A pesar de que se escriben decenas de libros y artículos para ayudarnos a incrementar nuestra productividad, a veces son los pequeños gestos o cambiar pequeños hábitos los que pueden marcar la diferencia.
En MuyPymes hemos recopilado 50 trucos o «recetas de productividad» que pueden mejorar la forma en la que encaramos nuestro trabajo y nuestra vida diaria. Descubrirás que no todos los trucos son aplicables en cada caso, pero seguramente alguno de ellos conseguirán como mínimo despertar tu curiosidad.
1. Tómate un descanso:
Es imposible mantener tu productividad al máximo. De vez en cuando, a intervalos regulares, necesitamos unos minutos para desconectar, despejar nuestra mente y volver a empezar.
2. Programa
Utiliza un sistema de alarmas para planificar cada una de las tareas que tienes que realizar al cabo del día.
3. Elimina las distracciones
Intenta eliminar todos los elementos que pueden distraer la concentración sobre tu trabajo. Esto incluye teléfono, e-mail, notificaciones de redes sociales, tener decenas de pestañas abiertas en tu navegador, etc.
4. Disfruta de tu trabajo
Disfrutar de nuestro trabajo es, en último término, la mejor forma de incrementar nuestra productividad. So odiamos lo que estamos haciendo difícilmente lo haremos bien.
5. Música
Una forma de eliminar una buena parte de las distracciones es poner un poco de música tranquila en segundo plano. La música clásica y la relajante pueden ayudar a mejorar nuestra concentración.
6. Las tareas complicadas primero
A primera hora de la mañana nos sentimos activos y disponemos de una gran cantidad de energía que vamos consumiendo a lo largo del día. Por este motivo, las tareas más complicadas, pesadas o desagradables deberemos encararlas nada más llegar a nuestro trabajo.
7. Utiliza una aplicación como JDarkroom
Si buena parte de tu trabajo consiste en escribir, no puedes dejar pasar por alto una aplicación como JDarkRoom. Se trata de una aplicación multiplataforma que elimina todas las distracciones, permitiéndonos enfrentarnos únicamente a lo importante: nuestro texto.
8. Empieza
A veces lo más complicado es empezar. Una vez que empezamos a trabajar o que nos encaramos a un proyecto, no parece tan complicado. Simplemente repite mentalmente «tengo que empezar y voy a empezar».
9. ¿Cuándo eres más productivo?
Estudia tus hábitos de productividad. Algunas personas son más productivas por la mañana temprano, mientras que otras prefieren trabajar por la tarde noche, cuando queda poca gente en la oficina. Aprovecha tus momentos «más productivos» para enfrentarte a las tareas más complicadas.
10. Tu cuaderno de notas
A pesar de que el mundo es cada vez más tecnológico, más globalizado y que todo parece estar en la nube, nada ha conseguido sustituir la utilidad de un cuaderno de notas en el que reflejar todos nuestros pensamientos, ideas, listas de tareas, etc. Aprovéchalo.
11. Escribe un blog
Escribe un blog (si quieres completamente privado) en el que registres tus «progresos productivos», en el que comentes cuáles son tus objetivos, y en el que puedas evaluar tus avances.
12. Planifica tus comidas
Si eres capaz de planificar tu plan de comidas con la suficiente antelación, no sólo ahorraras tiempo, sino también dinero.
13. Desconéctate de Internet
Internet se ha convertido en la principal fuente de distracciones del trabajador moderno. Una forma de incrementar tu productividad es realizar el mayor número de tareas posible en modo off-line.
14. Prepara una lista de tareas a diario
Antes de empezar a trabajar escribe en tu cuaderno cuáles son los objetivos que quieres conseguir a lo largo del día y prepara una lista que contenga las tareas necesarias para llegar a cumplir con esos objetivos. Antes de irte a casa, repasa la lista y comprueba si has cumplido con lo que te propusiste por la mañana.
15. Aprovecha el tiempo
A lo largo del día pregúntate una y otra vez: «¿Estoy ahora mismo haciendo el mejor uso posible de mi tiempo?» Si la respuesta es NO, ya sabes lo que tienes que hacer.
16. Descansa
Un trabajador cansado es un trabajador improductivo. Si es posible, duerme 8 horas al día, desconecta pronto la televisión, olvídate de navegar por Internet hasta altas horas de la madrugada. ¿Qué te aporta todo este tiempo mal invertido?
17. Haz ejercicio
Ya lo decían los romanos: «Mens sana in corpore sano». Si dispones de tiempo libre puedes acudir al gimnasio después de comer, o a primera hora de la mañana. El ejercicio físico redunda positivamente sobre tu rendimiento.
18. Organiza tu espacio de trabajo
Trabajar en un espacio en el que se acumulan montañas de papel, en el que tardas media hora en encontrar el documento que necesitas o la tarjeta de visita que contiene ese número de teléfono tan importante no va a hacer que trabajes mejor.
19. Apuesta por el outsourcing
Siempre que te sea posible, apuesta por el outsourcing. Esto es especialmente importante en áreas como la gestión documental o el uso de nuevas tecnologías. Note conviertas en un esclavo de tus equipos, deja que sean los demás los que resuelvan tu problema.
20. Menos televisión
De media los españoles pasamos más de dos horas diarias frente a la pequeñas pantalla. ¿Seguro que merecen la pena?
21. Apaga definitivamente la televisión
Si te has acostumbrado a ver menos televisión, puede que estés preparado para vivir sin televisión en absoluto. Te darás cuenta que tus días son mucho más largos y que tienes tiempo para hacer muchas más cosas.
22. Lee
Está demostrado que la lectura afecta positivamente en áreas como la creatividad, la productividad y la eficiencia. Cuanto más leas, más preparado estarás para afrontar tareas complicadas desde una óptica sencilla. Investiga nuevos campos de lectura, apuesta por terrenos en los que no estás acostumbrado, ábre a nuevos conocimientos.
23. Gestiona mejor tus pagos
La mayoría de las entidades bancarias ya te permiten acceder a un gran número de funcionalidades a través de sus oficinas virtuales. Además muchas te ofrecen la posibilidad de renunciar gratuitamente al correo postal, pudiendo gestionar toda nuestra correspondencia por correo electrónico.
24. Aplica algunos principios de GTD a tu vida diaria
Aunque «Getting Things Done» de David Allen es un libro un tanto árduo para principiantes, en Internet puedes encontrar multitud de recursos para empezar a aplicar ciertos principios de GTD a tu entorno de trabajo.
25. Orienta tu trabajo a los resultados
Lay ley de Pareto asegura que el 80% de los resultados surgen como consecuencia de únicamente el 20% de las acciones que realizamos en nuestra jornada laboral. Identifica dónde se encuentra ése 20% de acciones que son realmente productivas y céntrate en mejorar únicamente ese proceso.
26. Duchas cortas
Ya sea por ahorro energético, ya sea para disponer de más tiempo, desde los más diversos ámbitos ser recomienda la ducha sobre el baño, y si son cortas mucho mejor. ¿Tiene sentido pasar media hora en la ducha?
27. Comparte tus objetivos
Sin resultar excesivamente «pesado» comparte con amigos, familiares y compañeros cuáles son tus objetivos para la semana, el mes, el año. Anímales a que te los recuerden de vez en cuando. En ellos puedes encontrar la energía que necesitas para seguir adelante.
28. Aprende a decir NO
No podemos dar respuesta a todas las peticiones que llegan a nuestra mesa. Hemos de aprender no sólo a priorizar las tareas importantes, sino también a rechazar peticiones que no lo son.
29. Practica la dieta de la información
La mayoría de nosotros vivimos en un estado de sobre información continua. Decenas de e-mails se acumulan en nuestra bandeja de entrada, almacenamos cientos de páginas web en nuestra carpetas de «Favoritos», estamos inscritos en tres o cuatro redes sociales que nos «obligamos» a revisar a diario. Corta con todo eso, no lo necesitas.
30. Busca un mentor
Si realmente no eres capaz de organizarte adecuadamente y el trabajo sobrepasa tus capacidades podrías plantearte la posibilidad de contar con los servicios de un mentor.
31. Calendario
Utiliza una agenda o un calendario que reflejen las tareas más importantes de la semana o del mes.
32. Márcate grandes objetivos
A la hora de definir objetivos, piensa a lo grande. Si no fijas objetivos por lo que realmente no merece la pena luchar, probablemente no moverás un dedo por ellos.
33. Atajos de teclado
Si una o dos aplicaciones se han convertido en la base de tu trabajo, exprime todas sus posibilidades. Aprende sus principales atajos de teclado y utiliza el ratón lo menos posible.
34. Madruga
Madrugar es una de las claves para ser más productivos. No te levantes justo con el tiempo necesario para desayunar, sino con tiempo suficiente como para repasar todo lo que tienes que hacer, e incluso (si es poisble) hacer algo de ejercicio.
35. Evita el multitasking
Céntrate en una única tarea cada vez, y focaliza toda tu energía en esa única tarea. Cuando realizamos varias cosas a la vez nuestra concentración se dispersa y aunque pensemos que estamos haciendo muchas cosas y bien, realmente estamos haciendo pocas y mal.
36. Pequeñas recompensas
De vez en cuando puedes auto recompensarte cuando cumplas con un gran objetivo o termines esa tarea que te trae de cabeza.
37. Comercio on-line
¿Todavía no compras en Internet? Evita «perder el tiempo» recorriendo decenas de tiendas si dispones de una alternativa válida en la Red.
38. Agrupa tareas
Divide tus tareas en grupos similares, especialmente las que son rutinarias o repititivas. ¿Tienes que hacer facturas? ¿Escribir e-mails? ¿Repasar informes? Ahorrarás tiempo si reservas un espacio en tu agenda para realizar todas aquellas tareas que son similares entre sí.
39. Mejora tu conexión a Internet
Si Internet es un elemento crítico en tu negocio o para tu trabajo como profesional, no repares en gastos: apuesta por la mejor conexión.
40. Siesta
Si tu trabajo te lo permite, aprovéchate de la sana costumbre española de la siesta. Eso sí, una siesta regeneradora y por ende productiva nunca sobrepasa los 25 minutos. Si la alargamos en vez de sentirnos recargados nos sentiremos adormecidos y embotados.
41. Mejora tu mecanografía
Si todavía escribes con dos o tres dedos quizás deberías plantearte mejorar tu mecanografía. Existen decenas de programas (tanto de pago como gratuitos) que te pueden ayudar a mejorar tu velocidad de escritura partiendo desde cero.
42. Ladrones de tiempo
Identifica cuáles son tus «ladrones de tiempo». Puede ser el teléfono, visitas y reuniones inesperadas, Internet y sus redes sociales… etc. Haz lo posible por minimizar su impacto sobre tu trabajo.
43. Apaga el teléfono
En ocasiones necesitamos contar con la máxima concentración y en esas ocasiones puede que realmente necesitemos apagar nuestro teléfono móvil. Algunos smartphones como BlackBerry disponen de aplicaciones con las que podemos filtrar las llamadas entrantes, de modo que sólo recibamos durante ése periodo las provenientes de determinados números de teléfono.
44. Teletrabajo
Si tu empresa te lo permite, plantea la posibilidad de desarrollar buena parte de tu trabajo desde casa.
45. Asociaciones
Si eres el dueño de una pyme, autómo o profesional independiente, contacta en primer lugar con las asociaciones empresariales más representativas de tu sector. Suelen ofrecer cursos de formación, descuentos en TIC y otras ventajas que pueden merecerte la pena.
46. Prioriza
Aprende a priorizar tus tareas, de modo que tu lista de compromisos urgentes sea mucho menor que tu lista de tareas importantes.
47. Ir al grano
Cuando te enfrentes a la lectura de un libro (a menos que sea por placer) o de un documento empresarial ve directamente a las partes más importantes, y evita leer el resto.
48. Cocina
Si te llevas la comida al trabajo, gestiona adecuadamente tus Tuppers. Cuando prepares pasta por ejemplo, házlo para cuatro o cino veces, y apuesta por guisos que se puedan congelar y de los que «puedas tirar» cuando lo necesites.De esta forma evitarás tener que cocinas todos los días y acudir menos veces al «mercado» para hacer la compra.
49. Lectura rápida
Aprende alguna técnica de lectura rápida.
50. Hibernación
La mayoría de los sistemas operativos ofrecen la posibilidad de poner nuestro equipo en hibernación o en reposo. Aprovecha esta funcionalidad (durante tu jornada laboral) en vez de reiniciar el sistema cada vez te sientes frente al ordenador.
