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Martes, 16 Julio 2024

Digitalización

One Click Indexing en DocuWare

Anotaciones - DocuWare

One Click Indexing es una función avanzada de DocuWare que permite asignar palabras clave a los documentos de manera rápida y fácil, sin necesidad de teclear. Esto hace que el proceso de organizar documentos sea mucho más rápido y preciso.

Funcionamiento de One Click Indexing

One Click Indexing está disponible cada vez que abres un documento en el visor antes de guardarlo. Cuando mueves el cursor sobre el documento, las palabras, fechas y números se resaltan en color. Al hacer clic en una de estas áreas resaltadas, el contenido se transfiere automáticamente al campo activo del diálogo de almacenamiento. Luego, el cursor salta automáticamente al siguiente campo de índice, permitiendo transferir la siguiente palabra clave con solo hacer clic en ella.

Imagina que tienes una factura de una pyme llamada «Flying Tom». Cuando mueves el cursor sobre el nombre «Flying Tom» en el documento, este se resalta. Al hacer clic en el nombre, se transfiere automáticamente al campo de índice «Company». Luego, puedes hacer lo mismo con otros datos como el nombre del contacto o la fecha.

One Click Indexing - DocuWare

Ventajas

Este método reduce significativamente el tiempo necesario para indexar documentos y elimina errores comunes que pueden ocurrir al escribir manualmente los datos, como errores tipográficos o números incorrectos. Por ejemplo, evita problemas como un número de factura incompleto o errores en el nombre de un proveedor. Estos errores pueden causar retrasos y complicaciones en el trabajo, pero con One Click Indexing, estos problemas se pueden evitar.

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Beneficios técnicos de One Click Indexing

  1. Precisión y rapidez: One Click Indexing mejora la precisión de los datos y acelera el proceso de archivado. Al reducir la intervención manual, se disminuyen los errores humanos, lo que resulta en una gestión documental más eficiente y confiable.
  2. Integración fluida: se integra perfectamente con el visor de DocuWare, asegurando una experiencia de usuario fácil y intuitiva. Puedes activar esta herramienta desde la sección de herramientas en la barra de herramientas del visor.
  3. Versatilidad: permite seleccionar y transferir múltiples palabras a un campo de índice manteniendo pulsada la tecla [ctrl]. Esto es especialmente útil para campos que requieren múltiples entradas, como nombres completos.

Cinco consejos para optimizar One Click Indexing

1. Activar One Click Indexing en la Barra de herramientas

Si One Click Indexing no está activo, puedes activarlo en la sección de herramientas de la barra de herramientas del visor de DocuWare. Si el icono de One Click Indexing no aparece, puedes personalizar la barra de herramientas para incluir esta funcionalidad, asegurando que esté disponible siempre que la necesites.

2. Transferir varias palabras a un campo de índice

Manteniendo pulsada la tecla [ctrl], puedes seleccionar varias palabras al mismo tiempo y transferirlas a un campo índice. Un ejemplo clásico es la transferencia de nombre y apellidos a un campo de nombre. Esta característica ahorra tiempo y mejora la eficiencia de la indexación.

3. Transferir propiedades de archivos como palabras clave

Además de las palabras y números en el documento, One Click Indexing permite transferir las propiedades del archivo mostradas en el pie de página del visor a un campo de índice. Las propiedades que pueden transferirse incluyen el nombre de archivo, tipo de archivo y fecha de archivo. Esto añade una capa adicional de flexibilidad y utilidad a la herramienta.

4. Disponible en el diálogo de índice y para las tareas

One Click Indexing no solo funciona en los diálogos de almacenamiento, sino también cuando deseas cambiar o añadir palabras clave a un documento ya archivado. Esto es útil, por ejemplo, al trabajar con una lista de resultados mediante la opción de editar entradas de índice o al realizar tareas dentro de un flujo de trabajo.

5. Mejorar el funcionamiento de Intelligent Indexing

Si trabajas con intelligent indexing pero necesitas rellenar o cambiar ciertos campos de índice, One Click Indexing puede complementar este proceso. Al hacerlo, intelligent indexing se vuelve más inteligente y preciso con el tiempo, aprendiendo de las interacciones del usuario y mejorando la calidad de las sugerencias automáticas.

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Cómo activar One Click Indexing

Integración y personalización

Para activar One Click Indexing, primero asegúrate de que la herramienta esté visible en la barra de herramientas del visor de DocuWare. Puedes personalizar la barra de herramientas para incluir One Click Indexing entre sus opciones predeterminadas. La configuración es sencilla y permite una rápida adaptación a las necesidades específicas del usuario.

Flujo de trabajo mejorado

One Click Indexing optimiza el flujo de trabajo al permitir una transferencia rápida y precisa de datos. Esto es especialmente beneficioso en entornos donde se maneja un alto volumen de documentos y se requiere una indexación eficiente. Al reducir el tiempo necesario para la entrada de datos y eliminar errores, se mejora la productividad general del equipo.

Compatibilidad con herramientas adicionales

La funcionalidad de One Click Indexing se complementa con otras herramientas de DocuWare, como intelligent indexing. Esta combinación permite una mayor precisión y eficiencia en la gestión de documentos. intelligent indexing aprende de las correcciones manuales realizadas a través de One Click Indexing , mejorando continuamente sus sugerencias automáticas y reduciendo la necesidad de intervención manual en el futuro.

Seguridad y control de acceso

One Click Indexing también cumple con los requisitos de seguridad y control de acceso de DocuWare. Los datos transferidos mediante esta herramienta se gestionan de acuerdo con las políticas de seguridad de la organización, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar la información.

One Click Indexing es una herramienta potente y versátil que mejora significativamente la precisión y eficiencia de la indexación de documentos en DocuWare. Su integración fluida, facilidad de uso y capacidad para trabajar en conjunto con otras herramientas de DocuWare la convierten en una solución esencial para cualquier organización que busque optimizar su gestión documental.

Ahora que conoces cómo funciona One Click Indexing y sus beneficios, puedes usar esta herramienta para hacer que la gestión de documentos en tu PYME sea más rápida, precisa y eficiente.

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