Aunque ser el último elemento al cual le des importancia, la firma que usas afecta el tono de cada correo electrónico que envías. Las firmas de correo electrónico normalmente contienen detalles de contacto, el cargo y la compañía a la que perteneces. Estos datos ayudan al receptor a ponerse en contacto contigo mediante otras vías y en caso de olvidársele el asunto del correo, le ayudan a recordar quién eres y qué haces.
Una firma no debe exceder la longitud del contenido del correo electrónico, por lo tanto, sé lo más breve posible. No pongas la historia de tu vida, el propósito de una firma es que tus contactos sepan quien eres y cómo contactarte. Es por ello, que 2 o 3 líneas con un máximo de 72 caracteres cada una es lo ideal. Aunque tu firma de correo electrónico debe ser concisa y memorable, no tiene por qué ser aburrida, sé creativo.
Es importante desarrollar y analizar qué tipo de diseños van a tener tus correos. Estos pueden ser una firma con nombre, apellido, nombre de la empresa, cargo, dirección de Facebook y/o Twitter y por último un teléfono de contacto solamente, o puedes agregar algún diseño como el logo de tu empresa. Para esto debes configurar tu correo electrónico y seguir normas básicas para desarrollar una firma digital.
Como primer paso elige cuáles son los datos a incluir en tu firma, los datos más relevantes son nombre, teléfono y página web. Si decides incluir imágenes (con esto le das un marco de mayor presencia a tu correo electrónico), debes reducir su peso al máximo porque sino el email se convierte en un correo pesado de gran carga y hasta a veces difícil de abrir.
Por otro lado, si estás buscando un sitio donde puedas realizar tus firmas de manera personalizada, existe una alternativa muy tentativa que nos ayudará a crear algunas bastante interesantes. Se trata de MyLiveSignature, una herramienta online que nos permitirá generar nuestras propias firmas manuscritas con una variedad de opciones, colores y tipos de letra que nos ayudarán a personalizar mejor el aspecto de nuestras firmas.
Lo mejor de todo, es que dispone de un explícito asistente (a pesar de estar en inglés) con distintos pasos que deberemos realizar para conseguir la firma. Asimismo, dispone de una gama de soportes para todo tipo de servicios adicionales como blogger, Yahoo!, páginas web, foros entre otros.
A nivel técnico, hay que tener cuidado con el formato HTML, que puede descuadrarse dependiendo del proveedor de correo electrónico. Hay ciertos servicios que ayudan a integrar los gráficos con el resto de elementos de la firma, como por ejemplo el que acabamos de mencionar My Live Signature, o también WiseStamp. La adaptación a los dispositivos móviles se hace necesaria, pues hoy en día muchos emails se envían desde estos terminales. Además, aunque parezca demasiado básico, hay que utilizar el delimitador correspondiente para que los servicios de mail detecten la firma; se trata de una línea de guiones (—).
Si lo que queremos es mantener nuestra firma de correo como un elemento vivo, se puede complementar con mensajes temporales, como un anuncio para promocionar un evento próximo o un mensaje de celebración por un aniversario redondo de la empresa. También es posible contar con dos firmas, una más completa para enviar la primera vez, donde se detallen las responsabilidades en el trabajo y se hable de la empresa, y la habitual para el resto de mensajes.
Ni qué decir tiene, una vez diseñada y con toda la información completa, la firma ha de ser revisada en busca de los típicos descuidos ortográficos. También es necesario comprobar que todos los enlaces funcionan correctamente.
