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Martes, 19 Octubre 2021

Digitalización

Cómo utilizar Google Docs en tu escritorio

Google Docs, la suite de productividad del gigante de Mountainview es una fantástica herramienta de productividad a la que sólo le encontramos un gran defecto: no podemos utilizarla si no estamos conectados a Internet.

Hasta ahora. Hoy os queremos hablar de Insync, una poderosa aplicación que nos permite trabajar con Google Docs desde nuestros escritorio, ofreciéndonos la posibilidad de sincronizar los documentos entre varios equipos y añadiendo funciones extra de colaboración entre usuarios. 

Para muchos usuarios que no necesitan elaborar documentos excesivamente complicados, Google Docs se ha convertido es una más que digna alternativa a Microsoft. Si a estos unimos que con Google Docs nuestros documentos siempre están en la nube y que podemos colaborar con otros usuarios, es fácil entender como la propuesta de Google está subiendo posiciones en muchas empresas.

No obstante, Docs está lejos de ser un producto perfecto. Una de sus principales ventajas (que todo el trabajo se desarrolle on-line) es también para muchos uno de sus defectos: el no poder editar o crear nuevos documentos cuando no estamos conectados a la Red. Afortunadamente, aplicaciones como Insync nos permiten superar esta limitación.

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Aunque actualmente la aplicación se encuentra en estado de beta privada (podemos apuntarnos a una lista de espera), si somos usuarios de Google Apps si que podremos disfrutar de su beta pública. En cuanto descargamos e instalamos la aplicación (disponible tanto para Windows como para Mac) descubrimos que se comporta de forma muy similar a DropBox, creando una carpeta en nuestro equipo que se sincroniza con nuestra cuenta de Google Docs.

La versión gratuita de Insync nos permite gestionar hasta 1 GB de espacio on-line, pudiendo sincronizar con nuestra cuenta hasta cinco equipos, lo cual puede ser ideal para una micropyme. Pero no sólo podremos leer los documentos que se encuentran en nuestra cuenta de GDocs, sino que además podremos crear nuevos documentos y editar los ya existentes incluso cuando estamos off-line. 

Una vez que nos volvamos a conectar a la Red, la aplicación sincronizará automáticamente los cambios que hemos realizado en los documentos. Por otro lado, esta utilidad también nos permitirá colaborar y compartir documentos con otros usuarios. Para ello lo único que tendremos que hacer es seleccionar la carpeta o el documento que queremos compartir y activar la opción «share».

Gracias a esta aplicación, tenemos una excusa menos para no optar por la «nube» como espacio natural en el que desarrollar nuestro trabajo.

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