siglo XXI, y afecta con especial «virulencia» a aquéllos que no deben de acudir regularmente a su centro de trabajo, sino que pueden trabajar fácilmente desde la comodidad de su hogar.
La procrastinación afecta a prácticamente todas las profesiones y sectores de actividad laboral, aunque es cierto que por su misma naturaleza, tiene una mayor incidencia en personas que han de desarrollar actividades creativas o que exigen una máxima concentración. Así, podemos afirmar que la procrastinación es un «viejo conocido» de escritores, peridistas, diseñadores gráficos, programadores, arquitectos… etc.
Si hacemos un «uso responsable», la procrastinación no es realmente un problema al que nos debamos enfrentar. Todos necesitamos desconectar de vez en cuando, relajarnos, «recargar pilas» y volver a empezar. El problema surge cuando se convierte en un hábito que nos impide empezar a trabajar en proyectos o tareas que son importantes, pero para las que nunca «encontramos el tiempo necesario» y quedan relegadas a favor de otras mucho más intranscendentes.
Como en tantos otros ámbitos, se ha escrito mucho sobre el «mal de la procrastinación» y a través de una sencilla búsqueda en Internet podemos encontrar decenas de artículos que tratan el tema, con consejos, soluciones, parches y remiendos. Este es uno más, y contiene diez claves que estamos seguros os serán de gran utilidad.
1. Tu horario ideal
A lo largo del día, todos tenemos momentos en los que nos sentimos rebosantes de energía, y otros en los que el sopor y la «modorra» hacen de nosotros una víctima perfecta. También hay personas que trabajan con energía y dinamismo a primera hora de la mañna, mientras que otras encuentran su máxima fuente de inspiración a altas horas de la noche. Todos tenemos, en definitiva, horas en las que somos más propensos a desarrollar un trabajo que requiere atención, esfuerzo y creatividad y otras en las que realmente apenas podemos pensar de forma coherente.
Debemos aprender a conocernos a nostros mismos, y determinar cuál es nuestro horario ideal de trabajo. De nada sirve pasarnos horas delante de un ordenador, si todo lo que vamos a ahcer es jugar al Buscaminas, ver vídeos en Youtube y leer la prensa.
2. Cinco minutos y empezamos
Muchas veces el obstáculo más dificil de superar cuando nos enfrentamos a la procrastinación lo constituye el simple hecho de empezar a trabajar. Construimos una barrerra mental que nos impide dar ese primer paso. Sin embargo, una vez empezamos, solemos continuar hasta el final.
Una forma útil de obligarnos a dar ese primer paso es programar una alarma. Mientras leemos el periódico o hacemos cualquier otra cosa, podemos programar una alarma que, en cinco minutos, nos alertará de que el tiempo de ocio se ha acabado y es hora de empezar a trabajar.
3. Pistas visuales
Resulta más sencillo empezar una tarea cuando tenemos muy presente que esa tarea debe ser realizada. En ese sentido, un método efectivo para tener siempre presente lo que tenemos que hacer es escribir varios en varios post it qué es lo que tenemos que hacer a lo largo del día o a lo largo de la semana.
Después, colocaremos estas notas adhesivas en lugares estratégicos (el monitor de nuestro ordenador, la puerta del frigorífico etc.) de forma que, como si de unos «vigilantes de papel» se tratase, nos recuerden con su sola presencia que deberíamos hacer y no estamos haciendo.
4. Utiliza la agenda
Hay veces que vamos posponiendo una tarea importante de un día a otro, de una semana a la siguiente, de modo que cuando nos damos cuenta han pasado un par de meses y aún no hemos empezado. En estos casos, podemos remarcar la importancia de lo que tenemos que hacer escogiendo un día y una hora de nuestra agenda, que dedicaremos exclusivamente a hacer «lo que tenemos que hacer», lo que implica posponer cualquier otra actividad.
5. Dividir los proyectos en acciones pequeñas y manejables
Una de las principales razones por las que las personas suelen procrastinar es porque se sienten intimidadas o sobrepasadas por la magnitud o complejidad del proyecto al que se enfrentan, de tal modo que no saben muy bien por dónde empezar, o cuál es la siguiente acción que deberían comenzar una vez han completado la primera. Lo mejor en estos casos es dividir todo el proyecto en un conjunto de pequeñas acciones que sean sencillas, y fáciles de acometer.
De esta forma cuando realicemos la primera de las acciones, el paso siguiente será focalizar nuestra atención exclusivamente en terminar la segunda acción de nuestra lista, dejando de lado el conjunto del proyecto, que sólo nos interesará revisar cuando hayamos terminado un grupo de acciones.
6. Controla tus progresos
Cada vez que demos una acción por concluida (no importa lo pequeña que sea) comprueba mentalmente cómo supone un pequeño más hacia la meta. No nos encontramos en un camino abstracto, de acciones separadasm, sino que cada una constituye un paso firme hacia delante. Ser consciente de la importancia que tienen cada uno de nuestros pequeños pasos es la mejor forma de conseguir esa motivación extra que necesitamos para dar el siguiente.
7. Las tareas complicadas tienen preferencia
La gran mayoría de las personas tiene más energía a primera hora de la mañana, nada más llegar a su centro de trabajo. En cambio después de comer, y a última hora de la tarde, es frecuente que el nivel de atención, la concentración y la creatividad se encuentren en niveles mucho más bajos.
Por este motivo, resulta mucho más práctico aprovechar las primeras horas de nuestra jornada laboral para acometer las tareas más exigentes, relegando a las últimas horas de nuestro día aquellas otras más rutinarias o que no requieren de una gran concentración.
8. Toma decisiones
No permitas que tu escritorio se llene de documentos, o que en tu buzón de correo electrónico se acumulen indefinidamente una pila de e-mails sin leer, leído pero no contestados, etc. Aprende a tomar una decisión sobre cada elemento nuevo que requiera tu atención.
De la filosofía del GTD se desprende que las acciones posibles que podemos tomar sobre un elemento nuevo son: realizar un acción sobre dicho elemento (por ejemplo responder un e-mail, realizar una llamada de teléfono, etc), eliminar el elemento si no nos sirve, determinar si es otra persona la que debe realizar una acción sobre ese elemento, o bien posponer la acción.
¡Ojo! Posponer una acción no implica que tenga que caer en el «saco del olvido» y hacer como si no existiese. También debemos clasificar la acción que vamos a posponer, estableciendo un día y una hora para su realización (aquí entramos en nuestra famosa lista de tareas)
9. Apoyo externo
Muchos de nosotros trabajamos con más intensidad y voluntad si estamos sometidos a una ligera presión. Encontrar esa fuente de presión es muy sencillo en una empresa, pero no lo es tanto si somos autónomos o freelancers.
Para ello, nada mejor que informar a un amigo o a una persona de confianza acerca de nuestros proyectos y cuándo pensamos llevar a cabo cada una de las fases o tareas que hemos programados. También le solicitaremos que nos pregunte regularmente sobre el estado de nuestro proyecto, y si hemos cumplido con los plazos que nos hemos ido marcando.
10. Pequeñas recompensas
En otros artículos ya hemos hecho referencia a la importancia que tiene recompensar nuestros esfuerzos con pequeños detalles que nos ayuden a seguir trabajando duro. Detalles como un trozo de pastel, un paseo por el parque, la lectura de un capítulo de nuestra novela favorita, etc. son pequeñas-grandes fuentes de motivación que pueden ayudarnos a mantener altos nuestros niveles de atención durante todo el día.
