Atados a sus smartphones. Así viven miles de trabajadores «modernos» en un mundo en el que el teléfono se ha convertido más en un apéndice de la mano más que una herramienta de trabajo productivo.
De hecho, incluso dentro de la propia oficina, el teléfono móvil es probablemente una de las principales fuentes de distracciones a las que nos debemos enfrentar casi a diario. Existen no obstante algunas prácticas que si adoptamos como propias, nos pueden ayudar a superar nuestra smartphone dependencia.
Tal y como nos cuentan los chicos de Unclutterer, lo más sencillo sería tener el teléfono siempre apagado y encenderlo únicamente cuando necesitamos realizar una llamada urgente. Como ellos mismos reconocen, esta drástica solución es completamente inviable para la mayoría de los trabajadores, en parte porque necesitan estar conectados y en parte porque realmente disfrutan estándolo. ¿Cómo podemos compaginar ambos extremos?
1. Trasladar el «orden del día» a la llamada telefónica
Si normalmente solemos preparar nuestras reuniones anotando qué temas queremos tratar en las mismas, no existe ninguna razón para que no hagamos lo mismo antes de realizar una llamada telefónica. Bastará que nos tomemos unos minutos en anotar los temas que queremos cubrir a lo largo de la conversación.
Como en cualquier otra reunión, nunca deberíamos realizar una llamada importante sin tener en cuenta cómo y cuándo queremos que termine la conversación. Si no trasladamos esta «estrategia» a la conversación, puede que la llamada que vamos a realizar no sirva prácticamente para nada.
2. Define el tiempo disponible que tienes para hablar
Una de las máximas que tienes que tener en cuenta cuando realizas una llamada, es que estás interrumpiendo a una persona (que puede o no estar realizando algo importante en ese momento) por lo que antes de llamar, pregúntate si realmente merece la pena, y sé lo más respetuoso posible.
A la hora de recibir llamadas, sé muy claro a la hora de establecer límites de tiempo. No es razonable pasar media hora recordando «viejos tiempos» cuando una de tus principales tareas del día te está esperando sobre el escritorio.
Para ello, después de las primeras frases de cortesía, deberías ir directamente «al grano» e indicar a tu interlocutor algo como: «lo siento, pero sólo tengo diez minutos para hablar, ¿cómo puedo ayudarte?» Enseguida tu interlocutor se dará cuenta si puede resumir la cuestión en poco tiempo o no. Si no es posible, podéis acordar una hora para hablar con más tranquilidad.
3. Utiliza un manos libres si pasas más de una hora al día al teléfono
Desde un punto de vista puramente ergonómico, la posición que adoptamos cuando hablamos por teléfono es completamente antinatural. El cuello se encoge, los hombros y la espalda se tensan y a lo largo del día podemos conseguir una bonita contractura que no olvidaremos en una semana.
Si realmente buena parte de nuestro trabajo hemos de pasarlo llamando o recibiendo llamadas, no tenemos alternativa: necesitamos un kit de manos libres. Y cuando hablamos de manos libres no sólo nos referimos al típico auricular que utilizamos para hablar en la calle (que también) sino soluciones que integran nuestro teléfono móvil con nuestro ordenador, de modo que podamos recibir en nuestra pantalla notificaciones de las llamadas entrantes, SMS, etc.
4. No llames a nadie para preguntarle si ha recibido tu e-mail
No incluiríamos este punto en la lista de recomendaciones si no hubiésemos comprobado una y otra vez que ciertas personas parecen desconocer por completo cómo funciona el correo electrónico. Parecen pensar que cuando envían un e-mail existe una remota posibilidad de que el correo llegue a su destino, pero muchas otras de que no lo haga. Así, si pasada media hora no reciben respuesta, llaman por teléfono para preguntar por ese e-mail.
Si realmente necesitamos asegurarnos de que ese e-mail ese ha recibido no hay nada más sencillo que indicar «acuse de recibo» en nuestro gestor de correo electrónico. Si queremos volver a insistir sobre un correo electrónico en particular, podemos volver a escribir. En cualquier caso, llamar por teléfono sobre esta cuestión no resulta del todo aceptable.
5. De vez en cuando, utiliza el «modo avión»
El hecho de que estés sentado en tu puesto de trabajo no implica necesariamente que tengas que contestar a todas las llamadas. De vez en cuando, necesitas estar realmente concentrado, sin interrupciones que te alejen de lo que los expertos en productividad denominan tu «zona».
Durante esa hora de máxima concentración, nada mejor que activar el «modo avión» de tu teléfono o el contestador automático. El 99% de las cosas pueden esperar.
6. Establece un horario para devolver llamadas
A lo largo del día puede que recibamos varias llamadas que no hemos podido atender. La forma más improductiva de gestionarlas es ir devolviéndolas a medida que se producen, robando unos minutos aquí y allá en nuestra jornada de trabajo.
Sin embargo, resulta mucho más interesante establecer un horario cada día en el que nos dediquemos exclusivamente a devolver todas esas llamadas que no hemos podido atender. Las llamadas que realicemos serán sin duda de más calidad (las habremos preparado antes) y por otro lado, ahorraremos tiempo.
