Todo empieza cuando al llegar a nuestra oficina y encender nuestro ordenador descubrimos que tenemos 100 mensajes nuevos sin leer en nuestra bandeja de entrada, el contestador registra 20 llamadas perdidas y sobre nuestra mesa se acumulan 3 informes de urgente lectura.
Un día más, todo apunta a que nos vamos a enfrentar a una jornada laboral en la cual el exceso de información que debemos procesar va a saturar nuestro trabajo, elevando algunos puntos nuestros ya de por sí alto nivel de estrés. ¿Qué podemos hacer?
Si las sensaciones que te hemos transmitido en los dos primeros párrafos de este artículo te son familiares seguramente has llegado al lugar adecuado. No te prometemos una fórmula mágica, ni un proceso inmediato, pero seguramente en este artículo encontrarás algunas de las claves que te van a ayudar a deshacerte del exceso de información.
En primer lugar no hace falta que te digamos que una buena parte de la información que se acumula en tu bandeja de entrada, de las llamadas que recibes en tu teléfono, y de la pila de información que se amontona sobre tu escritorio, es perfectamente prescindible, que retrasa tu ritmo de trabajo y que realmente no te aporta nada de valor.
En este sentido lo primero que tenemos que hacer es identificar previamente cuál es esa información que no merece un minuto de nuestra atención, cómo podemos gestionar de forma más eficaz la información que realmente es relevante y (si tenemos suerte) ganar tiempo para dedicarlo a otras actividades personales.
Estrategias de lectura
La habilidad de encontrar la información que necesitamos cuando la necesitamos puede ser aprendida por cualquiera. Para ello lo más adecuado es apostar por una estrategia de lectura que nos ayude a «separar el grano de la paja», que en definitiva nos asegure que podemos identificar exactamente lo que es importante para nosotros. Para ello, seguiremos los siguientes pasos iniciales:
Define lo que necesitas saber
Cuando te enfrentas a una situación de exceso de información, lo primero que tenemos que plantearnos es si sabemos exactamente qué es lo que necesitamos saber. ¿Qué tipo de información es importante para nosotros? ¿Qué otro tipo de información sólo supone una lectura superflua?
Una vez determinado qué es lo que realmente nos interesa podremos aplicar un primer «filtro informativo» en las publicaciones que recibimos, nuestro lector de feeds, las páginas webs que visitamos, las redes sociales que solemos consultar, etc.
Define cúanto necesitas saber
Si tienes una razón válida para enfrascarte en la lectura de un extenso informe, y además hay otros tres de similares características que están esperando sobre la mesa, lo primero que tienes que determinar es cuánta información necesitas obtener de cada uno de ellos. ¿Realmente necesitas leer todo el informe o puedes seguir trabajando leyendo únicamente sus principales conclusiones y recomendaciones?
Plánteate esta pregunta sobre cada documento que caiga en tus manos y pronto te darás cuenta como dispones de más tiempo para trabajar de forma productiva.
Al grano
La mayoría de los documentos, notas de prensa, artículos, etc. suelen ofrecer la información más relevante e interesante en los primeros párrafos. Si te enfrentas a una gran cantidad de información por procesar minimiza el tiempo que pasas en cada lectura y acude directamente a los puntos principales.
Separando la buena de la mala información
Identificar la buena información, y separarla de la información sin interés, que se repite o que no nos aporta nada no es tan fácil como parece, sobre todo en Internet. Algunas pautas que podemos seguir para identificar una buena información son las siguientes:
Asegúrate que se trata de una fuente de confianza
Si la fuente es de confianza, reconocida en nuestro sector o en ámbito en el que desarrollamos nuestra actividad profesional, muy probablemente la información que recibamos sea de calidad. Otras, como blogs de dudosa calidad, en ocasiones se basan más en rumores y opiniones personales que en información en la que realmente podamos confiar.
Actual
Una forma de identificar la confianza que nos merece una determinada publicación o sitio web es la actualidad y actualización de sus contenidos. Algo tan simple como verificar la última vez que se actualizó una página web determinada puede ahorrarnos horas de lectura improductiva.
¿Quién es el autor?
¿Quién es el autor? ¿Está identificado? ¿Cuáles son sus credenciales? ¿Disfruta de cierta credibilidad en su sector? ¿Es un autor reconocido? Filtrar las noticias dependiendo de su «firma» quizás no sea la forma más justa de enfrentarnos a la información pero en ocasiones no tendremos más remedio.
Fuentes
Cuando nos enfrentamos a la lectura de un estudio o un informe, ¿sabemos si está bien documentado? ¿Cuál es la muestra que se ha utilizado? Podemos desechar directamente la lectura de estudios cuya muestra es pequeña o poco representativa y que sólo buscan la popularidad de la empresa que paga dicho estudio.
Limitar la información
Si estás suscrito a más de 30 blogs que te «obligas a leer» a diario, descargas además varios podcasts en tu iPod o en tu PC, y además tienes que enfrentarte a decenas de e-mails, proablemente te estás enfrentando a una tarea que supera con crecer tus capacidades.
No hay ningún problema en poner freno a la información que recibimos cada día, y de hecho limitar al máximo la información que se acumula en nuestras «bandejas de entrada» suele ser la primera de las claves para ser más productivos. En este sentido periódicamente deberíamos reservar un espacio en nuestra agenda para determinar cuáles son las fuentes de información que podemos eliminar sin «notar la diferencia».
