De hecho, según se desprende del estudio «Meetings and Events: where savings meet success» elaborado por el CWT Travel Management Institute, la falta de una estrategia de actos y eventos en las empresas aumenta significativamente sus costes. Además nos proponen 8 pasos para mejorar su gestión.
Ahorrar un evento o una reunión fuera de las instalaciones de la empresa, no es precisamente barato. Sin embargo, una buena planificación puede permitir a las empresas ahorrar entre el 10 y el 25% de los gastos que se derivan de estos actos.
1. Analizar el gasto y establecer la organización adecuada.
Recoger y hacer un seguimiento de los datos en toda la empresa y en todas las categorías de gasto permite que las empresas estimen sus costes totales de forma eficaz. Una organización centralizada fomenta la eficacia.
2. Diseñar una estrategia y una política de reuniones y eventos.
Una política de reuniones y eventos bien definida que respalde los objetivos estratégicos estipula normas precisas, términos contractuales estándares y procesos específicos para su seguimiento.
3. Crear un calendario anual de eventos y presupuestos.
Esto permite que las organizaciones hagan el mejor uso de sus recursos, incluido el espacio para reuniones no utilizado debido a cancelaciones, y ofrece una mayor visibilidad para negociaciones con los proveedores.
4. Seleccionar y negociar con los proveedores.
Trabajar con agencias preferentes, socios logísticos y proveedores tecnológicos permite que las empresas fomenten la experiencia externa a la vez que reducen los costes. Muchas empresas también trabajan con un número limitado de hoteles y aerolíneas preferentes de su programa de viajes de empresa para crear sinergias.
5. Establecer un proceso de planificación formal.
Los objetivos comerciales bien definidos, los procesos de aprobación formal, la planificación avanzada, los destinos bien escogidos y la subcontratación fomentan la sistematización y el cumplimiento en toda la organización y ayudan a garantizar el rendimiento de la inversión.
6. Implantar un registro eficaz de los asistentes.
Sustituir los procesos de registro manual por tecnología permite ahorrar tiempo y mejorar la coordinación y la calidad de los datos para los organizadores y los asistentes. Asimismo, el software de gestión estratégica de las reuniones ofrece una solución más completa para la gestión de procesos, contratación y gasto.
7. Optimizar el pago y el reembolso.
El uso de un único modo de pago como, por ejemplo, una tarjeta de reuniones corporativas para todos los costes de proveedores y una tarjeta de crédito corporativa para los gastos reembolsables de los asistentes permite que las empresas gestionen mejor los datos de los gastos y fomenten el cumplimiento del programa.
8. Evaluar el cumplimiento de la política y el rendimiento de reuniones y eventos.
Los indicadores de rendimiento estandarizados que miden la satisfacción, el ahorro, el rendimiento de los proveedores y el cumplimiento de las políticas adoptadas permiten que las empresas comparen su rendimiento con los objetivos, identifiquen áreas de mejora y garanticen un progreso continuo.
