Uno de los»pilares tecnológicos» de la productividad pasa por contar un un servicio o una aplicación con la que gestionar nuestras tareas, dividiéndolas por proyectos, prioridades, fechas de cumplimiento, etc.
En poco tiempo han profilerado multitud de servicios on-line que ofrecen casi las mismas funcionalidades que podemos encontrar en las aplicaciones más sofisticadas, a un precio generalmente muy inferior. En MuyPymes hemos realizado una comparativa de los principales gestores de tareas on-line.
Gmail (Tasks) – Nuestra puntuación: 7
Además de ser un estupendo cliente de correo electrónico, Gmail incluye un pequeño pero práctico gestor de tareas. De diseño espartano, nos permite manejar un número ilimitado de listas y proyectos, añadir notas a cada tarea, mover tareas entre las listas, fijar fechas de vencimiento etc.
Una de sus grandes ventajas es que se integra fácilmente con Google Calendar, por lo que si somos usuarios de Gmail puede que con este producto no necesitemos buscar más.
Ventajas
– Completamente gratuito.
– La curva de aprendizaje es muy suave, accesible para todo el mundo.
– Integración con Google Calendar.
– Integración con iGoogle, de modo que podemos acceder a nuestras tareas desde la página de inicio.
Inconvenientes
– No podemos acceder a nuestras tareas desde nuestro móvil.
– No dispone de una aplicación propia para Smartphones.
– El diseño general es excesivamente espartano, y nos obliga a mantener nuestro correo electrónico abierto constantemente si queremos acceder a nuestras tareas.
Remember the Milk – Nuestra puntuación: 8,5
Remember The Milk es uno de los servicios más veteranos y populares en lo que a la gestión de tareas se refiere. Admirado por muchos, cada día incorpora nuevas funcionalidades que lo convierten en probablemente en el servicio más completo en este campo, que no necesariamente en el mejor.
Además de incorporar las características básicas de lo que podríamos esperar en un servicio de este tipo, incluye algunos extras que pueden hacer inclinar la balanza a su favor.
Destaca entre otras cosas por la gran integración que tiene con otros servicios web, (como Twitter, Google Calendar, iGoogle o Netvibes) por las grandes posibilidades que nos ofrece a la hora de gestionar nuestras tareas (recordatorios por e-mail y sms, posibilidad de compartir tareas con otros usuarios, exportar proyectos en varios formatos) y por la multitud de plataformas móviles que lo soportan (iPhone, Android, BlackBerry, Windows Mobile).
En este sentido, probablemente podemos decir que es el equivalente a Omnifocus en la Red: un servicio muy completo, que precisamente por este motivo, sobrepasa las necesidades de muchos usuarios.
Ventajas
– Gran integración con otros servicios web.
– Disponible para casi todas las plataformas mobile.
– Se presta al desarrollo de aplicaciones de terceros.
– Posibilidad de compartir y asignar tareas a un grupo de trabajo.
Inconvenientes
– Si queremos aprovechar toda su potencia deberemos optar por la versión de pago.
– Puede resultar algo confuso si no se tienen algunas nociones de GTD.
– Contiene muchas características que no son indispensables para la mayoría de los usuarios.
Todoist – Nuestra puntuación: 7,5
Todoist es otra de las joyas de la gestión de tareas en la nube. De características similares a Remeber The Milk, apuesta por presentar toda nuestra información de una forma más jerárquica y menos visual. En este sentido, se trata de un servicio en el que la floritura se deja a un lado para apostar por la eficiencia y la eficacia comunicativa.
Este punto es un arma de doble filo. Por un lado, cuando nos acostumbramos a lidiar con este servicio encontramos en él un aliado muy rápido y eficaz, pero por otro, exige que nos acotumbremos a una nueva forma de trabajar. La personalización del servicio es confusa, y puede que a muchos les cueste entender su mecanismo de funcionamiento hasta pasados unos días de entrenamiento.
Como en el caso anterior, dispone de aplicación propia para iPhone y Android, aunque no nos ofrece la posibilidad de compartir tareas o de exportarlas.
Ventajas
– Tras un diseño sencillo se esconde un servicio muy potente, que apuesta por focalizar nuestra atención sobre lo importante.
– Extremadamente rápido. Disponde de una extensión para Firefox con la que podemos gestionar nuestras tareas desde una barra lateral.
– Apuesta por un código de colores y una estructura jerárquica con la que nos resulta muy sencillo entender cuáles son nuestras prioridades en cada momento.
– Funciones similares a Remember The Milk, pero completamente gratuito.
Inconvenientes
– Su curva de aprendizaje es bastante más elevada que en servicios similares.
– «Exige» que nos aprendamos ciertos atajos de teclado si queremos sacar el máximo partido al servicio.
– No podemos compartir ni asignar tareas a otros usuarios del servicio.
Similares a Remember The Milk y Todoist, encontramos los siguientes servicios, que comparten en gran parte las mismas características y funcionalidades:
Evernote Nuestra puntuación: 9,5
Evernote no es un servicio de gestión de tareas propiamente dicho, pero puede actuar como tal. Los que ya estén familiarizados con este servicio ya sabrán que no sólo permite capturar y organizar notas, sino también trabajar con ellas y dividirlas en proyectos.
En este sentido, su gran buscador y su gestión mediante etiquetas y atributos nos permite mediante algunas pequeñas modificaciones no sólo convertirlo en un gestor de tareas, sino en un completo sistema GTD.
Evidentemente si lo único que queremos es gestionar nuestras listas de tareas pendientes, Evernote no es el mejor servicio que podemos encontrar, pero si lo que queremos es contar con un servicio con el que centralizar todo nuestro «sistema de productividad» probablemente sí que sea uno de los mejores.
Ventajas
– Se trata de un completo gestor de notas al que podemos complementar con un gestor de tareas.
– La integración con navegadores como Firefox o Safari es total.
– Su aplicación para iPhone es magnífica.
– No sólo es un servicio on-line, sino que dispone de versiones para escritorio, tanto en Windows como en Mac OS X.
Inconvenientes
– No es un gestor de tareas propiamente dicho.
Consulta aquí el análisis que realizamos de Evernote
Nirvana – Nuestra puntuación: 8
Aunque Nirvana es un proyecto que actualmente se encuentra en fase beta privada (necesitamos solicitar una invitación y esperar unas semanas hasta que nos llegue) se trata de uno de los servicios más prometedores en este campo.
Básicamente Nirvana es lo que debería de ser Things si Culture Code hubiese diseñado un servicio on-line en vez de una aplicación de escritorio. La interfaz es prácticamente calcada a la de Things, así como su modo de funcionamiento.
Además dispone de su propia aplicación para iPhone por lo que cabe la pena destacar que mientras que Things cuesta nada menos que 50 euros, Nirvana (de momento) es completamente gratuito ofreciendo exactamente las mismas características, y con la ventaja que todos nuestros datos están en la nube.
Ventajas
– Si te gusta Things, te encantará Nirvana.
– Muy sencillo y fácil de utilizar.
– Diseño preciocista y especatular.
– De momento es gratuito.
Inconvenientes
– Al contrario que otros servicios on-line no explota sus posibilidades de integración en otros ámbitos de la web.
– Se trata de una beta privada.
– Si no conoces / te gusta Things, no pierdas el tiempo con este servicio.
